11 най-добри съвета за избор на идеалния партньор на събитието за местоположение на събитието
В допълнение към последователна концепция и добро разказване на истории, перфектното събитие, което гостите ще запомнят в идеалния случай години по-късно, също се нуждае от оптималното местоположение. Изборът на мястото на събитието често определя успеха или провала на събитието. Ето защо, когато решавате място, трябва да отделите време и да помислите за няколко важни аспекта.
Събрахме 11 важни аспекта за избора на идеалното място за събитие:
1. Размер на мястото на събитието
Размерът на местоположението във всеки случай трябва да бъде адаптиран към очаквания брой участници. Ако мястото на събитието е твърде голямо, гостите на събитието често изглеждат изгубени. Ако, от друга страна, местоположението е твърде малко за броя на гостите, цялото събитие бързо изглежда тясно и гостите поддържат негативно изображение на събитието в главите си. Следователно, преди всичко трябва да се обмисли необходимото пространство.
2. Местоположение на местоположението
Местоположението на мястото също е особено важно. В зависимост от съответното събитие, гостите може да се наложи да пътуват с кола или обществен транспорт. Следователно наличието на достатъчно място за паркиране е задължително. За да се настанят участниците, местата за паркиране трябва да бъдат безплатни, доколкото е възможно.
Ако връзката с обществения транспорт е недостатъчна, препоръчително е да се осигури трансфер от най-близката жп гара до събитието. Друга услуга за участници, които предприемат по-дълго пътуване, е търсенето на подходящи нощувки и тяхната наличност по време на събитието.
3. Инфраструктура на мястото
Инфраструктурата на мястото на събитието включва аспекти като размера на външната площ и броя на наличните стаи. Ако са необходими структурни промени в местоположението - например за инсталиране на оборудване - това определено трябва да бъде изяснено предварително с оператора на местоположението. В противен случай може да има неприятна изненада след събитието, ако трябва да покриете разходите за ремонт на изброена стена например.
Стадионите предлагат оптимална инфраструктура (Изображение: Grohe AG)
Ако е необходимо, трябва да се провери до каква степен стаята може да бъде затъмнена. Например проекция на екран, която се показва при ярка светлина, насочва вниманието на участниците към теста в дългосрочен план. В обратния случай също трябва да се установят възможностите за осветление и наличието на дневна светлина. Особено за по-дълги събития има смисъл да изберете място за събитие с много прозорци, тъй като атмосферата често е по-приятна и има релаксиращ ефект върху участниците.
В зависимост от структурата на събитието и използването на сцени, екрани и т.н. изгледът на съответната презентация трябва да се проверява от различни позиции в залата. По-специално колоните могат да блокират изгледа и да привлекат негативно внимание.
Ако за събитието трябва да бъдат доставени големи обекти, трябва да се установят дължината и ширината на пътищата за достъп до мястото на събитието, опциите за товарене и разтоварване и в хода на това височината на помещенията.
Трябва да се имат предвид и достатъчен брой водопроводни системи, които е за предпочитане в девствено състояние.
Един аспект, който за съжаление често се пренебрегва, е акустиката в местоположението и като част от това възможната нужда от микрофонна система или звукоизолация при събития с вероятно по-високи стойности на децибели. Тази точка води директно към следващия ни съвет:
4. Съществуваща технология на събитието в мястото на събитието
В зависимост от вида на събитието, оптималната технология на събитията не е само въпрос на добра воля: Много събития имат високи входни цени, поради което е задължение към участниците да не ги отегчават с лошо качество. Между другото, този аспект засяга не само технологията на събитията (за повече информация вижте точка 8).
Сцената на наградата FAMAB New Talent 2015 (Изображение: Силвия Кох)
Така че проверете техническото оборудване на мястото на събитието: Ако е необходимо, това включва осветителна система, лъч, проектори, захранващи връзки и озвучителна система, включително микрофони или слушалки. Сега има безброй възможности за наемане на оборудване за несъществуващо, но спешно необходимо оборудване.
В днешно време е разбира се всеки участник в събитието да има безплатна - в най-добрия случай бърза - WLAN.
5. Обзавеждането на мястото
Обзавеждането на места често варира значително. Повечето места за събития предлагат основно оборудване и изискват допълнителна такса за допълнително обзавеждане.
Преди да посетите място за събитие, трябва да сте наясно с типа мебели, от които се нуждаете: Ако събитието е конференция, например, необходими са достатъчен брой маси и столове, както и кабина с микрофон, подиум или евентуално Прегради. От друга страна, на гала или изстрелване на продукт, има по-смисъл да се осигурят например високи маси или удобни мека мебел или шезлонги за кратки почивки.
Конферентна зала в двореца Херенхаузен
Във всеки случай е препоръчително да предложите на гостите удобни места за сядане, особено за по-дълги събития и особено през зимата, гардероб, за да могат да свалят дебели палта.
За да се прецени колко места са необходими, има на разположение едно сложно Управление на участниците с която допълнителна полезна информация в рамките на GDPR може да бъде получена от участниците.
