Отчитане на разходите за пътуване на служител в чужбина
В повечето компании командировките в чужбина, ако се случат, не са често. Това означава, че счетоводителят няма опит в обработката на разходи, свързани с такива пътувания. Докато инспекторите обръщат повишено внимание на такива разходи по време на инспекциите. Нека видим на какво трябва да обърне внимание счетоводителят, когато регистрира разходи, свързани с чуждестранни командировки.
Уводна информация
В чужбина командировка, освен разходите за изплащане на дневни в чуждестранна валута, които са ясни и достатъчно подробни в Данъчния кодекс, води и до други разходи. Така че напускащият служител ще трябва да кандидатства за виза. И ако той няма валиден паспорт, той също ще поеме разходите по издаването му. И тези разходи често "нарастват" по пътя - куриерска доставка, помощ при регистрация и т.н. Нека видим как правилно да отразяваме всички тези разходи в данъчното счетоводство.
Разходите за паспорт се потвърждават от самия паспорт
Счетоводителите традиционно потвърждават разходите за обикновени, вътрешни за страната, командировки с документи за персонала и предварителен отчет. Но в случай на командировка тези документи може да не са достатъчни, за да потвърдят разходите. Всъщност, например, за разходите за издаване на визи и паспорти, такива документи само ще потвърдят валидността на разходите, тоест тяхното значение за бизнес пътуване. Докато изискването на член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация за документално потвърждение на същността на разходите ще остане неизпълнено.
Удостоверение за пътуване
Моля, имайте предвид, че за командировки в чужбина не се издава удостоверение за командировка, достатъчна е поръчка (заповед) на работодателя. Изключението е командировка в държавите-членки на ОНД, при влизане и напускане, при която в паспорта не се правят маркировки за преминаване на държавната граница (клауза 15 от регламента, одобрен с постановление на правителството на Руската федерация от 13.10. 08 № 749).
И какви документи могат да потвърдят разходите за заплащане на консулска такса и тарифи, вкл. и държавното мито, начислено при издаване на чуждестранен паспорт? Отговорът на този на пръв поглед труден въпрос се оказва много прост: тези разходи потвърждават самия факт на притежаване на задграничен паспорт или виза (вж. Определението на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 02.03.07 № 1535/07) . Така че за документална обосновка на разходите на организацията за получаване на виза или издаване на паспорт за пътник, ще бъде достатъчно счетоводителят да направи копия на получените документи (копирайте страницата с данните на служителя и страницата с визата). Тези копия трябва да бъдат заверени и да бъдат готови за представяне на инспекторите, ако възникнат въпроси.
Тук трябва да обърнете внимание на още една точка. Тези суми се изразходват по правило не директно от сметката за сетълмент на организацията, а индиректно чрез самия служител. Или му се дават пари по сметка, или вече направените разходи се компенсират. Така че, и в двата случая не е необходимо да се удържа данък върху доходите на физическите лица от тези плащания (определение на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 06.07.07 № 7487/07).
Доставка, организация и други свързани услуги
Куриерска доставка на готови визи е услуга, която днес вероятно предлагат всички визови и консулски центрове. Освен това много компании, стремейки се да осигурят бързина и навременност на получаване на всички документи, необходими за командировка, се обръщат за помощ към специализирани организации, които самостоятелно подготвят всичко необходимо за получаване на виза; отведени до визови и консулски центрове; вземете готовите документи и ги доставете на клиентската организация.