Смяна на DMS софтуер Безплатен износ на фирмени данни
За компаниите системата за управление на документи се превърна в незаменимо решение за ефективно, бързо и ефективно управление, обработка и контрол на бизнес документи и процеси. Всички доставчици на DMS рекламират с интерфейси на доказани ERP, управление на стоки, счетоводство, CRM и много други системи. DATEV, Salesforce и Sage са само няколко примера.
Дигитализацията не спира в нито един отрасъл или размер на компанията. Бързо се изгради мощна инфраструктура, в която често се фокусира съответната система за управление на документи. Независимо дали една компания има 20, 100 или 500 служители.
За съжаление твърде рядко се задава въпросът какво се случва, когато центърът на тази инфраструктура вече не отговаря на нуждите на дадена компания? В днешно време вече не става въпрос само за чистия набор от функции или подходящо отраслово решение, а по-скоро за приемане сред служителите, използваемост и прозрачно ценообразуване.
Могат ли компаниите да експортират своите данни при смяна на DMS софтуера?
Някои доставчици на DMS все още продават заключване на доставчик за софтуер или ИТ инфраструктура като гаранция за стабилност и иновации. Софтуерът за управление на документи със сигурност не се променя толкова бързо, колкото доставчика на електроенергия или интернет, но промяната определено трябва да бъде достъпна за клиента.
Отговорът на въпроса дали можете да експортирате бизнес документите си при смяна на DMS софтуера обикновено ще бъде "Да". Но не забравяйте винаги да питате за "но". В повечето случаи няма да можете да експортирате самостоятелно. Документите са практически заключени и не могат да бъдат изнесени изцяло и използвани по-нататък на ръка. Износът е възможен само чрез скъпа услуга от страна на доставчика на DMS. Когато въвеждате софтуер за управление на документи, взехте ли предвид петцифрена сума, за да изкупите обратно документите в случай на промяна на софтуера?
Пример от ежедневието
Наемате апартамент. През годините се добавят нови мебели. Закупена е нова кухня. Партньорът се мести и носи повече мебели. Старите мебели са подредени. В един момент ще има ново поколение, вашите нужди са се променили или искате да се развиете професионално. Просто апартаментът вече не се побира.
Вече отменяте договора за наем. Наемете нов апартамент. Преместването е неизбежно и възниква следната ситуация: Наемодателят на стария апартамент изисква 50 000 евро, за да можете да преместите собствените си мебели от стария в новия апартамент. В противен случай те трябва да останат в стария апартамент.
За съжаление същото е и с много често срещани системи за управление на документи. Софтуерът се закупува или наема ежемесечно. Вашата компания внася нови документи в инфраструктурата всеки ден, нуждите на компанията ви се развиват и в един момент вече не съвпадат с използвания DMS софтуер.
Или доставчикът му увеличава цените или променя целия модел на изчисление, продуктът вече не се разработва след поглъщане или поддръжката става неадекватна. Каквато и да е причината, тя просто вече не се побира. Предстои промяна на DMS софтуера.
Въпреки това, за да експортират собствени фирмени данни от вашата система, така че те да могат да бъдат използвани в нова, някои доставчици начисляват пет- или дори шестцифрена сума за услуги или компоненти за износ, закупени на по-късна дата. В евро. Само защото. Предоставянето на API за решението DMS/ECM ви помага само в ограничена степен, тъй като трябва да го (сте) разработили за износ, което също води до разходи.
Това е законно. И за съжаление често срещана практика. Техническият термин за това е "Заключване на доставчика". Повечето компании осъзнават този факт едва преди да сменят софтуера си за управление на документи и са изправени пред истинско предизвикателство.
Когато се премествате в нов апартамент, естествено предполагате, че вашите собствени мебели също ще бъдат лесно достъпни в новия апартамент. Без да се налага да им плащам втори път.
Вашите документи и данни са ваши. По всяко време.
Считаме такъв бизнес модел за остарял. Никога не сме имали. Със сигурност не искаме да използваме ресурси за разработчици, за да заключим действително документите на нашите клиенти и изкуствено да увеличим препятствието при превключването. Ако компаниите вече не са доволни от софтуера AMAGNO, администраторите могат да експортират всички ваши документи и техните версии, включително метаданни, до структурата на подаване по всяко време и без нашата помощ. Без програмиране или техническа или лична подкрепа от AMAGNO. Винаги е срамно, когато губите клиенти, но това е част от бизнеса. Въпреки това все пак трябва да можете да се гледате приятелски в очите, дори ако бизнес отношенията приключат. Ето инструкции за експортиране на документи от AMAGNO.
Помислете за изходна стратегия, когато избирате DMS софтуера
Когато избирате софтуер за управление на документи, винаги трябва да имате предвид възможността за промяна на DMS софтуера. Уточнете подробно с потенциалните доставчици кои изисквания и разходи трябва да бъдат изчислени за експортиране на данните на вашата компания. Нека тези усилия и разходи да се влеят в цялото изчисление. В противен случай необходимата промяна може да ви струва скъпо.