Управление на проекти в адвокатски кантори

Адвокатите и данъчните консултанти рядко имат опит в управлението на проекти. Какво е проект и кога е толкова голям, че трябва да се управлява? Агенциите и адвокатските кантори редовно се оплакват, че „нищо не напредва“, че проектите са неефективни, забравени и трябва да се обсъждат отново и отново.

Управлението на проекти има смисъл, ако даден проект трябва да бъде изпълнен за определено време и ресурсите са ограничени. Става въпрос за структурирането на процесите, за бързото и ефективно изпълнение и разбира се за това да не се оставя никаква оставка. Следващата статия обяснява как управлението на проекти може да работи в адвокатските кантори и къде се крият клопките.

Защо управление на проекти?

Независимо дали става въпрос за въвеждането на нов софтуер на адвокатско дружество, препроектирането на началната страница на адвокатското дружество или управлението на голям мандат: Управлението на проекти е задължително в професионалните адвокатски кантори. Налягането на разходите се увеличава. Клиентите очакват техните адвокати или данъчни съветници да работят ефективно и прозрачно. За да успее това, по-специално средните и големите юридически фирми са принудени да професионализират своите работни процеси.

Но преди да се стигне до конкретното планиране и изпълнение на проектите, е необходимо лицата, вземащи решения в адвокатската кантора, да развият информираност за даден проект. Проектите могат да бъдат изпълнени бързо, само ако тази информираност е разработена и достъпна.

На първо място, важно е точно да се идентифицира настоящият проблем, да се формулира цел за проекта (управление) и да се прецени кои ресурси ще са необходими на проекта. Това е от съществено значение в началото на проекта.

Именно структурата на партньорство на много адвокатски кантори редовно води до различни виждания по основни въпроси на стратегическата ориентация. Това също оказва влияние върху проектите. Опитът ни показва, че на този етап участието на външна трета страна може да бъде полезно. Той дава нов поглед към темите и разгражда безмълвието и блокажите в партньорството, което се живее от години.

Отличен страничен ефект: проектите, които са завършени успешно заедно, укрепват сплотеността на цялата адвокатска кантора и по този начин на марката.

Какво е особеното при управлението на проекти в адвокатските кантори?

Мандатната работа винаги е на първо място. Проектите се организират редовно на ниво партньор и често липсват времеви ресурси за придвижване на проектите напред.

Това води до недоволство сред участниците в проекта - често дори до застой на проекта. Доставчиците на услуги от адвокатски кантори, например уеб дизайнери и графични художници, споделят този опит. Неспособността за действие, причинена от неадекватни проектни организации в адвокатски кантори, причинява щети: Финансови и нематериални щети, като загуба на доверие сред доставчиците на услуги и служители и намаляване на ангажираността. За да избегнете това, се нуждаете от добро планиране.

За големи проекти е препоръчително да се определят етапи. Разбиването му на раздели премахва сложността на проекта и помага да не се загуби следа. Отговорните лица също могат да използват междинни резултати, за да покажат напредъка на проекта вътрешно.

Също така е особено важно да се мисли по отношение на процесите. Често по проекта работят различни хора и отдели на фирмата. Ето защо ръководителят на проекта трябва да държи юздите под ръка и да гарантира, че отделните участници доставят работата си навреме. В противен случай ще има закъснения и оставки.

Ето защо има смисъл да се включват външни трети страни като ръководители на проекти, особено за по-големи проекти или проекти за първи път. Те обезсърчават работата и създават професионализъм. Във всеки случай трябва да бъде посочен ръководител на проект.

Защо проектите в адвокатските кантори се провалят

Проектите в адвокатските кантори се провалят поради ежедневния бизнес, липсата на натиск за действие, волята за изпълнение и липсата на приоритет. Особено когато натовареността на професионалистите е много добра, липсва желание за справяне със стратегическото развитие на адвокатската кантора на пазара. Стратегията е основата за области като бизнес развитие, маркетинг или набиране на персонал.

Липсата на яснота относно целите на даден проект води до липса на инструктаж. Но ако не опишете открито и ясно вътрешния поглед на вашата собствена адвокатска кантора от самото начало и не формулирате съответната задача, поне ще застрашите успеха на проекта.

Управление на проекти: тема за големи адвокатски кантори?

По-големите единици имат предимство в управлението на проекти. Имате управляващ директор, бизнес разработчик и отдел за брандове. Вие поръчвате и чакате, без да изисквате интензивни лични усилия от адвокати и данъчни консултанти. Управлението на проекти тук често е стандартизирано и следователно на определено ниво на професионализъм. Независимо от това, липсата на желание за вземане на решения на ниво партньор може да забави даден проект или дори да доведе до провал.

Малките единици нямат този комфорт и могат да си позволят загуби от триене и трайни смущения още по-малко, тъй като кръстосаното субсидиране обикновено не се предоставя в адвокатската кантора. Именно това прави управлението на проекти в малки и средни звена необходимо, защото ако служителите не са доволни тук, когато проектите се провалят, доверието в партньорите бързо спада. Желанието за последващи проекти естествено намалява.

И така, какво трябва да се направи?

Определете цел! Формулирайте своите очаквания и желания резултат в писмена форма.
Опишете първоначалната ситуация и произтичащата от това нужда от действие.
Определете бюджет. Получавайте различни оферти, за да можете да оцените реално цените на услугите.
Назовете отговорните за проекта и участващите.
Определете инструменти, които ще се използват в проекта.
Регулирайте разрешенията и достъпа до информация.
Правете редовни срещи за докладване. Посочете какво трябва да се докладва при тези срещи.
Създайте план за проект, включващ всички мерки, етапи и, ако е възможно, всички дати на отчитане.
Редовно проверявайте междинните резултати и контролирайте проекта, ако е необходимо.
Оценете проекта в края. Позволете на фундаментална критика на маневра и критично поставете под въпрос проектните процеси. По този начин подобрявате резултатите от проекта си в дългосрочен план.

Лиан Алман

Лиан Алман е собственик на агенция Kitty & Cie. Тя съветва адвокатски кантори по въпроси на стратегическата комуникация и управлението на продажбите.

Фридерике Софи Фойтзик

Фридерике Софи Фойтзик е учила журналистика и комуникация, както и политология в Свободния университет в Берлин. Работила е в различни прес офиси, включително за Германската балтийска търговска камара в Рига, Берлинските държавни музеи и международната търговска адвокатска кантора CMS Hasche Sigle.