Основни задачи и функции на архива
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Понятието за организационен архив
1.1.1. Документите на Архивния фонд на Руската федерация, класифицирани като държавна собственост, преди да бъдат предадени за постоянно съхранение, временно, в рамките на сроковете, установени от Федералната архивна служба на Русия, се съхраняват в организацията .
В съответствие с Правилника за архивния фонд на Руската федерация (1994), за архивни документи на редица федерални органи и други организации, въз основа на споразумения, сключени от тези органи с Федералната архивна служба, специални условия и процедура за установява се временно и депозитарно съхранение на документи. В този случай централните архиви на организации или секторни фондове се създават като юридическо лице, като в своята дейност те се ръководят от Основните правила за работа на държавните архиви.
1.1.2. За своевременно получаване на архивни документи от структурни подразделения или други източници на придобиване, осигуряване на тяхното отчитане, съхранение, подреждане и използване в съответствие с тези Правила и подготовка за прехвърляне на документи за постоянно съхранение, в организацията се създава архив.
В зависимост от обема на документите, архивът се създава като самостоятелно структурно подразделение на организацията или подразделение като част от услугата за поддръжка на управленска документация (деловодство), което получава и съхранява архивни документи с цел използване.
1.1.3. Организацията предоставя на архива необходимите помещения, оборудване и персонал.
1.1.4. Служителите на организацията носят отговорност за нарушаване на нормите, установени от тези правила.
Видове архиви
1.2.1. В зависимост от компетентността (функциите) на организацията могат да бъдат създадени следните видове архиви:
централният архив на федералния орган или органа на съставния субект на Руската федерация, съхраняващ документи на апарата на властта, документи на организации с пряко подчинение и други организации, включени в списъка с източници на придобиване на архива, одобрен от ръководителя на органа;
централният архив на клона, който съхранява документи на всички организации, определени за определен клон, на всички нива на подчинение и независимо от тяхното териториално местоположение;
консолидиран архив, съхраняващ документи на няколко браншови организации, свързани от система за подчинение или от същия тип по отношение на профила на дейност;
архив на организация, съхраняващ документи само за тази организация и нейните предшественици.
1.2.2. В зависимост от състава на документацията, която ще се съхранява в архива, може да се създаде следното:
архив на управленска документация;
архив на документация на електронен носител.
1.2.3. Архивите, чийто състав на документите се определя от метода на записване на информация и носителя, могат да бъдат създадени като независими звена или като структурни подразделения като част от архива на организацията.