Основи на PowerPoint Направете презентациите професионални

Секретари и асистенти по целия свят ценят PowerPoint като надеждна и лесна за използване презентационна програма. Професионалните потребители знаят как да използват основите на PowerPoint, за да облекчат ефективно шефа. Когато младите асистенти влизат в контакт с Microsoft PowerPoint за първи път, за да създават професионални презентации на екрана, възникват важни въпроси. На тях трябва да се отговори, ориентирани към фактите. В този случай асистентът ще може да помогне за облекчаване на шефа, като проектира презентация

Дигитализацията промени трайно света на бизнеса и дейностите и процесите в компаниите. Докато преди 30 години фактурите бяха създавани с помощта на пишеща машина и организационните диаграми и графики бяха представени на заинтересованата публика чрез проектор, съвременният софтуер и цифровите устройства вече са част от стандартния репертоар и основите на офиса.

Триумфалният напредък и общото разпространение на компютъра е започнато от Microsoft и IBM, например, през 80-те години.

Докато първите компютърни модели все още бяха скъпи за бизнеса и частните потребители, други компании предлагаха хардуер, който бързо стана масово съвместим. С DOS и Windows започна ерата на операционните системи и софтуера, което помогна на много компании да генерират иновации и конкурентни предимства. Днес компютрите и софтуерът са част от основното оборудване на компаниите и училищата и е невъзможно да си представим частни домакинства без тях.

Компютърът в офиса може да допринесе за ефективността само с целенасочен софтуер. Microsoft бързо разбра този факт и предложи софтуер, който революционизира ежедневните предизвикателства в офиса. Едно от тези софтуерни приложения е Microsoft PowerPoint. PowerPoint е разработен през 1984 г. от компанията Forethought в САЩ и първоначално се нарича Presenter. През 1987 г. се появи програмата за компютри Apple Macintosh.

През същата година Microsoft придоби правата върху компанията Forethought и през 1988 г. изведе на пазара първата версия на Microsoft PowerPoint. Сега се предполага, че повече от 1,2 милиарда души по целия свят използват семейството на програмите Microsoft Office и по този начин също PowerPoint. Това означава, че милиони презентации на PowerPoint се проектират и показват всеки ден.

Ето как Microsoft PowerPoint изгради съдържанието

Microsoft PowerPoint е ориентирана към страници презентационна програма. Това означава, че презентацията може да бъде проектирана и изградена хронологично, страница по страница. Процесът на презентация може да бъде структуриран по този начин. Отделните страници се наричат слайдове.

Презентацията трябва да прилича на вълнуваща история. Водещият се опитва да информира и вдъхнови публиката чрез драматично увеличаване и използване на визуализации.

Това се промени с презентациите през годините

Докато преди години беше обичайно да се показва непрекъснат текст в презентация на PowerPoint, една от основите днес е да се професионализират слайдовете на екранната презентация с графика, анимация или Smartart. Понастоящем дизайнът на фолиа е едно от основните изисквания за помощ. Това се дължи главно на факта, че е обичайно в бизнес живота да се представя компанията или продуктите с презентация.

Слайдшоуто трябва да бъде структурирано по такъв начин, че произнесената дума в презентацията и визуалното представяне да водят до единица. Презентациите на PowerPoint могат да се показват на лаптоп, таблет или смартфон, компютърен екран, телевизори, видеопрожектори (лъч) или широкоформатни видео стени.

Какви възможности и функции предлага PowerPoint

Microsoft PowerPoint предлага безброй възможности и функции за представяне на презентация по уникален начин. Колкото повече секретари в офиса се занимават с основите и възможностите на PowerPoint, толкова по-ефективни и устойчиви презентации могат да бъдат създадени. Курсовете за обучение могат също да помогнат за още по-добро усвояване на индивидуалните спецификации на софтуера и за изграждане на специализирани знания чрез експертни съвети.

PowerPoint впечатлява особено новите потребители със своята проста и разбираема навигация в менюто. В лентата с менюта в горната част на PowerPoint асистенти ще намерят всички функции, с които може да се създаде презентация. Следните елементи от менюто и техните спецификации са от съществено значение за създаването на висококачествени презентации.

Елемент от менюто

Описание на функцията

Под „Файл“ потребителите на PowerPoint ще намерят всички основни опции за запазване, отпечатване, споделяне с други хора в Office или експортиране на създадена от тях презентация. Също така е целесъобразно асистентът да защити презентация, направена за шефа. Със защита на филма чрез присвояване на парола неоторизирани лица не могат да правят промени в презентацията.

