Правила, формулировки и методи дават обратна връзка

Терминът „обратна връзка“ (или: „даване на обратна връзка“) означава обратна връзка или оценка от друго лице. Обратната връзка допълва самовъзприятието или самооценката с - доколкото е възможно - „обективно“ външно оценяване и външно възприятие. Тези, които дават обратна връзка, могат да кажат на другия как действа поведението им или как се приема, как той или тя оценява ситуацията или представянето или какъв потенциал за подобрение е признат. Ако се използва правилно, обратната връзка може да бъде изключително ценна. Всъщност в работата ви е от съществено значение да се развивате по-нататък. Обратната връзка не винаги е добре дошла и се нуждае от ясни правила ...

дават

Какво е обратна връзка?

Може да не винаги е приятно, понякога дори смущаващо. Но обратната връзка основно се състои от два компонента:

  • дайте обратна връзка
  • Вземете обратна връзка
      Обратната връзка е една от основите на безконфликтната и конструктивна комуникация. Те служат за изясняване на недоразуменията, премахване на слабите места и формулиране на твърдения и очаквания.

    Накратко: професионалната обратна връзка създава приятна атмосфера, укрепва взаимното разбирателство, помага за изграждане на доверие и подобрява резултата:

    Обратната връзка като инструмент за управление

    Като инструмент в управлението на персонала и развитието на персонала, професионалната обратна връзка се използва за подобряване на представянето и мотивиране на служителите. Ричард Кониф от Йейлския университет например показа, че конструктивната обратна връзка може да увеличи мотивацията и представянето на служителите с 10 процента. Ако добрите резултати се оценят и това се съобщи, мотивацията се увеличава с цели 17 процента.

    Положителната обратна връзка има по-добър ефект върху настроението и мотивацията на служителите, отколкото чисто парични стимули като бонуси или увеличение на заплатата.

    Предпоставката за това обаче е обратната връзка да не се дава спонтанно или импулсивно, а по-скоро да се подготвя и извършва професионално в достатъчна рамка (по отношение на пространството и времето). Например под формата на така наречената дискусия за обратна връзка.

    Конкретните цели, които се преследват с обратната връзка, също са решаващи. Възможни са следните цели и функции за обратна връзка:

    Функции за обратна връзка

    • Определете и оценете нивото на изпълнение
    • Назовете и оценете постигнатите успехи
    • Определете нови цели и формулирайте бъдещи изисквания
    • Анализирайте необходимите умения
    • Планирайте по-нататъшно развитие на служителя
    • Разрешаване на недоразумения или (лични) конфликти
    • Постигнете споразумение за по-нататъшно сътрудничество
    • Промяна (нежелано) поведение
    • Подобряване или насърчаване на бъдещи решения
    • Създайте по-голяма идентификация с работата и работната среда

    Няма съмнение за това, толкова обширна обратна връзка представлява огромно предизвикателство и за двете страни - както за подателя на обратна връзка, така и за получателя на обратната връзка.

    В крайна сметка професионалната обратна връзка не е само похвала, тя е и критика и винаги включва чувствителни области като личностното развитие и в същото време включва положително и отрицателно поведение.

    Казването на това не е по-лесно от приемането на такава обратна връзка. Още по-важно е доставчикът на обратна връзка да създаде неформална и спокойна атмосфера за това, а също така да обърне внимание на осъществимостта на обратната връзка.

    Тези, които необосновано преодоляват своите колеги, само увеличават разочарованието си.

    Правила за обратна връзка: 6 съвета

    За да работи професионалната обратна връзка, имате нужда от ясни правила за обратна връзка. Обратната връзка може да развие пълния си потенциал само ако съветът е добре дошъл и съветникът има предвид (наистина иска само най-доброто за вас). За целта и двете страни трябва да спазват тези шест основни правила:

    1. Получете общ преглед

    Отвън нещата често изглеждат много по-прости. Преди да се поддадете на изкушението да угодите на другите с вашата яснота, важно е да прецените въпроса наистина компетентно: Наистина ли са известни всички променливи - също и по отношение на ситуацията на съответния човек? С други думи, трябва да давате добри съвети на другите само ако можете.

