PM на пръстите

Когато говорим за управление на проекти, като правило, в съзнанието ни възниква образ на MS Project: срокове и бюджет, много графици и доклади. Това възприятие не е далеч от истината. Предвиждането на крайни срокове, планирането на бюджет, предоставянето на актуална информация на заинтересованите страни и организирането на процеса на разработка са задачи, които отнемат значителна част от времето на ръководителя на проекта. Когато се фокусирате върху тях, е лесно да пренебрегнете едно важно нещо: срокове, бюджети и задачи не се случват сами по себе си. Те са подкрепени от конкретни изпълнители, всеки от които е човек и професионалист в своята област.

Всеки член на екипа на проекта в MS Project е много опростен под формата на набор от характеристики: име, общо налично време, позиция в проекта и цена на един час работа. Но дали тази информация е достатъчна, за да доведе проекта до успех? Очевидно не. За да работи екипът гладко и ефективно, трябва да знаете повече за него, отколкото е записано в автобиографията. Необходимо е да се разбере характера на всеки човек, неговите силни и слаби страни, неговите цели и мотивация за работа.

Лесно е да се разбере защо това е толкова важно, ако направим аналогия между проекта и човешкото тяло. Всеки член на екипа е орган, изпълняващ важна функция. ПМ е сърцето и мозъкът. А кръвта, този важен ресурс, без който никой орган не може да работи, е информация.

Организмът е здрав само когато абсолютно всички негови органи са в добър ред, ритъмът им е стабилен, кръвният поток не е нарушен.

Не сравних ръководителя на проекта с мозъка и сърцето, за да подчертая важността на мениджъра. Приликата със сърцето се крие във факта, че точно както сърцето осигурява на всички органи достатъчно кръв за ефективна работа, мениджърът предоставя на всички участници в проекта важна информация за тях. Задачата на мозъка е да координира работата на органите и различни механизми. По същия начин мениджърът е отговорен да гарантира, че екипът работи хармонично и всеки член на екипа хармонично се допълва, за да реши по-широк кръг от задачи и да увеличи ефективността.

Трябва да се подчертае, че в човешкото тяло сърцето и мозъкът само създават необходимите условия за ефективната и добре координирана работа на органите и не могат да функционират сами по себе си. Такъв е и ръководителят на проекта.

Тялото ни е сложен, но в същото време хармоничен механизъм. Една от тайните на тази хармония е, че мозъкът не само дава заповеди. Нашето тяло има изключителен механизъм за обратна връзка. Мозъкът винаги е наясно със състоянието на този или онзи орган, мускул или част от тялото. Нещо повече, той разполага с не повърхностна, а подробна информация. И благодарение на това мозъкът е в състояние да взема ефективни решения.

Например механизмът на мускулна компенсация. Когато мускулът откаже и спре да работи правилно, мозъкът изпраща сигнал до друг мускул, способен да компенсира „другаря“ да се притече на помощ. И има много такива примери в работата на нашето тяло.

Същият принцип на задълбочено разбиране от връстници и ефективна обратна връзка е в основата на продуктивните екипи по проекти. Само като наистина опознаем добре човек, можем да разберем как да го мотивираме, да стигнем до дъното на проблемите му и да помогнем за решаването им и в резултат да създадем продуктивна среда за работа и развитие. Всичко това става невъзможно, ако се ограничите до възлагане на задачи и ръкостискане в коридора. В крайна сметка всеки член на екипа има свой собствен живот: със семейството и приятелите си, хобита и мечти, добри дни и лоши. Това означава, че трябва да гледате на екипа на проекта като на колекция от уникални личности. И само след като опознаете човек по-близо, е възможно да установите не само бизнес, но и доверителни отношения с него.

За съжаление, докато се опитват да бъдат професионални, мениджърите се фокусират изключително върху професионалните качества на своите хора. В резултат на това те стават неспособни да вземат ефективни решения за ресурси.

За да се избегне такава ситуация, е необходимо да отделите време, за да опознаете по-добре всеки член на екипа.