След избиране на шаблон или при стартиране на нова презентация се задава предварително „Старт“. Под Старт може да се създаде и проектира първият слайд и да се добавят допълнителни слайдове. Могат да се вмъкват текстови елементи, както и форми, шрифтове или цветове. Интересна е възможността асистенти да диктуват текстове директно с микрофон.

Елементът от менюто „Вмъкване“ е особено интересен за асистента, когато в слайд се вмъкват външни графики, обекти, диаграми или филмови последователности. С елемента от менюто "Вмъкване" е възможно да проектирате горните и долните колонтитули или да вмъкнете художествени текстове с WordArt. Всеки, който има малко опит в вграждането на обекти като асистент, може да изпробва това в PowerPoint на спокойствие. Всяка промяна може да бъде отменена с просто щракване на бутон.

В елемента от менюто Чернова асистентът може лесно да регулира дизайна на слайда. Въз основа на шаблона е възможно да изберете различни спецификации на фолиа. Те имат например поразителна цветова схема, различен дизайн или могат да бъдат променени по отношение на цветове, шрифтове, фонове или ефекти.

Елементите от менюто "Преходи и анимации" са необходими за професионално проектиране на слайд преходите. Ефектите между два слайда могат да създадат интерес или напрежение у публиката. Този ефект може да се засили, ако звуковите файлове са прецизно интегрирани, за да предадат още по-устойчиво съобщение или информация за продукта. Показано е, че визуализациите и звуците в презентациите подобряват задържането на слушателите и зрителите.

Секретарите обикновено създават презентации за своя мениджър. Този елемент от менюто може да бъде избран, за да можете да разберете по всяко време при проектирането на презентацията на PowerPoint как слайдовете се показват като слайдшоу. С едно щракване екранът за въвеждане се трансформира в екран за презентация. Този елемент от менюто е особено важен за секретаря, когато към презентацията са добавени анимации. Те могат да бъдат проверени за ефективност и дизайн в елемента на менюто за презентация на екрана.

Секретарите, които използват Microsoft Office 365 в офиса, са запознати с функциите за коментари на Word или Excel. PowerPoint също така предлага възможност на надзорните органи да оценят и коригират създадената презентация. С функцията за коментар слайдшоуто може да бъде професионализирано и адаптирано към изискванията на мениджъра.

В същото време менюто "Проверка" предлага проверка на правописа и проверка, за да се определи дали презентацията е създадена съгласно критерии без бариери. Когато изпращате презентацията по имейл, трябва да се гарантира, че хората с увреждания могат да отварят и преглеждат файла на PowerPoint без проблеми.

Елементът от менюто „Преглед“ улеснява секретарите да гледат презентация в режим на контур, в режим на печат или в режим на четене. Главният слайд, който се съдържа в менюто, също е важен. С този интегриран инструмент шрифтовете, оформлението на слайдовете или цветовете могат да се променят автоматично във всички слайдове.

В менюто „Помощ” секретарите могат да намерят обширен интерактивен справочен сборник. В същото време може да се изпрати обратна връзка до Microsoft или да се видят новини, след като приложението бъде актуализирано.

Функцията за търсене е от съществено значение за неопитни потребители на Microsoft PowerPoint. Използвайки прости ключови думи, секретарите могат да намерят важни елементи от менюто без специални познания. Поради тази причина елементът от менюто „Търсене“ е една от най-важните области на Microsoft PowerPoint. Функцията за търсене показва всички възможности за индивидуално проектиране на презентацията.

Отпечатайте слайдове на PowerPoint

Искате ли да отпечатате слайдовете на PowerPoint във формат A3? Трябва да обърнете внимание на тези настройки.

Ефект на запълване, градиент: Powerpoint стана умен!

Powerpoint продължава да учи. Той третира множество групирани елементи като един обект. Знаете това, разбира се, например когато използвате анимация. Но сега това поведение също поддържа форматиране. Вече не трябва да проектирате всеки елемент ръчно - това спестява ценно време.

Да предположим, че ви трябват няколко стрелки подред или блокови стрелки, за да визуализирате процес. За това сте избрали "Нарезана стрелка с посока" от автоматичните фигури, дублирани, подредени и след това групирани съответно.

Обектът вече е избран и можете да щракнете, за да изведете раздела Инструменти за рисуване на преден план.
В групата „Видове фигури“ изберете „Ефект на запълване“, „Градиент“.
Намерете подходящ градиент.

Прегледът вече ви показва, че PowerPoint не прилага дизайна към отделната стрелка, а към всички тях като група. Например, най-лявата стрелка става по-светла, а останалите са оцветени по-тъмно.

