Компетентно предлагайте и уреждайте срещи - вкл

Осъществяването на срещи е една от най-често срещаните рутинни задачи на секретарите и асистентите. За да предложите успешно и да уредите срещи, трябва да имате предвид няколко основни момента. Формулировките се различават в зависимост от повода и спешността на назначението. За да се избегнат недоразумения, комуникацията също трябва да бъде ясна и ясна.

Сигнали за корпоративната култура: модерна? Традиционен? Небрежен и неформален? Официално и достойно?
Сигнали за връзка: приятелско отношение, уважение, услужливост, доверие и т.н.
Стил на работа: неусложнен? Гъвкав? Труден? Строго според правилата?

Изкуството на ежедневните имейли, предлагащи срещи, се състои в това да даде на получателя добро усещане и в същото време да постигне действителната цел да получи бърз и ясен отговор.

Тези 3 елемента трябва да бъдат включени във вашия имейл за среща

Повод или загриженост
Алтернативи за назначаване
Призив за действие

Изброяването на алтернативни дати е най-лесната част от кореспонденцията. Другите два основни елемента са по-взискателни. Прочетете най-важното тук.

Предложете среща по имейл: Тези случаи съществуват

Предложените дати са за срещи, които са много различни Цели мога да имам:

презентации
Запознайте се с посещения
Съвет: консултация или среща за обслужване
Преговори или услуга

В писмото, в което се предлага среща, трябва ясно да се посочи целта или загрижеността на срещата. По-голямата част от времето също има смисъл да се включат няколко (няколко) подробности в писмото:

Тема на презентацията
Цел на преговорите
Идеи за процеса на уводното посещение.

С тези шаблони можете да организирате срещи бързо и компетентно:

Освободете Примерни шаблони „Записвайте срещи и предлагайте среща“ изтеглете като PDF.
5 примера за срещи и предложения.
Текстови модули за срещи и предложения с клиенти, доставчици и след посещение на панаир.

Пример за формулиране, за да предложи първа среща

Ако искате да запишете първоначална среща в писмена форма, можете да използвате две опции.

Попитайте учтиво за среща, без да посочвате час

Кой ден и коя дата биха ви подхождали най-добре?
Предпочитайте определен ден или дата?

Пример в текстов формат

Уважаема г-жо Мустерман,

Преди няколко дни ви направихме оферта за продукта. изпрати.

Ще се радваме да поговорим с вас относно възможни договорни споразумения. Ще се радваме да уговорим среща с вас.

Кой ден и дата ще ви подхождат най-добре?
Предпочитайте определен ден или дата?

С най-добри пожелания

Попитайте учтиво за среща с време

Би ли било възможно за вас на 28 октомври 2020 г. в 9,30 ч.?
Можете да планирате на 28.10.2020 г. в 9:30 ч. Сутринта?

Пример в текстов формат

Уважаеми господин Мустерман,

Преди няколко дни ви направихме оферта за продукта. изпрати.

Би ли било възможно за вас на 28 октомври 2020 г. в 9,30 ч.?
Бихте ли могли да планирате на 28 октомври 2020 г. в 9,30 ч.?

С най-добри пожелания

Искане за среща: типичните случаи

Представяне на продажбите като продължение след посещение на панаир
Оплакване от доставчик
Дискусия на отворени въпроси за даден проект
Преговаряне/предоговаряне на условия

В такива случаи трябва да се внимава. Имейлът не трябва да се "маскира" само като предложение за среща, а трябва да отчита ситуацията.

"Истинска" среща:Предложени срещи - среща с Mr.
Иск:Изисква се спешна среща (= всъщност поръчка.)
Последващо посещение:Искате ли среща? или: предложение за среща за запознаване

Текстът на имейлите трябва да описва накратко причината за писмото или целта на посещението.

3 съвета за предлагане и записване на срещи

Искате да зададете датата възможно най-скоро. Ето защо искате получателят да реагира бързо на предложената ви среща. Как се прави това, без да се надувате на получателя?

Направете кристално ясно изявление Моля. Кажете направо и директно какво искате от получателя: Искане за предложение за среща или избор на среща, потвърждение за среща и т.н.
„Моля, уведомете ме коя дата ви подхожда.“
Ако наистина сте притиснати от времето, учтиво, но твърдо споделете своето Краен срок С.
„Бихте ли могли да ми съобщите желаната среща до утре вечер?“
Приоритет при отговора, не слагайте обещанието за среща. Потвърждението на срещата е важно, но е по-важно да можете бързо да зададете срещата. Ако предложените дати не са подходящи, получателят трябва да направи насрещни предложения. Важно е той да реагира своевременно.
„Моля, уведомете ме до утре вечерта дали можете да зададете един от тези срещи. Ако не, очаквам вашите предложения за алтернативни срещи. "

Формулирайте предложение за среща: Към формуляра

Дали ще включите предложените дати в текущия текст или ще ги изброите, е въпрос на вкус. За повечето получатели е по-удобно да прочетат ясно посочените предложения за срещи. Понякога се случва информацията в текста да се пропуска.

