Заповед за отговорните лица
Изготвянето на заповед за отговорни лица е задължително, ако компанията има служители, които имат право да използват пари в брой от касата за постигане на официални цели.
Които се наричат отговорни лица?
- секретари, които получават пари от касата за закупуване на канцеларски материали, материали за офис техника и друго офис оборудване,
- доставчици, на които се издават пари за закупуване на домакински или битови консумативи. Също така отговорните лица включват специалисти, които често са в командировки, предварително им се дават средства срещу отчета за плащане на билети, хотели, гостоприемство и т.н.,
- шофьорите, които получават "пари" за плащане на бензин и други горивни течности, резервните части също имат статут на отговорни,
- счетоводители и касиери на предприятия.
Отделно е възможно да се отделят служители на клонове и структурни подразделения, които нямат самостоятелен баланс и получават пари за изпълнение на икономически и други разходи от главната каса на предприятието.
Концепция за отговорни пари
Всички средства, дадени от счетоводителя или касиера на компанията на някой от служителите предварително (т.е. авансово) за плащане на всякакви нужди, свързани с дейността на компанията, се наричат отчетен.
Законът не установява лимитите на сумите, издадени за отчитане, поради което те се определят във всяко предприятие поотделно, в зависимост от съществуващите възможности и нужди.
В същото време всички разходи, направени под формата на поддоклад, трябва да бъдат икономически обосновани и причинени от реална нужда.
Процедурата за издаване на средства по сметка
- Първата стъпка във фирмата е да се определи списък на служителите, които за бизнес нужди могат да вземат редовно пари от касата.
- Освен това се издава съответна заповед, в която освен списъка на служителите са предписани условията за използване на отчетните средства.
- След това, въз основа на този документ, посочените в заповедта работници могат да получат необходимите суми без допълнителни нареждания от ръководството.
Размерът на издадените по този начин финанси обаче не може да надвишава лимитите, посочени в поръчката. Освен това служителят трябва задължително да докладва за разходите си в периода, предвиден и в документа.
Ако след изразходване на сумата, отпусната за отчета, се е образувал някакъв остатък, той трябва да бъде върнат на касата, но ако, напротив, служителят е трябвало да доплати за нуждите на предприятието от своя, счетоводителят е задължени да възстановят тези разходи. В този случай всички разходи трябва да бъдат документирани.