Как да подведем управлението на търговска верига или защо инвентаризацията трябва да е независима - Склад
Рублата пада, цените растат, а едни и същи хора работят в магазини и аптеки, идват едни и същи клиенти. Как да намалим разходите? Как да намалим отпадъците и да избегнем недостига? Олга Кузнецова, основател и главен изпълнителен директор на ORRLA, говори за независим опис, неговите предимства и рискове от самостоятелно провеждане на опис.
Инвентаризацията е един от основните методи за финансов контрол, който включва преизчисляване на стоки (или друго имущество на компанията) и съгласуване на резултатите от това преизчисляване със счетоводни данни. Инвентаризацията обикновено се извършва от служителите на предприятието, но практиката показва, че подобно решение далеч не е най-ефективно. Първо, финансово отговорните служители, както и служителите, които имат достъп до счетоводни данни за салда на материални запаси, не трябва да участват в инвентаризацията. На второ място, не всяка компания може да осигури необходимото ниво на технология и броя на служителите. Например, можем да обработим 2,5 милиона единици за един уикенд! Колко щатни служители и колко смени ще се справят с такъв обем? Трето, инвентаризацията трябва да е неочаквана. Освен това всичко трябва да се прави с едно движение, без да се разделя процесът на части. Това е едно от най-важните условия, ако то е изпълнено, инспекторите виждат гарантирано реално, истинско състояние на нещата в предприятието.
По силата на работата си познавам вътрешната статистика на много търговски вериги. Според тях дори в тези магазини, където счетоводството се води без нарушения, грешката може да достигне 10-15%. Нека да обясня този факт, като използвам примера на инвентар на магазин за домакински уреди, в който кутии със стоки се броят, без да се отварят. В такива случаи самият продукт може вече да не е в магазина (ако е бил взет от служител или продаден без опаковка). В този случай празните опаковки ще бъдат отчетени и стоките ще продължат да бъдат изброявани в баланса.
Едно от основните предимства на независимата инвентаризация е, че тя минимизира рисковете, свързани с умишленото изкривяване на резултатите от инвентаризацията. Така че, ако изчисляването на салда на материални запаси се извършва от служители на аптека или магазин, е много вероятно резултатите от преизчислението да бъдат "коригирани" към счетоводния баланс. Често възникват ситуации, когато предприятието не разкрива недостиг, но има недостиг на стоки или пари. В такива случаи можем да говорим за недобросъвестността на служителите.
По какви начини резултатите от инвентаризацията могат да бъдат изкривени?
Всяка инвентаризация пряко засяга интересите на финансово отговорните служители. За да се скрият съществуващите недостатъци, те могат да изкривят резултатите от инвентаризацията по такъв начин, че да избегнат финансовите последици от одита.
Всяка хижа, както се казва, има свои дрънкалки. Ще дам примери за измама от практиката.
Замяна на баркодове Често срещан метод за измама. Асистентът по продажбите на марковия магазин за дрехи наистина хареса скъпото кожено яке, продавано там. Той се прибира в него и прикрепва баркода към чорапите си или евтина риза, която честно се плаща от мошеника и се отписва. По време на инвентаризацията не възникват въпроси, тъй като баркодът от по-скъпия артикул се сканира така, сякаш все още е на склад. Проверяваме баркодовете на стоките, така че такова несъответствие веднага ще бъде открито.