Увеличете производителността - 6 златни правила, за да бъдете по-продуктивни

„Ще започна веднага, просто бързо ще проверя отново Facebook“ - тази мисъл ви звучи познато?

Всички имаме неща, които искаме или „трябва да направим“:

Учете за изпит
Обаждане на неприятен клиент
Направете нещо, което не ни харесва да правим

Работата по тези неща отнема време.

Времето е ценна стока. Винаги, когато отделяме повече време, отколкото е необходимо, губим време.

Как можете да увеличите производителността си, за да свършите работата си по-бързо, за да имате повече време да правите нещата, които ви харесват? Ще ви отговоря на този въпрос в тази статия.

„Не е малко времето, което имаме, но много време, което не използваме.“ - Луций Аней Сенека (римски философ)

В тази статия ще научите:

Какво означава да си продуктивен
Как да се организирате
Как рутините могат да увеличат вашата производителност
Какво представлява принципът на Парето и как можете да го използвате
Как приятелите ви могат да ви помогнат да постигнете целите си
Какво общо има една златна рибка с вниманието

Какво означава да си продуктивен?

Живеем във време, когато всичко изисква нашето внимание. Благодарение на смартфоните, ние сме винаги на разположение. Facebook, Instagram, Netflix, Twitter и Co. са само на няколко кликвания.

Дигиталният начин на живот означава, че златните рибки сега имат по-голямо внимание от хората в западния свят.

Ако искаме да правим дейност, тя често се прекъсва, напр. с бърз поглед към смартфона.

Бързият поглед към него може да е примамлив, но ни държи далеч от наистина важните неща - каквото и да изглеждат.

Това означава, че ни трябва по-дълго, за да свършим работата и да имаме по-малко време за други неща.

Запитайте се: Колко време губите всеки ден във Facebook и други разсейващи фактори?

Да бъдеш продуктивен означава да работиш фокусирано и да свършиш нещата ефективно.

Хората са склонни постоянно да правят нещата, които им харесват, и да избягват нещата, които не им харесват. Но често именно задачите, на които не се радваме, гарантират, че наистина напредваме в живота си.

За да правиш тези неща така или иначе, ти трябва едно нещо преди всичко: самодисциплина.

По този начин самодисциплината е основното изискване за повишаване на производителността. Можете да разберете как можете да научите и подобрите самодисциплината в моя безплатен 7-дневен курс за електронна поща за повече самодисциплина:

6 съвета за повече производителност

1. Създайте навици, които ви подкрепят в това, което правите

Всички имаме навици. Навиците определят между 30-50% от ежедневната ни търговия. Подкрепят ли ви в живота ви или може би дори ви саботират?

Поставете под въпрос навиците си или научете за тях:

Какво е първото нещо, което правите веднага щом станете сутрин?
Какво е първото нещо, което правите, след като сте на работа?
Концентрирате ли се върху дейностите си или се оставяте да се разсейвате отново и отново?
Кое е последното продуктивно нещо, което правите всеки ден?

Ако искате да увеличите производителността си, бъдете готови да промените навиците си или да интегрирате нови навици в ежедневието си.

В зависимост от нашите навици отнема средно 66 дни, за да го усвоим. Това означава, че в идеалния случай ще повтаряте определена рутина в продължение на 66 дни, докато тя не стане нормална за вас.

Особено в началото на това време вероятно ще трябва да се преодолявате редовно. Тогава тя често се изпълнява сама. Сравнете го с ракета, която преодолява силата на гравитацията: Ракетата използва 87% от горивото си през първите две минути. Тогава той лети почти сам.

Като пример за продуктивен навик ще ви покажа сутрешната си рутина. Първите ми 2 часа от деня изглеждат средно по следния начин:

Събудете се
Вижте дъската за визия (бяла дъска с моите цели и други вдъхновяващи изображения)
Вана + смяна
Изпийте чаша вода
Медитирайте 12 минути
Разтегнете за 5 минути
Приготвяне на кафе
Прочетете 15 минути
Пишете върху моята книга за 50 минути
Включете мобилния телефон

Кое според вас е най-важното в този списък? Не включвам телефона си, докато не съм бил продуктивен повече от час. В резултат на това съм стабилен през деня си и нищо не ме отблъсква толкова бързо от курса.

(Ако сте мислили, че най-важното е събуждането и ставането, тогава разбира се и вие сте прав.)

