Основни правила за водене на документация и работен процес
Поддръжката на документация в институцията е основната дейност. Целта на работния процес е да осъществява управление на информацията при вземане на управленски решения. Информацията може да бъде различна, може да бъде в имейл съобщения, в документи, получени от друго структурно звено, в заповеди за управление и др. Такава информация може да включва поръчки, инструкции, известия за определени промени в институцията. Информацията, която постъпва в институцията, се обработва, след което се формализира в съответствие с изискванията на стандартите, които могат да бъдат включени в инструкции или разпоредби за документация.
Изобщо документ - това е информация, която се записва на материален носител с подробности, които позволяват да бъде разпозната. Съществува многомерна класификация на документите. Всички документи са разделени на следните потоци от документи:
Входящи документи - това са документите, които идват от висши управленски органи, от подчинени организации, от други отдели, от други организации и, разбира се, от граждани. Такива документи могат да включват заповеди, заповеди, писма, жалби от граждани и други. Входящите документи обикновено се регистрират и записват в дневника на входящите документи.
Изходящи документи - това са документите, които се изпращат от институцията. Такива документи могат да включват заповеди, инструкции към подчинени организации, доклади, например до висши управленски органи, писма и други. Изходящите, както и входящите, се регистрират и записват в дневника на изходящите документи.
Вътрешни документи - това са документите, които не напускат институцията. Такива документи могат да включват заповед, заповед на началник на подчинен, обяснителни бележки, меморандуми и други.
Тази статия разглежда класификацията на документите в зависимост от потока на документите. По-долу ще анализираме разновидностите на всеки от потоците.
Първо ще бъде разгледана следната класификация на входящите документи:
- документи, които не изискват отговор;
- документи, които изискват отговор;
- документи, идващи от подчинени институции и организации;
Сега трябва да анализирате изходящите документи. Класификацията на изходящите документи включва следните компоненти:
- отговори на призивите на гражданите;
- отговори на входящи документи, изпратени от други институции.
Последният поток от документи, който все още не е класифициран, са вътрешни документи. Вътрешните документи включват следните видове:
Според формата на представяне може да се има предвид следната класификация:
- на електронни медии, по-специално писма, изпратени по електронна поща;
- на хартия;
- документи, които се изпращат с електронен цифров подпис. Електронният цифров подпис ви позволява да проверите дали подписът принадлежи на собственика на сертификата на ключа.
По условията на разглеждане и изпълнение документите могат да бъдат класифицирани в следните части:
Регулаторните документи са документи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на определен период.
Нерегулиращите документи са документи, които нямат условия за разглеждане и изпълнение.
Следващата класификация на документите по обхват на изпълнение:
В зависимост от структурата има следните документи:
Според степента на допускане до документи има следните документи:
- документи с печат за ограничаване на достъпа.
В зависимост от произхода има следните документи:
- служебни или официални документи;
Служебни или официални документи са документи, които се съставят от физическо или юридическо лице в определен ред, отразяващ интересите на институцията.
Личните документи са документи, които отразяват интересите на конкретно лице. Наричат се още персонализирани документи.
Следните документи са юридически валидни:
Копие от документи са документи, съдържащи пълна информация за оригиналния документ и неговия вид, но този вид документ няма юридическа сила.
Публикуване на документи - копие на документ, което се прави за копие на въглерод при съставяне на оригиналния документ и което остава в институцията.
Заверени копия - копия, които са правно обвързващи.
Дубликатите са дублирани копия на оригиналния документ, които имат същата правна сила като оригиналния документ.
Извлеченията са част от документ, заверен от длъжностно лице и печат, който посочва документа, от който е издаден.
Под формата на презентация има следните документи:
Индивидуалните документи са документи, които се представят под всякаква форма.
Трафаретни документи - документи, в които структурата и частта от съдържанието са подготвени предварително, а други части се попълват при съставяне.