Как ще поставим столовете, интернет вестник HoReCa
При привличането на клиенти за подобни събития всеки хотел изхожда от своите възможности - броят на стаите, броят и капацитетът на заседателните зали, наличието на необходимите спомагателни съоръжения, капацитетът на ресторантския комплекс. И тук трябва трезво да прецените способността си да задоволите исканията на организаторите на различни събития, за да натоварите оптимално съществуващите помещения, като същевременно осигурите комфортни условия на работа за всички участници.
За да изпълните последната задача, трябва да се придържате към определени стандарти, разработени от професионалисти в конгресния бизнес.
Необходимо е да се разбере, че е невъзможно да се проведе конференция само с една, макар и най-удобната и технически оборудвана зала, тъй като тя ще изисква редица други помещения.
Като пример нека определим необходимостта от помещения за провеждане на научна конференция, в която участват 300 души. Първо, за провеждане на пленарни сесии, както и откриване, закриване, награждаване и т.н. имате нужда от стая, която да побере всички участници, т.е. в случая за 300 места. Да предположим, че конференцията предвижда работата на 3 секции. Това означава, че ще са необходими още 3 по-малки стаи. Съгласно съществуващите разпоредби общият им капацитет трябва да бъде най-малко 80% от капацитета на пленарната зала. Ако секциите имат приблизително равен брой участници, тогава за тяхната работа е необходимо да се осигурят 3 зали с по 80 места. В същото време, за да се осигури достатъчен изглед на демонстрационния екран, височината на тавана не трябва да бъде по-малка от 3,6 m.
Има няколко често срещани вида мебели и оборудване в заседателните зали. Най-икономично е "театралното" място за сядане - столовете са поставени на редове, обърнати към високоговорителя. Необходимата площ на залата се определя въз основа на броя на хората, които искат да бъдат настанени в нея.
Друга често срещана подредба е разположението за сядане в класната стая, където участниците седят на маси в редове. Тук стандартът е много по-висок. Още повече място е необходимо за „кръгла маса“, често заменена от „квадрат“, а най-неикономичното от гледна точка на заеманото пространство е така нареченото „място за почивка“. Съществува и стандарт за „банкетни“ места за сядане на кръгли маси. За да определите бързо и точно коя стая е необходима за настаняване на определен брой хора, можете да използвате тази таблица.
В допълнение към заседателните зали, за да се осигури успешната работа на конференцията, са необходими редица помощни зали - за регистрация на участници, работата на организационния комитет и неговите услуги, поставяне на изложбата, придружаваща конференцията и т.н.
Препоръчително е да се определят размерите на необходимите помощни помещения, както следва:
• площта на помещенията за регистрация на участници се изчислява в размер на 0,7 кв. m за всеки участник. В този случай размерът му ще бъде 210 кв. m (0,7x300);
• поне 5 офиса, всеки с площ от поне 10 кв. m за настаняване на организационния комитет, секретариата, програмния комитет, пресслужбата и др. Ако конференцията предвижда симултанен превод, е необходимо да се осигури стая за почивка на симултантен преводач, разположена недалеч от кабините за симултанен превод;