Ако изпратите повече от две предложени дати, запишете ги в ясен списък и непосредствено под очакваната продължителност. Тогава цялата необходима информация е на едно място и може да бъде прочетена от получателя с един поглед.

Защото понякога такива имейли се разпечатват и представят на шефа или се прехвърлят на отделен имейл за шефа. И в двата случая е практично, ако цялата информация, от която се нуждае шефът, е явно на едно място и не трябва да бъде „избирана“ от текста.

Формулирайте предложение за среща: проба

Не така

По-добре по този начин

Бихме искали да попитаме дали ни давате възможност да ви представим нашата компания.

Бихме искали да ви се представим - нашата компания, нашите силни страни, нашата гама от услуги.

Класическото "с настоящото" е табу за съвременната кореспонденция. Защото ако не "с това", какво друго?

Умна и необичайна алтернатива на обичайната монотонност.

Връщаме се при вашето посещение на нашия щанд и бихме искали да ви предложим презентация на нашата компания във вашия дом.

По време на разговора ни в Anuga останахме с впечатлението, че бихте искали да научите повече за нас и нашите продукти. Ще се радваме да дойдем при вас и да ви убедим в нашите продукти и нашата надеждност.

Много индиректен и формален подход. Получателят ще бъде трудно да се обърне към тях.

Това е формулирано по самоуверен и съвременен начин. Смейте да бъдете директни.

Господин Майер ме помоли да си уговоря среща с вас.

Питър Майер ме помоли да си уговоря среща с вас. Или: Питър Майер би искал да се запознаем.

Писането на „Herr“ вместо първото име изглежда далечно и също не е актуално. „Възложено“ звучи твърде много като получаване на поръчки.

Споменаването на първото име прави изречението по-приятно, а „попитан“ асистентът изглежда по-равен.

Предложени дати на английски и други езици

Ако си кореспондирате с други държави, тук също трябва да се уговорят срещи, било то за телефонна конференция или среща на място. Ние обобщихме най-често срещаните езици и преводи за вас.

език

превод

Предложение за дата/предложение за среща

5 често срещани грешки при извършване на алтернативни срещи

Алтернативите на назначаването трябва ясно и безпогрешно да бъдат съобщени. Избягвайте следните клопки:

Забравена среща - Как да поискате среща

Също така е възможно ангажиментите да изчезнат от цифровите календари поради техническа грешка.

По-нататък представяме два начина на учтиво искане на среща, която сте забравили.

Как да поискате съществуваща среща

Уважаеми господин Мустерман,

имахме технически проблем във фирмата. За съжаление вече не всички срещи се записват цифрово.

Бихте ли били така любезни да ни изпратите уговорката, защото се разбрахме?

Благодаря ти много

С най-добри пожелания

Ето как го формулирате, ако сте забравили уговорката

Уважаема госпожо Мустерман,

За мой срам забравих да запиша уговорката след телефонното ни обаждане.

Бихте ли били така любезни да ми изпратите това по имейл?

Благодаря ти много.

С най-добри пожелания

Заключение: Концентрирайте се върху най-важното при уговаряне на среща

Ако трябва да направите бизнес срещи за служители или надзорници, трябва да се придържате към трите основни елемента на графика: Посочете повода и очакваната дата, предложите алтернативни срещи, ако е необходимо и не забравяйте да приключите поканата с призив за действие. Доброто управление на терминали е флагманът на компанията.

В ерата на дигиталната комуникация срещите и предложенията бързо се губят. Концентрирайте се върху най-важното в електронната си поща и преминете към въпроса със „темата“. Въпреки че уговарянето на срещи е една от стандартните ви рутинни задачи като секретар и асистент, никога не бива да губите индивидуалността си. Адаптирайте стила си на писане към връзката си с получателя.

Тази статия съдържа идеи за формулиране от Клаудия Марбах.

ЧЗВ: Как да организираме срещи компетентно и професионално

На какво трябва да обърна внимание при уговаряне на среща?

Когато уговаряте среща, ясно посочете мястото и часа на срещата. Посочете точната дата и ден от седмицата и часа. В някои случаи продължителността на срещата също е от значение.

Кой носител трябва да избера, за да си уговоря среща?

Няма еднозначен отговор на въпроса кога да напишете имейл или писмо. Когато се свържете с кандидат, е добра идея да решите какъв носител е бил обработен преди това. Ако поканите бизнес партньор на търговския панаир, обаче писмото изглежда по-сериозно.

Мога ли да запиша час по телефона?

Ако е спешно, е добре да си уговорите час по телефона.

Как да постъпя, ако искам да си уговоря среща възможно най-скоро?

Кажете им учтиво, но твърдо, че сте притиснати от времето. Ясно си кажете, че трябва да знаете коя дата е подходяща. Ясно посочете, че бързият отговор е важен за вас.

Как да избегна грешки при уговаряне на срещи?

Добавете деня от седмицата, когато споменавате датата при уговаряне на среща. Ще бъде забелязано по-бързо, ако например сгрешите след месец или кореспондентът греши. Грешка при уговарянето на среща ще бъде открита по-бързо с „сряда, 18 март“, отколкото ако сте уговорили среща само до Март ”говорят.