25 доказани съвета за ефективни срещи и по-добри дискусии - по-добра култура на срещите и

Безкрайни, неефективни срещи, дискусии и сесии: От време на време в нашата консултантска работа срещаме екипи, които се оплакват от безплодни, продължителни и неефективни срещи. Доста често това са „кръгове за гласуване“ или „срещи на ръководители на екипи“ сред мениджърите. Често ни питат какво може да се направи за подобряване на общата култура на събранията или на екипните срещи. Ето 13 прости, но ефективни съвета за това как можете да направите своите срещи, дискусии и сесии по-ефективни - и правилата за срещи като ясна графика.

Искате ли да направите онлайн срещите си по-ефективни? За това имаме специален курс за обучение: Направете онлайн срещите по-ефективни

Гласувайте предварително дневния ред

Какво предстои този път Дневен ред, какво не? Този прост въпрос е огромен важна стъпка за планиране. Ако те изяснят това предварително и понякога „пробутват“ теми към следващата сесия според приоритета без колебание, участниците преминават бързо важни учебни стъпки:

Дефицитът ни е ограничен, така че ограничавам ние се фокусираме върху най-важното.
Мисля предварително два пъти дали моята тема наистина е важно е - защото всичко, което всъщност не е важно, така или иначе е "избутано".

Нашият съвет: определете ясно предварително кой ще координира дневния ред. Уверете се, че този

необходимото общ преглед
"разрешение" групата
и необходимото власт

трябва да "прокара" теми към следващата среща в зависимост от техния приоритет.

Ясна класификация на предмета

Това, което е на дневен ред, се обсъжда до каква степен с каква цел?

Това в никакъв случай не става ясно от всички програми. Ето това има "I-E-D принцип" много доказано. Класифицирайте Вие сте Теми за срещи в

I. (Информация)
Д. (Решение)
Д. (Дебат)

Това става ясно с един поглед,

кои теми в коя обхват
и с коя цел

Това е важно за ясна "Време бокс„(Т.е. планирането на това колко време е на разположение за отделните точки от дневния ред) и участниците също знаят, с какво намерение обсъждат се точките от дневния ред.

Това дава на всички ориентация - и също така помага на модерацията.

Ограничете времето

Една стара поговорка гласи: „Нещата винаги отнемат, докато има време за тях“. Спомняте ли си как завършихте дипломната си работа „за една нощ“, подготвихте успешно презентацията си, хакнахте 30-страничната си семинарна работа в клавиатурата до зори? Просто.

Показва се във всички области на живота: нещата вървят по-бързо, когато има по-малко време за тях. Ще научите това като родител най-късно.

Нашият съвет: Недостиг на време като ресурс Дисциплинира говорещите и гарантира, че точките от дневния ред се обработват бързо. Смейте един радикална кройка: Най-успешните срещи често са тези, за които само 30 минути бяха на разположение!

Дългосрочен ефект: Ако кратките сесии станат по-успешни с течение на времето, участниците ще придобият увереност в новата дисциплина за времето и ще планират по-близки дати за проследяване. Най-късно тогава всички ще се присъединят и ще имат интерес да свършат нещата бързо. Как да създадете такъв самоукрепващ ефект!

Промяна на работния формат

Не всички теми са подходящи за "фронтални настройки". Особено за "Д.-Теми "(вижте по-горе - Д.= Debate) трябва да могат да се справят по-ефективно с интерактивни методи.

Така че, ако правите това по определени точки от дневния ред Знания и опит на всеки при вземането на решения включва в тази задълбочена статия ще научите кои методи са особено подходящи за това.

Обсъжда се само това, което наистина касае ВСИЧКИ.

Прекалено често се обсъждат неща, които всъщност не засягат всички участници. Когато избирате темите, уверете се, че точките от дневния ред наистина от значение за всички са.

Нашият съвет: Ако някои от точките от дневния ред не са от значение за всички поканени, срещата ще бъде разделени на две. В първата част се обсъждат темите, които са важни за всички. Във втората част в стаята остават само тези, които наистина трябва да присъстват.

Ще видите: това допринася изключително много за ефективността и удовлетворението на всички.

Изтрийте точка „Други“ от дневния ред без замяна

„Други“ по дефиниция е едно Късметлийска чанта за непланираното. Трябва да изтриете този ТОП без замяна, така че "Задна врата„Стриктното планиране и времевата дисциплина на хората могат да бъдат подкопани.

Между другото: По-специално като мениджър, имате шанс да получите добър тук Идол да бъде!; =)

„Стои“ вместо „Среща“

Монасите от Картхаузер вече са знаели: Вие мислите по-добре, когато ходите - а често и по-бързо! Може да звучи странно, но:

Времето за срещата ще бъде съкратено драстично, ако проведете събранието в изправено положение - тоест „изправено“ вместо седнало! Често има офис контейнери или рафтове с практична височина, така че да можете да се поддържате и да си водите бележки. Изберете мястото за среща според подходящите мебели. Действа - наистина!
Друг добре дошъл ефект, който често може да се наблюдава: дискусиите често се провеждат в изправено положение по-динамичен и обсъдете участниците в „изправен” по-ангажирани.
Постоянното събуждане ви събужда! Този „ефект на събуждане“ работи извън действителното време на сесията. Като цяло компаниите създават репутация по-продуктивен!

18 години опит във всички индустрии!

Плътна умереност

Тривиалното се обсъжда твърде дълго, хората ви са склонни да се отклоняват от темата? Стринтът помага тук Умереност. Задачите на модератора:

Дневен ред отработи
решения документ
Управление на времето
Уверете се, че всички от съществено значение Изслушват се приноси
Съответствие с Правила на сесията уважение, мислете високо
Ако той или тя ръководи семинар: Участвайте в дискусията и процеса на знания по сложни теми подходящи методи поддържа.