    2. Изчакайте точката във времето

    Никога не трябва да съветвате никого непоискано. Желанието да дадете обратна връзка трябва да е налице. В противен случай приема характера на инструкция. В най-добрия случай добрият съвет е предложение, което някой може също толкова лесно да откаже, без да се обиди. В най-добрия случай обратната връзка е отговорът на въпрос. Независимо от това, обратната връзка трябва да бъде дадена възможно най-скоро, в противен случай връзката със ситуацията все повече ще избледнява.

    Формулировки за обратна връзка: Следните формулировки за обратна връзка са възможни в работата:

    • "Имам впечатлението, че ..."
    • „Забелязах наскоро ...“
    • „Въпреки че оценявам много _________, този път не ми хареса ...“
    • „Мисля, че в сравнение с ...“
    • "Бих пожелал повече от това ..."
    • "Мисля, че би било по-добре, ако следващия път ..."
    • „Ще се радвам, ако в бъдеще вие ​​...“

    3. Създайте рамка

    Ако е възможно, дайте обратна връзка само насаме, за да може другият да запази лицето си - особено ако обратната връзка е критична.

    4. Формулирайте I-съобщения

    Конструктивната критика никога не е неясна, тя винаги е конкретна. Обобщенията и общите изявления не помагат на никого, не могат да се извлекат смислени действия от тях. За да бъде обратната връзка разбираема, тя трябва да обяснява възможно най-конкретно как може да бъде подобрена. Това също така прави доставчика на обратна връзка отговорен да докаже колко добър е наистина неговият съвет. Подобна обратна връзка обаче е толкова по-добре приета, колкото по-субективно е формулирана (технически жаргон: I-съобщения). Така че говорете за вашите лични наблюдения и впечатления и кажете какво бихте направили вие, а не какво правите „вие“. Например: „Г-жо Мустър, останах с впечатлението, че не сте били подготвени оптимално за последната си презентация. Можете да отговорите на въпроси само уклончиво. Какво беше това? "

    Даване на обратна връзка: 3 стъпки

    • Покажете вашата гледна точка
      На първо място, става въпрос за вашето лично и индивидуално възприятие. Не претендирайте за истината за себе си, а докладвайте за това, което виждате, чувствате и наблюдавате.
    • Обяснете вашата гледна точка
      Във втората стъпка трябва да обясните какви изводи правите от вашето възприятие и как то ви влияе. Една от възможните формулировки е: "За мен това е като ..."
    • Заявете очакванията си
      Накрая формулирате призив (нов немски: „Призив за действие“): Какво очаквате от другия? Какво трябва да прави по-различно в бъдеще?

    5. Покажете перспективи

    Но не се намесвайте! Добрият съветник никога не създава натиск, а само подклажда подозрения. По същия начин табу: Принуждаване на другите да се оправдават. Става дума за конструктивно показване на другите нови, различни перспективи; да опише ситуацията обективно неутрално, без да осъжда или обижда другия човек. Дори ако трябва да принудите някои да бъдат щастливи - тук е забранено!

    6. Приемете обратна връзка

    Мъдрият подавач на обратна връзка никога няма да формулира препоръките си абсолютно, сякаш те са най-добрата мъдрост и неотстъпни истини. По-скоро той трябва да остави другия да говори и да сигнализира за откритост, да позволи самият съвет да бъде разпитан и, разбира се, също да приеме обратна връзка от негова страна. Това е единственият начин да създадете нещо като диалог на нивото на очите.

    Приемете обратна връзка: 3 стъпки

    • Приемете
      Приемете взаимните наблюдения за това, което сте: НЕГОВОТО възприемане на нещата.
    • Запитвания
      Уверете се, че сте получили правилната обратна връзка. Ако нещо не е ясно: попитайте!
    • Обобщавам
      Отразете какво е пристигнало на вашия колега и обобщете констатациите и обратната връзка със собствените си думи.

    4 грешки в обратната връзка

    Едва ли нещо е по-лошо от непоискани съвети. Разбира се, другият може да го означава само добре, иска да помогне. Но ако са формулирани неправилно и са дадени в грешното време, обратната връзка може бързо да действа като патернализъм, атака или унижение. От обратната връзка остава малко повече от критика, заяждане и осъждане.

    Освен това, тъй като зад някои от обратната връзка се крие лицемерие или истинска невроза на профила: Такива съветници искат да се усъвършенстват чрез обратната връзка, като покажат на другите, че имат предимството от собствените си знания. лошо!

    Разпознайте отровена обратна връзка

    Нещастен късмет: отровена обратна връзка е лесно да се забележи. Например по следните улики:

    • Лошата обратна връзка е вредна (формулирана) и кара другите да се чувстват малки.
    • Лошата обратна връзка атакува лично другия човек.
    • Лошата обратна връзка осъжда, вместо да съди.
    • Лошата обратна връзка избухва - без съпричастност към момента или настоящите чувства.
    • Лошата обратна връзка преследва вашите собствени интереси - а не това, от което другите се нуждаят.

    Други грешки също се правят редовно при даване на обратна връзка. Типичните клопки са предимно в детайлите и вече са дисквалифицирани съветници.

    Най-лошите грешки в обратната връзка

    Тъй като винаги трябва да следвате собствените си съвети, следните четири грешки в обратната връзка (обикновено) са формулирани положително:

    Реакции на обратна връзка: Моделът SARA

    Навсякъде, където има критика и отрицателна обратна връзка, реакциите на служителите варират от приемане и приемане до отхвърляне и гняв. Немалко ръководители изпитват истинско пътуване с емоции, което също е характерно за житейските кризи. Особено когато обратната връзка е свързана със сериозни последици или промени за служителя.

    В науката този спектър на реакция също се нарича модел на SARA. Зад това се крие съкращение, съставено от четирите фази - шок, гняв, съпротива и приемане. Мениджърите, които дават на служителите обратна връзка въз основа на 360-градусова обратна връзка, например, трябва да бъдат подготвени и подготвени за:

    Фаза 1: Шок

    Всеки, който получи отрицателна обратна връзка, в началото реагира шокирано: „Въобще не може да бъде! Със сигурност е допусната грешка ... „Причината е внезапната пауза между себе си и външното възприятие. Заинтересованото лице трябва първо да обработи това.

    Фаза 2: Гняв (гняв)

    Във втората фаза повечето реагират с един вид защита напред: защото това, което не може да бъде това, което не може да бъде, вината трябва да бъде на другите. Вместо честно да се разпитвате и размишлявате върху себе си (което е по-неприятно), отговорността се делегира: на лоши обстоятелства, гадни колеги, завистници, глупави проучвания.

    Фаза 3: Съпротивление

    Тъй като обратната връзка е свързана с (понякога болезнени, понякога отнемащи време) промени, съпротивлението нараства във фаза 3: „Точно такъв съм ... Това е твърде много, никой не може да поиска това от мен!“ Немалка част се противопоставят на всички риторични средства. винаги намирайте нови причини и аргументи. Това е най-трудната фаза за мениджърите.

    Фаза 4: Приемане

    В някакъв момент - надяваме се - ще последва последната фаза на емоционалното пътуване с влакчета: Съответният служител приема обратната връзка и неговия дял в ситуацията. Сега е ясен начинът за промени и конструктивна разработка. Но само във фаза четвърта.

    Всички тези реакции могат да се появят и със закъснение във времето и само дни след разговора. В самото оценъчно интервю колегите първоначално запазват спокойствие отвън. Може би не искате първо да се оголите и да усвоите.

    Следователно трябва да наблюдавате внимателно служителите си и, ако е необходимо, да проведете второ интервю.

    Между другото, психологът Арт Маркман се е занимавал особено интензивно с въпроса защо обратната връзка е неуспешна и съветите не се приемат. Той вижда проблема в различните нива на абстракция между доставчика на обратна връзка и получателя на обратната връзка.

    Ние обобщихме точното обяснение за вас в PDF, който можете да изтеглите ТУК безплатно.

    Поискайте обратна връзка

    Ръка за сърце: Кога за последен път помолихте колеги или вашия ръководител за обратна връзка? Измина ли известно време? Тогава се чувствате като много други служители. Повечето от тях добре осъзнават значението на обратната връзка:

    Няма целенасочено развитие без обратна връзка.

    Проблемът: Обратната връзка често се приравнява на критика.

    Критиката може да бъде част от дискусията за обратна връзка. Но само един от многото. Похвалите, оценките, съветите и предложенията за подобрение също са част от него.

    Точно затова обратната връзка е толкова важна: без размисъл от другите, ние просто работим пред себе си и се развиваме по-нататък. Още по-лошо: вероятно в напълно грешна посока.

    Ако поискате обратна връзка, моля, не питайте всички. КОЙ питате е почти по-важно от КАК ...

    Критерии за подбор на съветници

    Изберете внимателно кой да ви даде обратна връзка. Следните критерии са полезни:

    • компетентност
      Лицето трябва да бъде технически достатъчно компетентно, за да може да оцени работата ви и да ви даде квалифицирана обратна връзка.
    • честност
      Трябва да можете да разчитате на честна обратна връзка. Иначе цялата работа е безсмислена.
    • неутралност
      Подателят на обратна връзка може да не преследва собствените си цели с обратната връзка. В противен случай обратната връзка мутира в манипулация.

    Сега КАК: Можете да поискате отзиви от колегите си горе-долу всеки ден. С вашия ръководител това може да бъде по-трудно - в зависимост от структурата на компанията и екипа.

    Тук трябва да използвате оценките на служителите или годишната оценка и да получите конкретна обратна връзка от шефа си.

    Полезно е, ако следвате тези правила, когато получите обратна връзка:

    • време
      Трябва да отделите време, за да получите обратна връзка с добро качество. Това дори не влиза между вратата и пантата.
    • Да слушам
      Нека даващият обратна връзка завърши да говори изцяло и да слуша внимателно. Дори и да стане неудобно. Това е не само учтиво, но и умно. Това е единственият начин да се възползвате от пълния потенциал на обратната връзка.
    • Благодаря
      Благодаря ви в края на обратната връзка. Винаги. Това показва, че цените времето и мислите на събеседника си. Между другото, вие увеличавате шанса да получите обратна връзка отново в бъдеще.
    • анализ
      След обратната връзка трябва спокойно да преминете и да анализирате споменатите точки. Проверете кои предложения можете и искате да приложите и кои играят подчинена роля за вас.
    • обратна връзка
      На свой ред, дайте на вашия съветник обратна връзка по-късно за промените и изпълнението на неговите препоръки. Правите това така или иначе с вашия ръководител. Но не бива да забравяте и колегите си. Това показва, че приемате отзивите сериозно.

    Даването и получаването на обратна връзка е непрекъснат процес, а не еднократен процес!

    Искането за обратна връзка ви прави по-креативни

    Не тези, които помагат на другите - тези, които искат от другите обратна връзка, стават по-креативни. Това е резултатът от изследователското дуо Дженифър Мюлер и Дишан Камдар от Университета в Пенсилвания и Индийското училище за бизнес, съответно. Причина: Тези, които са потърсили съвет, са получили нова и по-добра информация - и следователно са намирали по-креативното решение по-често. Търсещите съвет приеха, че няма да могат да го направят сами - и следователно бяха по-отворени за нови, различни перспективи.