Вижте следващия съвет за още примери за продуктивни навици.

Тъй като навиците имат толкова голямо влияние върху живота ни, аз написах поредица от три части статии за това. Част 1 е за това как можете да промените навиците и да се научите. Част 2 ви дава примери за навици, които променят живота ви. Част 3 е посветена на сутрешната рутина.

2. Организирайте се

Благословен съм с добра памет, така че мислех, че правилната организация е излишна. Защо да записвам всичко, когато мога да си спомня всичко?

Тъй като се включвах във все повече проекти и от време на време забравях нещата, реших да дам шанс на организацията. Тъй като животът ми е добре организиран, аз съм с 50-100% по-продуктивен. Това е така, защото знам точно какво да правя и кога. Освен това не трябва да се притеснявам, че ще забравя нещо важно.

Препоръчвам две неща за вашата организация:

а) Календар

Предполагам, че вече използвате календар. Предимствата са очевидни:

Можете да въведете вашите срещи
Винаги имате представа за ежедневието си
Забравянето на срещи става невъзможно (освен ако не забравите да ги въведете)
Ще ви напомнят за срещи

Препоръчвам календара от Google. Това може да бъде извикано онлайн по всяко време и синхронизирането с календара на мобилен телефон или таблет е лесно.

Не забравяйте да планирате време за себе си редовно.

(Можете да разберете защо е толкова важно да правите почивки отново и отново в тази статия: Привеждане на тялото, ума и душата в хармония)

б) Инструмент, с който можете да управлявате своите задачи

Всеки има задачи, които иска да свърши. За да не забравите нищо, дръжте се за тези неща. Отначало това беше комбинация от ръкописни бележки и бележки на мобилния ми телефон. Дегенерира бързо и беше доста тромаво.

Днес почти изцяло използвам Trello за моите задачи, но има и други сравними програми, като Evernote.

Trello е безплатен и ясен. В допълнение към версията на браузъра има приложения за смартфони и таблети, така че да мога да имам достъп до тях по всяко време.

Организирам се със седмичен график. Всеки уикенд подготвям планирането си за следващата седмица (= продуктивен навик):

Какви срещи имам?
Какво искам да направя?

Това означава, че мога да започна да работя със задълженията в понеделник, без да се налага да мисля какво искам да направя.

Научете се да задавате приоритети (вижте съвет 3), в противен случай може да се случи да прекарвате време с малки неща, докато най-важните задачи остават недовършени.

Всяка сутрин - според моята сутрешна рутина - проверявам списъка си със задачи, за да видя какво ще се случи този ден (= продуктивни навици).

Последното продуктивно нещо, което правя всеки ден, е да подготвя организацията за следващия ден (= продуктивен навик). Това отнема само две минути средно.

3. Работете по принципа на Парето

Принципът на Парето се основава на италианския инженер и икономист Вилфредо Парето. Той откри, че всичко може да бъде разделено на 80/20. Това означава, че 80% от общите резултати могат да бъдат постигнати с 20% от общите усилия.

Останалите 20% от резултата изискват 80% от усилията. Ако правите и 80%, това бързо граничи с перфекционизъм.

Принципът на Парето може да се приложи към много неща:

20% от клиентите са отговорни за 80% от продажбите
20% от рибарите улавят 80% от рибата
80% от времето, когато носите 20% от нещата, които имате в гардероба си
80% от градския трафик се осъществява на 20% от улиците
20% от служителите вършат 80% от работата

Сега е доказано, че принципът на Парето не важи за всичко. През 2000 г. около 10% от населението на света притежава 85,2% от имота.

Въпреки това принципът на Парето може да бъде приложен към живота ви. Бих искал да ви покажа с пример:

Кажете, че целта ви е да изградите мускули. Въпреки че в интернет има безброй уебсайтове по тази тема, всъщност е много просто: Научете се и се фокусирайте върху основните упражнения, докато тренирате, и се уверете, че ядете балансирана, богата на протеини диета.

Не е нужно да тренирате по три часа на ден във фитнеса или да приемате скъпи добавки. Фокусирайте се върху основите от 20%. С това ще получите 80% от резултата.

Научете се да приоритизирате. Какво е усилието от 20%, което е отговорно за 80% от вашите резултати? След като разберете това, съсредоточете се върху постигането на тези 20%.

