Възстановяване (обезщетение) на пътните разходи - от клиента, изпълнителя

Независимо с какво се занимава дадена организация, рано или късно навсякъде има нужда да изпратите служителя си в командировка.

В същото време задължително възниква въпросът как да се организира пътуването и да се компенсират разходите на служителя, тъй като според действащото законодателство на страната ни всеки работодател е длъжен да организира пътуването на служителя за своя сметка или да компенсира разходите направени при пристигане на последния до мястото на работа.

Според член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация разходите за командировки са такива парични разходи, които са били свързани с пътуване до мястото на командироване, наемане на хотел или друго жилищно помещение за времето на престоя им в определена зона, както и други задължителни разходи, произтичащи от факта, че дадено лице е принудено да живее извън постоянния си дом (дневни надбавки). Това включва и онези разходи, които не се считат за задължителни, но са били разрешени от работодателя.

По-разширена концепция за пътните разходи е представена в данъчното законодателство, а именно в алинея 12 на параграф 1 на параграф 264 от член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Тук е посочено, че за данъчни цели разходите за бизнес пътувания, в допълнение към горепосочените, включват:

обработка на визи, когато става въпрос за пътуване в чужбина,
паспорти,
ваучер,
покани,
консулски такси,
такси за влизане, преминаване или транзит на автомобил или друг транспорт,
летищни такси и други разходи.

При проверка на данъчната основа на определена компания данъчните власти проверяват документите относно командировките, като вземат предвид последния списък.

По време на командировка, в допълнение към горните разходи, може да се наложи да направите допълнителни разходи. Най-често това се отнася до транспортните разходи в случай на необходимост от допълнителни пътувания.

И така, клауза 12 от този официален документ гласи, че пътните разходи до мястото на командироване и обратно включват:

разходи, свързани с пътуване до местоположението на гарата, гарата, летището и др. и от подобни структури на местоназначението, при условие че те са извън населеното място, което е началната и крайна точка на пристигане;
застрахователна премия, свързана със задължителна транспортна застраховка;
предоставяне на спално бельо (например, когато става въпрос за железопътен транспорт), както и разходите, свързани с регистрацията на документите за пътуване.

Ако командировката ще се проведе в няколко населени места, тогава подобни разходи трябва да бъдат взети предвид при преместване до всяка дестинация.

Съгласно Указ № 749 няма значение къде е командирован служителят за възстановяване на пътните разходи: в страната или в чужбина. Но, както бе споменато по-рано, командировката в чужбина има леко разширен списък с разходи, допълнително платени от работодателя.

За да бъде възстановяването на разходите не проблематично, а също и да се случи в пълен размер, е необходимо правилно да се изготви редица документации.

Документация

За да бъде изпратен служителят в командировка законно, е необходимо да се издаде подходяща заповед и (или) да се издаде на служителя свидетелство за пътуване. Въз основа на тези документи се потвърждава официално необходимостта служителят да замине в съответна командировка и се определя продължителността му.

Трябва да се има предвид, че когато се издава само един документ, е по-добре да се даде предпочитание на свидетелство за пътуване, тъй като там се поставят маркировките за пристигане в местоназначението и заминаване назад.

Ако командировката се извършва в официални почивни и почивни дни, тогава, за да се отразят такива разходи в данъчни документи, трябва да се представи документ (по-често колективен трудов договор или вътрешни разпоредби), според който се разрешава работа през почивните дни и празниците. Ако случаят не е такъв, тогава организацията може да има проблеми с данъчните власти.

Правила за отчитане и възстановяване на пътните разходи

Предварителен доклад

Основната цел на този документ е да потвърди използването на средства, издадени на служителя предварително.

Суми за аванс се издават на служителя само въз основа на съответната заповед на ръководителя на организацията, като се посочва списъкът на лицата, които отиват в командировка, периодът на неговото преминаване, както и целта на командироването и издаване на средства.

Не по-малко важна информация е индикацията за размера на издадените средства.

Формулярът на този документ е изготвен в съответствие с единен единен формуляр № AO-1. Попълва се в един екземпляр от отчетния служител и служителя на счетоводния отдел на предприятието.