Официална бизнес среща - Етика и етикет на държавната и общинската служба

Ефективността на официалните бизнес срещи до голяма степен се осигурява от стриктно спазване на правилата и изискванията на етикета, установени за тази ситуация и внимателна подготовка за такива събития.

Когато се подготвят за предстояща бизнес среща, организаторите трябва:

  • - определят нейната цел;
  • - подгответе списък с въпроси за обсъждане и, ако е възможно, го изпратете на участниците в срещата;
  • - да избере и проучи необходимите материали и документи по тези въпроси;
  • - ограничете списъка на участниците в срещата само до онези хора, от които наистина зависи успехът в постигането на поставената цел;
  • - да прогнозира позициите на страните, възможния ход на срещата и резултатите от нея;
  • - задайте ясни времеви рамки за срещата;
  • - подгответе мястото.

Поканените на бизнес среща трябва незабавно да отговорят на поканата или да предложат друг кандидат да участва в нея, ако това изглежда по-подходящо.

Етикетът на официална бизнес среща е набор от правила, регулиращи поведението на страните в процедурите за поздравяване, представяне, обръщане, общуване, размяна на визитки, сбогом, изразяване на благодарност за гостоприемството и успешната среща.

Собственикът на офиса поздравява гостите по средата до вратата. Неговият заместник може да застане отдясно, а преводач отляво, ако гостите са чужденци. Гостите влизат в същия ред, с ръководител на групата половин крачка напред. Устният преводач на езика на гостите представя членовете на групата на гостите, гост-преводачът превежда и представя домакините.

След поздравите организаторът на срещата кани гостите на конферентната маса и ги кани да заемат местата си към прозореца, към светлината. Това се счита за учтиво. Гостите обаче не трябва да седят пред прозорците с изглед към слънчевата страна: това може да се счита за знак на неуважение.

Лидерите на партиите по срещата по правило се поставят един срещу друг, вдясно от всеки са техните заместници, вляво са преводачи. Останалите участници в срещата са разположени на случаен принцип.