4. Бъдете наясно колко често се разсейвате

Смартфонът се достига бързо и в браузъра бързо се отваря нов раздел с Facebook. Цялото нещо често се случва автоматично.

Ако постоянно се разсейваме от това, което правим, това не е нищо повече от навик. Този навик обаче вреди на производителността ни.

Тези навици са предимно в безсъзнание. За да промените навика, първата стъпка е да създадете информираност за този навик: Колко често прекъсвате дейността си, за да правите други неща, като например проверка на вашия смартфон или Facebook?

Вземете химикалка и лист хартия и запазете лист за броене, за да ги разкриете. За всеки път, когато искате да се разсеете, го поставяте в списъка.

Няма значение кога го забелязвате. Било то по време или след като почувствате импулса или вече сте му се поддали и отново сте в WhatsApp.

Целта е да се създаде осъзнаване на разсейването. Веднага щом забележите импулса, можете активно да предприемате контрамерки и да не се поддавате на разсейването.

5. Правете само едно нещо!

Обичаме да отлагаме особено неприятни дейности, като извикване на досаден клиент, и да ги прекъсваме отново и отново чрез Facebook и т.н.

Решението на това нещо е да вземете решение: Можете да правите това само едно нещо, докато то не бъде направено. През това време не правите никаква друга дейност! Или работиш, или си губиш времето да въртиш палци или да гледаш дупки във въздуха.

„Когато работиш, работиш. Когато играете, вие играете. Не смесвайте двете неща. “- Джим Рон (американски писател и мотивационен говорител)

Направете го възможно най-лесно и минимизирайте всички източници на разсейване. Затворете интернет браузъра си и настройте телефона си в самолетен режим (разбира се не, ако планирате да се обадите на клиент).

Ако искате да направите нещо, което отнема много време, имате две възможности:

Задавате ограничение във времето, в което искате да работите продуктивно (напр. 50 минути работа, 10 минути почивка).
Можете да разделите работата си на секции и да си поставите междинни цели. Когато постигнете междинната си цел, е време за почивка. Например аз пиша моите статии. Междинните цели са написаните думи или параграфи.

(Ако искате да научите как да се борите с отлагането, препоръчвам тази статия от моя приятел и колега блогър Тим)

6. Групата на мозъка

Групата на мозъка е група от хора, които се събират на равни интервали и се подкрепят взаимно в постигането на целите си.

Тази група мозъци може да повлияе на определена сфера от живота (напр. Работа, спорт) или всички области на живота.

Като начало ви препоръчвам да потърсите партньор на мозъка, с когото можете да преминете през всички области на живота си. Намерете добър приятел или треньор за това.

В идеалния случай се събирате всяка седмица. Вие се обучавате и обсъждате последната и следващата седмица:

Какво беше направено миналата седмица?
Къде имаше проблеми?
Какво не е направено или защо не е направено?
Какво трябва да се направи през следващата седмица?
Взаимна обратна връзка/съвети

Първо единият партньор говори, а другият дава обратна връзка. След това превключвате и партньорът, който пръв даде обратна връзка, сега докладва от последната и следващата седмица.

Запишете всичко писмено (напр. На Trello), за да можете да контролирате всичко по-добре през следващата седмица.

Когато сте добре репетирани, не трябва да ви трябват повече от 30-45 минути за разговора на главния мозък.

Голямото предимство на разговора на мозъка е, че сте отговорни пред друг човек. Не можете да се лъжете така, следвайки мотото: "О, просто ще направя това през следващата седмица".

Ако задачата не е изпълнена до крайния срок, нашият партньор на мозъка ще зададе неудобния въпрос защо е така. Така че се сблъскваме директно с мързела си и не можем да пренебрегнем цялото нещо в главата си.

Заключение - увеличаване на личната производителност

Времето е ценна стока. Губим твърде много от него, ако постоянно се разсейваме със задачите си или ако не знаем точно какво да правим по-нататък.

Да бъдеш продуктивен означава да работиш концентрирано, като същевременно правиш нещата ефективно и по този начин спестяваш време.

Ако искате да увеличите производителността си, създайте навици, които ще ви подкрепят. Научете се да се организирате и да приоритизирате задачите си. Работете само върху едно нещо наведнъж и се концентрирайте върху това, което правите.

Бъдете наясно с източниците на вашето разсейване и колко често се поддавате на тях.

Имате ли други съвети за увеличаване на производителността? Ако е така, ще се радвам на коментара ви.