Нашият съвет: Изплаща се с времето да изпратите двама или трима членове на екипа на курс за умерено обучение. Това не само се отплаща на срещи, но често и в други области, напр. Срещи за планиране на проекти.

Неразбирателство относно модерирането на срещи

По този повод е време да изясним няколко недоразумения за модериране:

Не винаги модераторите трябва да бъдат участниците с най-висок ранг. Напротив: ръководителите не винаги го правят най-добре! "Нормалните" членове на екипа също могат да поемат тази задача и често имат невъобразим талант.
Не винаги модераторът трябва да бъде еднакъв: ролята на модератор може да се промени в екипа. Добра възможност да поведете "на проба"!

Визуализация на процеса и резултатите

Застанете в много офиси Обръщайте диаграми, Бяла дъска и Закачете дъски неизползвани наоколо. Защо всъщност?

Гарантират широкоформатни визуализации на дневния ред ориентация към процеса и умствената яснота
Постоянен документация Резолюциите и споразуменията карат точките от дневния ред да се чувстват добре в хода на срещата систематично преработете - и постигнете добри резултати в процеса!
Професионален съвет: Съвременни приложения като "Скенерите за камери" доставят много четливи в най-кратки срокове Фото дневници, които могат да бъдат изпратени/записани директно като pdf.

Придържайте се към принципа "GEMO"

„GEMO“ означава „Good дсега, мпрекалено Оn? "(„ Достатъчно добре ли е, можем ли да проверим това? ")

Това научих в BASF: Има култура на срещи в някои области, където нещата не се обсъждат „до последния детайл“, а по-скоро да бъдат удовлетворени от „добро междинно състояние на съвместната дискусия“. Това помага да се следят най-важните неща на срещите и след това да се финализират подробностите „в малкия официален канал“.

Тя работи по следния начин в групата: В даден момент, когато групата на срещата има склонност да се губи в подробности и фазата на „съвсем последната диференциация“ настъпи в дискусионния принос, член на екипа (или модераторът) пита: „ГЕМО - това ли е достатъчно добър, можем ли продължавай?„Групата спира за кратко и се чуди дали всичко наистина важно вече е казано. Обикновено има общо кимване или последно възражение, основните резултати се записват в писмена форма и след това се обръща към следващата тема.

Пестене на време: Оскъдният ресурс от време се използва само за най-важното
ГЕМО насърчава размисъл и концентрация: С течение на времето, повтарящото се прилагане на това правило установява в групата „процес на размисъл“, който протича непрекъснато във фонов режим на мета ниво за хода на самата дискусия: „Вече ли сме в точката на GEMO, или ни трябва малко повече време ? "
Културна промяна: Става групова норма да поема отговорност за съвместно управление на времето и да зачита „инвестицията във времето“ на всички членове на групата като такава и да не ги прекалява

Може да се нарече и „GEMO принципът“ живял "принципът на Парето" помислете: 20% от времето често носи 80% от желания доход. Това често е достатъчно, за да се постигнат жизнеспособни резултати за кратък период от време.

Нашият съвет: Установете „GEMO принципа“ като един фиксирано правило за срещата и направете това "Рутинен въпрос„Модерацията за всяка точка от дневния ред - много преди груповата дискусия да се загуби в безкрайни подробности.

Задайте правила на сесията

Вашите колеги и служители са склонни да се прекъсват, да пишат на смартфоните си, да закъсняват? Правила на сесията могат да помогнат да дисциплинират своите служители.

Нашият съвет: Напишете правилата за срещата като "жив документ„На голям плакат. Това остава в стаята през сесиите. Всеки може да напише нещо за това или да коментира правилата - разбира се само преди или след срещите. Принципът тук: правилата на плаката се считат за приети, докато някой не им противоречи в писмена форма - или правилата са доразвити по собствена инициатива!

Винаги се разхлабва, щом някой забележи, че това се е променило отново
Можете да се позовете на правилата за срещата по всяко време на срещата - защото те са висящи в голям формат в стаята!
Пълзящата промяна в плаката гарантира Взаимодействие и релаксация сред участниците (много често се наблюдава преди или след срещите). И те канят да погледнете от време на време съществуващите правила („Междувременно промени ли се нещо?“)

Професионален съвет: Закачете химикалки наблизо, така че екипът Ви винаги да се чувства поканен да промени и разработи „живия плакат“!

Разредете серийните срещи

Датата на срещата се съхранява като „поредица от срещи“ в Outlook? Това увеличава драстично шансовете за прозяване на скуката.

Нашият съвет: свиквайте срещи, когато са спешно необходими. Вашите служители ще ви благодарят.

Преглеждайте от време на време необходимостта от срещата

Не е необичайно да видим, че редовни срещи бяха свикани отдавна „с основание“. Но светът продължава да се обръща: Междувременно първоначалната причина може вече да не съществува. Проверете Така че, от време на време, трябва да проверявате дали редовните срещи все още са ефективни или поканените ги възприемат като „скучна работа“.

Ако е така: Опитвам Проверете за известно време дали работи без него. Ако е така: Отървете се от отнемащия време баласт на сесията и освободете място за наистина важно във вашите календари. И ако сесията се окаже необходима в ретроспекция, вие и вашият екип скоро ще забележите. Тогава не беше грешка, ако най-накрая разбрахте това заедно.

12 допълнителни правила за срещи в ясна графика

Наскоро открих тази прекрасна графика в заседателната зала, за да обобщя чудесно 12-те общи правила за срещи. Как да подобрите своите екипни срещи, срещи и дискусии: