Практически мениджмънт срещу "протакането"
Coachman, Patric P.
Бюрото на лекаря е натрупано с непрочетени списания, телефонни бележки и други недовършени дела. Статията дава съвети как може да се противодейства на това.
Това, което можете да получите днес, уверено го отложете за утре. . . Лекарите, които страдат от болестта на мениджъра „отлагане“, трябва да определят към какъв тип отлагане принадлежат и след това да използват техники за отлагане, за да развият отношение „направете го по същия начин“.
„Мога да разгледам досиетата на пациентите утре, после ще прочета най-накрая важната статия за специалист“ - непрочетени списания, телефонни бележки и други незавършени задачи се трупат в кабинета на лекаря. „Отлагането не е нелечима болест“, казва д-р. мед. Юрген Хампф твърдо. „В борбата срещу зловещото отлагане за утре помага да се направи разлика между маловажното, спешното и важното“, съветва общопрактикуващият лекар от MeiÂen. Това означава: някои задачи трябва да бъдат отложени и изхвърлени в кошчето „P“, кошчето за отпадъци. Неотложните задачи обаче трябва да бъдат решени бързо. Те обаче не винаги са толкова важни, че да не могат да се справят от служител. Лекарят планира важни неща, които не бързат. В крайна сметка остават само важните и неотложни задачи. „И това са задачите, които не делегирам и не назначавам, а работя незабавно и с последователност“, казва семейният лекар Хампф.
Кой критерий за решение помага при оценката на това, което е спешно и кое е важно? Скалата за стойности на лекаря е от значение: Ако ориентацията на пациента е от първостепенно значение, отговорът на въпроса за спешността и важността зависи от това дали дадена дейност обслужва благосъстоянието на пациента. Четенето на специализираната статия може да бъде спешно и важно - ако съдържа информация, която ще му е необходима на следващия ден за лечение на пациент. Ако работната атмосфера е мрачна, тъй като двама служители са ангажирани в конфликт, разрешаването на конфликта се радва на приоритет, но статията за съжаление първо се поставя на „недовършената“ купчина. В крайна сметка стойността на „ориентация към пациента“ отново е от решаващо значение, тъй като конфликтът затруднява работата на целия екип - и пациентът страда.
Какво да направя, ако болестта поразява дори най-важните и неотложни въпроси? Лекарят трябва да се определи за тип "отлагане":
• Перфекционистът не заобикаля най-важните и неотложни въпроси, защото е затънал в любов към детайла и обсебен от планирането.
• Неорганизираното се дави в хаос и не намира начало.
• Слабият при вземането на решения предпочита да отложи нещата, защото се страхува да предприеме действия - поне по този начин не може да направи нещо лошо.
• Момъкът в последната минута. Хората, които се нуждаят от натиск, за да действат, отлагат нещо, докато не стане късно: Вече не е възможно да се подготвите за срещата на персонала.
• Любителят на стреса смята, че печели авторитет чрез постоянна прекомерна заетост. Така той се грижи за всичко - и следователно за нищо правилно.
Малката типология показва: Лекарите страдат от отлагане по различни причини. „Всеки, който анализира от какъв тип принадлежи, може да започне терапия след поставяне на диагнозата и да се сбогува с обструктивните вярвания, като винаги трябва да бъде перфектен“, обяснява Хампф. След това е възможно да се разработи ясен и личен метод на работа, съобразен с индивидуалния тип и да се подхожда последователно и ефективно към нещата.
Задачите, които стават жертва на отлагане, обикновено са обширни, отнемат много време и следователно неудобни. Общопрактикуващият лекар от MeiÂen препоръчва:
• В случай на обширни задачи разбивката на няколко под-стъпки (тактика за салам) и концентрацията на първата стъпка осигуряват подкрепа. Огромният пакет „Администрация и организация: Данъци“ се състои от под-аспектите „Събиране на разписки за данъчни декларации“, „Обработка на документи за фактури“ и „Подготвяне на среща с данъчен съветник“. Лекарят започва да съставя документите за социално осигуряване.
• Принципът на Парето (правило 80:20) помага при отнемащи време задачи, според които 20 процента от стратегически правилното време и усилия дават 80 процента от резултатите. Използвайки принципа на икономиста Вилфредо Парето (1848 до 1923), лекарят определя кой е „причината за резултата“, т.е. тези 20 процента. Той дава на тези аспекти абсолютен приоритет - „почивката“ се планира и делегира. По този начин лекарят печели време за лечение на пациенти и управление на персонала.
• Всички задачи, които не отнемат повече от пет минути, се решават директно (отношение „направи го веднага“).
Друг начин за справяне с неудобните задачи е да ги дефинирате според необходимостта, да ги групирате и да работите по тях в определен час всеки ден. След това лекарят се грижи за административни задачи в рамките на четвърт час преди началото на консултацията. От решаващо значение е да се даде фиксиран период от време за справяне с неприятното, но необходимо. С помощта на нагласата „направи същото“ е възможно да се институционализира обработката на тези задачи. Част от ежедневието е да отделяте няколко минути за неприятното. Така планината от недовършен бизнес дори не може да се натрупа.
Използването на контролни списъци се е доказало. Там лекарят отбелязва задачите и времето, когато ги изпълнява - и бележката за изпълнението. Списъкът с „отложени задачи“ очевидно е съкратен - това осигурява допълнителна мотивация.
Патрик П. Кучър