6. Кетъринг на място
Някои места имат договори с определени заведения за обществено хранене или предлагат собствен кетъринг. В този случай сте ограничени в избора си на кетъринг. Следователно трябва да се уверите, че предлаганият кетъринг отговаря на изискванията и идеите.
управление на събития и кетъринг
Обикновено обаче можете да наемете външен доставчик. В този случай трябва да се провери дали доставчикът на храна разполага с достатъчно съоръжения за охлаждане и място за съхранение на своите творения. Ако кетърингът донесе собствено оборудване, трябва да се гарантира, че електрическата мрежа на местоположението е проектирана за това и не причинява късо съединение в комбинация със съществуващата технология за събития.
В зависимост от големината на събитието можете да прецените дали разделянето на заведението за хранене има смисъл, за да се избегнат дълги опашки - гладният стомах не е добър знак и със сигурност ще бъде запомнен отрицателно от участниците в събитието.
>> Тук можете да намерите вдъхновение за кетъринга и съвременните тенденции в храните.
7. Персонал на място
Подходящият персонал е също толкова важен за дадено събитие, както и подходящият кетъринг. Приветливият и вежлив персонал гарантира, че гостите се чувстват комфортно и създават приятна атмосфера.
Колко добър е вкусът на най-вкусната кафява пъстърва, когато е невинно хвърлен в чинията от лош нрав служител? Дори папката с подробни презентации е много по-малко ценна, ако е небрежно ударена върху масата на участниците в събитието. Следователно персоналът трябва да бъде достатъчно запознат с правилата за поведение спрямо гостите преди разполагането.
FR Кетъринг, пример за изпълнение на комуникационна задача за персонала, предмет Адам и Ева
Освен това трябва да сте наясно за зоните, за които се изисква персонал - например кетъринг, информация, гардероб, тоалетна, ... - и колко персонал се изисква. Облеклото на персонала също може лесно да се адаптира към темата на събитието и, подобно на декорацията на мястото, може да осигури забавна и значителна добавена стойност.
Много места разполагат със собствен персонал, който е разположен на събития. За да се осигури безпроблемна организация, трябва да се изясни дали броят на персонала е достатъчен, за кои области се изисква персонал и кой отговаря за организацията на персонала.
8. Качество на събитието
Не трябва да се казва много по този въпрос: качеството е решаващ фактор при всяко събитие. Особено ако участието в събитието е свързано с разходи, организаторът е длъжен да осигури добро качество във всяка област. Лошото качество определено ще бъде забелязано негативно.
Следобедна среща на външната тераса на цирковия цирк в състезанието Scalaria Eventresort (Снимка: Jörg Küster)
В случай на съмнение, лошо представяне или по-лошо продуктово портфолио трябва да бъдат изцяло изтрити: Плащащите гости го заслужават.
9. Сигурност на събитието
Аспектът на безопасността на събитията става все по-важен, но все още често се подценява или се разглежда като маловажен. Безопасността на гостите и персонала обаче трябва да е на първо място: никой не се обслужва с наранявания и последващи искове за обезщетение.
Събитие, обезпечено с бариери от eps
На мястото трябва да разберете къде са аварийните врати и пътища, пожарогасителите, аварийното осветление и аптечката.
За да се гарантира безопасността, трябва да се спазват законовите разпоредби за безопасност. Аварийните врати и евакуационните пътища, например, не трябва да се заключват или препятстват и трябва да бъдат адекватно маркирани. Съществуващите пожарогасители не трябва да са с изтекъл срок на годност и трябва да са на разположение в достатъчен брой.
>> Тук можете да намерите изчерпателен преглед на темата за сигурността на събитията със съответни статии за концепциите за сигурност, управлението на участниците и безопасността на труда.
10. Наредби по места
При наемане на място за събитие - как би могло да бъде иначе - трябва да се спазват безброй разпоредби, като например наредбата за мястото на събранието. В зависимост от държавата наредбата изяснява изграждането и експлоатацията на локациите. Ето защо трябва предварително да се изясни с оператора на местоположението дали и до каква степен е необходимо да се сключи застраховка.
Място за пушене в XPOST Кьолн
Трябва също да обясните правилата за дома със собственика. В този контекст аспектите от общия обем и съществуването на забрана за пушене или отделна зона за пушене са от особен интерес.
11. Наем на място и допълнителни разходи за място
Открито е идеалното местоположение, бюджетът се вписва и събитието е на една ръка разстояние! Но спрете: Както при нормалния наем на апартамент, има допълнителни разходи, които трябва да се вземат предвид при наемане на място. Преди събитието трябва да се изясни с оператора на местоположението дали допълнителни разходи като електричество, отопление, изхвърляне на отпадъци и окончателно почистване, както и съществуващата технология за събития са включени в наемането на местоположението. В противен случай може да има финансови изненади след събитието!
Ако кетърингът се осигурява от оператора на местоположението, трябва да се направят ясни уговорки преди събитието по отношение на размерите и цената. Пакетът с напитки е също толкова важен, колкото и решението дали кетърингът е малки хапки, бюфет или цяло меню от три ястия.
Търсенето на оптималното място на събитието често е дълго и трудно и включва много аспекти, които трябва да бъдат взети предвид. Нашите съвети трябва да ви подкрепят по пътя към идеалното място за събитие.