Разходи за поддръжка Как да намалите устойчиво разходите си днес
От Гюнтер Щайн, 11 април 2019 г.
Вашата работа е да предотвратите производствени загуби. Но това също струва пари. Какъв е минималният разход и как можете да го постигнете?
Планиране на производството: как да намалите разходите си за поддръжка
Задачите на контрола на поддръжката (PM) включват
- Определяне на целите и стратегиите за поддръжка,
- Оразмеряване на капацитета за поддръжка,
- Планиране на услуги за поддръжка и разходи за поддръжка,
- Записване и фактуриране на услуги и разходи за поддръжка,
- Използване на система за отчитане,
- Анализ на слабите точки и разработването на мерки за подобрение също
- Да подкрепя и контролира избора между вътрешна и външна поддръжка.
Вашата цел е да осигурите определена (задължителна) наличност и сигурност на системата (цел) с минимални разходи (формална цел). Освен това трябва да постигнете човешки и социални цели (опазване на околната среда и ресурсите, защита и развитие на служителите). Различните стратегии за поддръжка са ви на разположение за това.
За прозрачно планиране и контрол трябва да разграничите разходите за поддръжка от производствените разходи, както и да разделите между преките и непреки разходи за поддръжка.
Преките разходи за поддръжка включват разходи за изпълнение на основните мерки. Можете да ги запишете относително прецизно с помощта на счетоводното отчитане на разходите. За разлика от това, косвените разходи за поддръжка могат да бъдат отчетени само частично. Поради тази причина компаниите често ги отчитат недостатъчно или изобщо.
Те включват
- Неизправност на системата,
- намален качествен и количествен капацитет на растенията и
- работа в неоптимални работни точки.
Косвените разходи за поддръжка често възникват незабелязано
Причината може да бъде гореспоменатото намаляване на качествения и количествения капацитет. Вашата компания произвежда по-малко. Това води до спад в продажбите и пропускате маржовете на печалба.
По-лошото качество на продукта генерира разходи за преработка и това намалява маржовете на вноските поради намалените продажби. В най-лошия случай можете дори да очаквате разходи за бракуване.
Неефективността причинява скрити разходи за поддръжка
Оптималната работна точка може да се измести поради износване. Резултатът е повишен коефициент на потребление на вложени материали и енергия.
Ако системата е толкова износена, че са необходими мерки за поддръжка, когато системата е в застой или възникне повреда, част от производството във вашата компания е в застой. Освен всичко друго, това води до:
- Отпътуване на услугата
- Отделяне от системата за производство и енергоснабдяване
- Изпразване на продукти и експлоатационен материал
- Охлаждане на системата
Тези дейности попадат в областта на преките разходи за поддръжка, ако се извършват от вашите служители. Ако, от друга страна, услугата се предоставя от други фирмени области, като например Б. Производство, това са косвени разходи за поддръжка.
Най-високите косвени разходи за поддръжка произтичат от престой
В случай на кратки престои, разходите за персонал произтичат от времето на изчакване. Те обаче не се прилагат след определен престой, тъй като на персонала временно могат да бъдат възложени алтернативни дейности.
Прекъсванията на производството, причинени от престоя на завода, имат различни ефекти в зависимост от нивото на заетост. Ако вашата компания е напълно заета, датите за доставка не могат да бъдат запазени или само със закъснение.
За вашата компания това означава: Забавени приходи, намаления на приходите (липсващи маржове на вноски) или дори компенсационни плащания и наказателни санкции.
Миграцията на клиенти, загуба на имидж, както и неотчитане на бъдещи поръчки водят до допълнителни загуби на марж на печалбата.
Допълнителни разходи, като се компенсират загубите в застой
Престоите във вашата компания трябва да бъдат компенсирани чрез извънреден труд, поддържане на допълнителен резервен капацитет под ръка, междинно съхранение и доставка.
Курсът на преките разходи за поддръжка е резултат от използването на мерки за предотвратяване на повреди и отстраняване на щети; разходите за подобрения се пренебрегват за представяне на кривите на разходите. Между двете мерки съществува косвено пропорционална връзка.
Ако се откажете от превантивни мерки, разходите за отстраняване на щетите са съответно по-високи. Поради случайни повреди не можете напълно да избегнете разходите за ремонт с висока интензивност на предотвратяването. Сумата от двата курса води до преки разходи за поддръжка.
Ако погледнете кривата, можете да видите, че преките разходи за поддръжка първоначално намаляват с увеличаване на интензивността на превенцията. След повратна точка обаче те отново се издигат.
Причината за това се крие в увеличеното време, необходимо за превантивни мерки, съчетано с ограничен производствен капацитет или престой на системата. Освен това, поради честата превантивна подмяна на компоненти, могат да възникнат ранни повреди.
Показаните криви на разходите за всички разходи за поддръжка представляват идеал. Определянето на реалните криви и свързаните с тях минимални разходи на практика не е лесно.
Чрез определяне на минималните общи разходи от преките и косвените разходи за поддръжка можете да определите нивото на оптимална интензивност на поддръжката и наличността на системата, която може да бъде постигната с нея.
Поставете общите разходи във връзка с наличността на системата
За да осигурите необходимата наличност на системата, трябва да приемете и по-високи разходи от минималните общи разходи.
Ако, от друга страна, необходимата наличност е под оптималните разходи, интензивността трябва да се увеличава, докато не бъде достигната. Определянето на оптималната за разходите интензивност на поддръжката е трудно.
Какви са вашите цели в поддръжката?
Вземете под внимание всички влияещи фактори, включително факторите за износване на растенията (структурен дизайн, обем на производството, експлоатационно време, възраст, влияния на околната среда) и целите на поддръжката. Непряката детерминанта, стратегията за поддръжка, се извлича от тези фактори с пряко влияние.
Въз основа на това можете да определите обема на поддръжката и управлението на времето под формата на програма за поддръжка. Това е последвано от избора между вътрешна и външна поддръжка.
На тази основа планирате мерките и определяте следните разходи:
- енергия
- Материали и спомагателни материали
- резервни части
- персонал
- Инструмент
- Устройства и системи
Те могат да бъдат разделени на разходи за обслужване и готовност в зависимост от тяхната зависимост от обема на поддръжката и формират преките разходи за поддръжка за даден период.
Процесите на планиране на разходите за поддръжка отчитат влияещите фактори по най-различни начини. Трябва да се споменат методите, базирани на сравнения, на миналото, системната стойност, времето за работа или производствения обем, както и методът на противотока, известен също като целева себестойност, който отчита няколко влияещи фактора едновременно.
Попитайте вашите производители и доставчици
Опитът на производителя на системата може да допринесе решаващо за оптимизирането на планирането на разходите.
За тази цел вашият доставчик може да събира в база данни обратна връзка от своите клиенти за разходите за поддръжка, направени в неговите системи, в зависимост от съществуващите влияещи фактори. Въз основа на това той може да подобри своите системи и да ви предостави информация за разходите за поддръжка. По този начин той създава отличителна черта от конкуренцията и вие можете по-добре да планирате разходите си за поддръжка.
Ако доставчикът не е готов, ще трябва сами да създадете такава база данни, за да подобрите качеството на планирането на разходите.
Препоръчва се счетоводно отчитане на разходите за отчитане и разпределяне на разходите за поддръжка. Това ви позволява да разкриете неефективни и скъпи подпроцеси и потенциални икономии, напр. Б. възприемането на стъпки от процеса на възлагане на външни изпълнители.