Тайните на организирането на запомнящо се събитие
Събитията не стават запомнящи се сами по себе си. Разработването и организацията на събитие изисква внимателно планиране. Независимо дали говорим за събитие за компания (конференции, стартирания, гала), или говорим за частно събитие (като сватби, кръщенета), подробностите определят успеха на събитието.
Специалистите по организация на корпоративни събития на агенция enTourage Communications ви предлагат няколко съвета за организиране на успешно събитие:
Първо задайте целевата си аудитория към кого се обръщате с вашето събитие. В зависимост от този аспект ще определите формата, съдържанието, цените или местоположението. Също така, познаването на обществеността ще ви помогне да останете фокусирани върху целите, които сте си поставили за това събитие.
Направете списък с всички подробности за гладкото протичане на събитието. От осветлението, транспорта на хора (където е приложимо), до програмата на събитието и дори паркирането, всичко има значение.
Важен, но често пренебрегван аспект е календарът на подобни събития от този период или законните празници. Ако в деня на събитието се проведат други събития със същата целева аудитория, очаквайте публиката да не е на желаното ниво. Освен това, ако събитието е планирано по време на празниците, аудиторията може да не е толкова голяма.
Поставете си интелигентни цели! Винаги започвайте със стратегия за отговор на въпроси като: каква е целта на събитието?, Какви резултати искате да постигнете?.
Събитията са чудесен начин да взаимодействате с аудиторията си, да получите обратна връзка, но е важно да имате предвид какво искате. „Интелигентни“ цели са тези цели, които се определят от ясни параметри и времеви хоризонт. Например, да се каже „Искам да организирам успешно събитие“ не е умна цел. Ако кажем „Искам да организирам събитие със 100 души и имам 90% положителна обратна връзка от участниците“, можем да говорим за правилно поставена цел. Още по-известен пример е „Искам да отслабна“. Това не е „умна“ цел, докато „Искам да отслабна с 5 килограма през следващите 2 седмици“.
Пазете бюджет и бюджет! Малко хора нямат ограничение на бюджета за дадено събитие, а тези, които често правят грешки при управлението му. Преди да подпишете договор с доставчици, опитайте да прецените колко ви струва всяка част от събитието: местоположение, меню, декор, специални ефекти, художествена програма и т.н. Можете дори да проучите спонсорството за вашето събитие или да тествате продажби на билети (където е приложимо), за да видите какъв интерес имате към събитието, което искате да бъдете домакин.
Делегирайте отговорности! Не се опитвайте да се грижите за всички аспекти на събитието с надеждата, че ще успеете да контролирате всичко. Напротив, възможно е да се създаде повече хаос и да се дезорганизира. Възложете определени отговорности и на колегите.
Бъдете подготвени с "резервни" опции, не се изненадвайте от спонтанни събития. Ако организирате събитие на открито, добре е винаги да имате закрито място в случай на лошо време. Това може да се случи и в случай на меню, може да е недостатъчно или да възникне нежелана катастрофа на мястото на събитието. Така че бъдете подготвени за всяка нежелана ситуация и отворени за намиране на най-добрите решения.
Това са само няколко съвета, които трябва да имате предвид, когато организирате събитие. В зависимост от вида на събитието, което разработвате, опитайте се да си осигурите време, за да обхванете всички свързани аспекти.