Извикайте блокова стрелка от обикновена стрелка

Ако искате да направите една-единствена стрелка да се откроява повече, форматирайте я в блокова стрелка. За да направите това, щракнете върху желаната стрелка. Появяват се ъглови точки, с които можете да увеличите стрелката. Това създава блокова стрелка.

Кои компоненти правят целенасочена презентация

Професионалната презентация обикновено впечатлява с комбинация от привлекателен дизайн и интересни и насочени към целта факти. Когато проектира презентацията, секретарят трябва да отдава голямо значение на структурирането на всички данни и информация по смислен начин. Процесът на презентацията трябва да бъде фокус на всяко слайдшоу. Успешните водещи компетентно насочват публиката през презентацията. От решаващо значение е презентаторът да е във фокуса на публиката по всяко време, а не презентацията на PowerPoint. Това е средството за постигане на целта да се подчертае казаното или да се увеличи задържането на аудиторията чрез визуализации.

Съвети, интернет форуми или специални семинари на PowerPoint предоставят на служителите в секретариата поразителна информация за това как презентациите на екрана могат да бъдат проектирани по целеви и интересен начин. Слайд оформление, което не отклонява вниманието от презентацията, а шрифтовете, цветовете и формите, които се вписват добре в цялостната картина, изглеждат компетентни. Същевременно съдържанието на слайда трябва да съответства на водещия и неговия/нейния стил на презентация. Това включва формулировката, реда на изреченията и риторичните стилистични средства.

Особено когато секретарят проектира слайдшоу от името на своя мениджър, тя трябва да гарантира, че е запозната с предмета и целите на своя шеф. Поради тази причина има смисъл асистентът да се справи подробно със спецификациите на шефа преди зачеването. При предварителна среща пътят към целта на презентацията и общият дизайн на слайдовете трябва да бъдат координирани по отношение на цвета, текстовете на слайдовете и преходите на слайдовете. Емпатията, чувството за привлекателен дизайн и професионалното представяне на факти и информация са основните градивни елементи на всяко успешно представяне.

Как визуализацията изяснява и засилва съдържанието на презентацията

След целенасочена подготовка и дизайн на отделните слайдове, визуализациите могат да бъдат полезни, за да направят презентацията преживяване за публиката. Това е от съществено значение, ако презентацията на екран има за цел да стимулира купуването или да насърчи публиката да действа. Визуализациите изясняват и подсилват словесните твърдения. Правилните форми, картини или графики оживяват фактите и им дават ясна и разбираема употреба.

Използването на визуализации и подходящи анимации и графики също предотвратява скуката на публиката. Ефектът, че презентацията става скучна след няколко минути, е познат на почти всеки служител, който лично е преживял презентации. Скитащите мисли или умората са резултат от презентация на екрана без визуализации и акценти в съдържанието. По тази причина в презентацията на екрана трябва да се интегрират подходящи изображения и графики, за да се привлече вниманието.

Как водещият може да направи слайдшоуто оживено

Целенасочената подготовка на съдържанието, прецизният дизайн на слайдовете и визуализациите са важни и решаващи моменти за оживена презентация. С течение на времето секретарката се научава да използва ефективно основите на PowerPoint и да създава презентации, които вдъхновяват. Допълнителните знания и съвети също могат да направят презентацията по-ценна и да подчертаят важни твърдения.

Освен своя дизайн, презентацията на екрана живее и от начина, по който го представя. Ако презентацията на PowerPoint и лекцията са координирани, водещият изглежда автентичен. Неговата информация особено впечатлява публиката, когато се представя по начин, ориентиран към изгода. За да постигне това, секретарят може да се съсредоточи върху следните въпроси в подготовка:

Кои факти и информация са интересни за публиката?
Какви нужди или нужди на слушателя трябва да бъдат удовлетворени?
Каква добавена стойност предоставя презентацията на екрана за аудиторията?
Как могат да се използват разумно картини, обекти, диаграми или графики?
Какво количество слайдове е подходящо да се хареса и вдъхнови публиката?

Водещият също отбелязва с:

реторика,
Откритост, както и съчувствие и
използва разумно гласа и езика на тялото си,

публиката се чувства адресирана лично. Интересът и задържането на публиката по този начин се увеличават устойчиво.

Резюме: какво е от съществено значение в презентацията

Добре подготвената и креативно убедителна презентация е безполезна, ако се изнася без стил, скучно и без използване на езика на тялото. И обратно, оживената презентация на реторично умел оратор изглежда непрофесионална, ако оформлението на слайда е изправено и без въображение и се извежда предимно с правописни грешки. Взаимодействието на:

Качеството на информацията и фактите и едно
професионално и перфектно проектирано слайд оформление

вдъхновява публиката и има автентичен и информативен ефект върху нея.