Защита на документи с баркодове и холографски елементи
Съвременната система за офис работа е немислима без вградени средства за маркиране и идентифициране на документи, които ви позволяват да защитите документите от фалшифициране и да потвърдите тяхната валидност. Като правило, въз основа на детайлите на документа, контролната информация се генерира в цифров вид, контролната информация се преобразува в баркод и баркодът се прилага към хартиения носител на документа.
Особености на защитата на документите с холографски елементи
Легитимността на документ, изпълнен на хартия, се проверява с помощта на технически средства чрез четене на баркода, превръщането му в цифрова форма и сравняване на получените данни с информация за документа, съхраняван в офис системата.
Днес баркодовете не са изненада: те успешно се използват за маркиране на готови продукти, за кодиране на информация за теглото/цената на стоките и в стотици други решения. Обаче баркодирането (и особено при използване на баркодове при работа с електронни хартиени документи) има свои тънкости и нюанси.
Баркодът е много просторна концепция и включва различни методи за визуално кодиране на информация под формата на набор от линии-щрихи. Понастоящем широко разпространените баркодове са, първо, двуцветни (черни линии на бял фон), и второ, те са разделени на линейни (1D) и двуизмерни (2D). Във всяка от подгрупите има огромен брой различни стандарти за кодиране; при избора на система за баркод, трябва да се вземат предвид максималната дължина на съобщението, компактността (брой знаци на зона с баркод), поддържаната азбука, контролни суми, устойчивост на шум и разпространение, т.е.поддръжката на производителя за инструменти за четене и разпознаване.
Баркодът е разработен с цел идентифициране на стоки в търговията и в складовото счетоводство (в рамките на един магазин, търговска мрежа или производител). Автентичността на такъв код не може да се определи визуално. И това „революционно“ откритие се е случило през 50-те години на миналия век.
Желателно е системата за автоматизация на офисите на кредитната кооперация да има вградени средства за идентификация на документи без специални технически средства. Това се постига чрез прилагане, заедно с баркода, на допълнителен маркиращ код под формата на буквено-цифрови знаци, които се четат визуално.
Процесът на създаване на документ, изпълнен на хартия, започва с регистрацията на входящ или изходящ документ под формата на електронна регистрационна и контролна карта (ERKK).
По време на регистрацията на документа потребителят попълва полетата ERKK с подробности (атрибути) на документа. След като попълни всички задължителни полета, потребителят инициира запазването на документа като запис в базата данни. В допълнение към атрибутивната информация, ERKK съдържа информация, която ви позволява да я идентифицирате в базата данни. В същото време, въз основа на определени атрибути на ERCC, се генерира контролна информация в цифров вид, която след преобразуване се прилага към документа в машинно четима зона като маркиращ и идентификационен код под формата на баркод и освен това съдържа код за маркиране под формата на набор от буквално-цифрови символи, четливи визуално.
При идентифициране на документ се чете баркод, преобразува се в цифрова форма, атрибутите на документа се извличат от него и в базата данни се използва електронна регистрационна и контролна карта на документа, използвайки ги.
При липса на специални технически средства, предназначени за четене на баркода, потребителят може да идентифицира документа чрез кода за маркиране, представен под формата на буквено-цифрови символи, четливи визуално.
Когато документ се отпечатва, уникален баркод се прилага към всяка от страниците му, установявайки уникално съответствие между електронната версия на черновия документ и неговото копие на хартия. Ако е необходимо, номерът на страницата, която трябва да бъде маркирана, се въвежда в баркода. Всички промени, направени в проектодокумента, водят до създаването на нова версия на него. При отпечатване на нова версия на проект на документ към неговите страници се прилага уникален баркод, различен от предишната версия.
Недвусмисленото съответствие на електронната и хартиената версия на документа ви позволява да защитите документите от фалшифициране и да потвърдите тяхната валидност, а допълнителният код за маркиране ви позволява да направите това визуално, без използването на специални технически средства.
Когато прилагате баркода и избирате местоположението му в документа, е важно да осигурите лекотата и качеството на по-нататъшното му четене. Необходимо е да се вземе предвид следното: трайност и устойчивост на износване (например термопринтерите за баркод отпечатват бързо избледняващи етикети, подходящи само за ценови етикети в магазина); устойчивост на петна при прехвърляне на документ от ръка в ръка; физически размери (баркодът не трябва да пречи на четенето на документа, но в същото време трябва да се чете от устройства с ниска разделителна способност).