За първата стъпка в тази посока е достатъчно да започнете да прекарвате малко време в разговор с екипа по неработещи теми. Обсъдете последния филм, как беше уикендът, предстоящата нечия ваканция или обменния курс на рублата. Всяка тема ще свърши работа. Освен това това може да се направи навсякъде: в коридора, на обяд, само на работното място или веднага след митинга. Такава комуникация ще ви помогне да опознаете екипа по-добре и екипът ще ви погледне от различен ъгъл. Също така, в хода на подобни дискусии ще има общи интереси или възгледи, неформалните връзки ще се засилят.

Следващата стъпка е да въведете практиката на редовни индивидуални срещи с всеки от членовете на вашия екип. Същността на тези срещи е редовното прекарване на времето с всеки член на екипа. За да опознаете човек по-добре, помислете предварително за теми за разговор. Тези разговори могат да включват както лични, така и служебни въпроси. За да направите този подход ефективен, е важно да го направите част от работата си и да се придържате към следните правила:

Срещайте се с всеки член на екипа поне веднъж на 2 седмици.
За да се срещнете, трябва да намерите стая, в която няма да ви безпокоят.
Времето за среща трябва да бъде строго 30 минути. Не повече, но не по-малко.
Винаги бъдете първият, който дава думата на събеседника, за да има достатъчно време да обсъди всичките си въпроси.

Един на един е инструмент, който позволява на всеки член на екипа да ви предаде информацията, която го интересува, като използва удобен и познат формат. Редовното му използване ще позволи на подчинените да комуникират с вас в процес, който разбират. Обратната връзка няма да бъде спорадична, а строго подредена в двете посоки. Също така, един на един е катализатор, който стимулира човек да изрази дори незначителни проблеми.

Трудността при предоставянето на ефективна обратна връзка е, че повечето хора не са склонни да споделят своите притеснения с началниците си. Или защото ги смятат за неуместни, или са готови да търпят, или не са сигурни, че ръководството може да реши тези проблеми.

Хората мълчат, докато проблемите станат сериозни и за тяхното решаване е необходимо достатъчно време и усилия. Съответно е важно да научите за всякакви (дори незначителни) проблеми, докато са в ранна детска възраст. Един-на-един помага да се постигне това чрез строго дефинирани времена за срещи. Разбирането на събеседника, че няма да могат да си тръгнат по-рано, ще стимулира вашия човек да търси теми за разговор. И разбира се, проблемите ще се появят първи в списъка с теми.

Определено ще посветя следващата статия, за да разкрия напълно всички характеристики на „Един на един“ и неговите предимства.

И последната стъпка е да се научите да се усмихвате на вашия екип. И го правете искрено. Колкото и да е трудно, трябва да се научите да оставяте проблемите и лошото си настроение извън офиса.

Първо, целият екип бързо вдига настроението на лидера. А настроението на отбора определя представянето му.

И второ, хората ще бъдат по-малко склонни да общуват с мрачен или унил човек. Положителният човек, напротив, разполага с по-отворена комуникация.

Важно е да се разбере, че изграждането на взаимоотношения не е бързо. Независимо дали става въпрос за нов екип или екип, който вече е сформиран преди вас, за да постигнете резултат, трябва да имате търпение. Резултатът няма да е мигновен, но постоянството и методичният подход винаги се възнаграждават.

Има две съмнения, които очаквам с нетърпение и искам да разкрия точно в статията:

Съмнение # 1

Ако провеждам чести индивидуални срещи и освен това общувам с екипа по неработни теми, няма да мога да направя това, което е моя пряка отговорност, за което получавам заплащане.

Работата с хора, тяхното развитие, мотивация и задържане е една от основните ви задачи като мениджър. Всъщност получавате пари за това.

Съмнение # 2

Човек много бързо ще разбере, че не сте искрени и интересът ви към живота му е формален, а вие се интересувате само от производителността.

Ако служителят е прав и не се интересувате от живота на хората си, сте избрали грешната професия. Управлението е преди всичко работа с хора и едва след това с информация.

Изграждането на силни отношения на доверие е една от най-предизвикателните задачи да бъдеш лидер. Такива взаимоотношения трябва да се изграждат както с подчинени, така и с шефове, както с колеги, така и с клиенти. Мениджър, който успява в това, с когото хората се чувстват комфортно наоколо, с право може да бъде наречен изключителен.