Как да намерим добри виртуални асистенти и какво струват
Ако имате повече работа, отколкото броят на деня, логичното следствие е: аутсорсинг. Виртуалните асистенти могат да ви освободят от много ежедневни задачи. Трябваше да разбера, че възлагането на външни изпълнители на VA не е панацея. В този пост за гости Вера Рутковски обяснява какво можете да възложите на външни изпълнители, как го правите и къде можете да намерите виртуални асистенти.
Ако наистина искате да бъдете предприемачески, тогава не винаги можете да изпълнявате всичките си ежедневни задачи сами. Като предприемач трябва да работите върху стратегията и визията, но не да сте на 100% заети във вашата компания.
Въпреки че това ми стана ясно сравнително бързо след стартирането на собствен бизнес, винаги ми беше трудно да възлагам задачи на външни изпълнители. В крайна сметка никой не прави нещата по начина, по който бих го направил аз. Освен това за мен винаги е било голямо предизвикателство да документирам и съобщя толкова добре логичните за мен стъпки на работа, че виртуален асистент може да ги изпълни вместо мен.
Но въпреки всички предизвикателства, няма как да го заобиколим, ако искаме да се развиваме с нашия бизнес. Едно от най-важните ми научения беше, че получавам точно това качество, за което плащам. Не мога да очаквам много самодвижение и креативност от VA, който плащам 10 евро на час. Ако платя 25+ евро, тогава наистина мога да получа „дясна ръка“, която ми отнема голям натиск.
Никой не знае това по-добре от Вера, която работи като виртуален асистент от няколко години и използва Fernarbeit.net, за да насочва немски VA към клиенти. В този пост за гости тя пише за това какво представлява аутсорсингът и къде да намерите идеалния си VA.
И така, завеса за Вера ...
Концепцията за виртуалния асистент не е толкова широко разпространена в Германия, колкото в други страни. Виртуалните асистенти са особено добре известни в САЩ. Но след като прочетоха „4-часова работна седмица“ на Тим Ферис най-късно, много германски предприемачи излизат с идеята да бъдат подкрепени от виртуален асистент.
- Но какви задачи може да прави виртуален асистент?
- Къде мога да намеря подходящ асистент?
- Как да започна съвместната работа?
- И какво ще ми струва цялата работа?
Много предприемачи се оставят да бъдат възпирани от неяснота да преследват идеята или да започнат експеримента без следа и след това не са доволни от резултата. Допълнителните усилия в началото си заслужават. Защото, ако се научите да предавате задачи, печелите повече време и енергия за вашата компания.
Какво може да направи виртуалният асистент за мен?
Какво точно прави виртуалният асистент и кои задачи са подходящи за започване на сътрудничеството?
Като независими предприемачи, виртуалните асистенти основно изпълняват административни задачи за своите клиенти. В зависимост от професионалния опит и квалификация, спектърът варира от прости изследвания и текстообработка до управление на проекти, поддръжка на канали за социални медии и много други.
Един добър виртуален асистент може да се превърне във вашата дясна ръка заедно с вас и по този начин да поддържа гърба ви свободен в много области.
Но да започнем от малко!
Предаването на задачи на виртуални асистенти не е просто нещо за големите предприемачи - напротив: този тип поддръжка е идеална, особено за самостоятелни предприемачи и стартиращи фирми.
Дори ако имате само няколко часа седмично или дори месец, които да дадете в началото - това ще ви даде повече време AT твоя работа IN да работи във вашия бизнес.
Също така ще научите стъпка по стъпка как правилно да възлагате на външни изпълнители и да работите с външни фрийлансъри. Перфектната подготовка за момента, когато вече не работи без подкрепа.
Типични задачи за започване са:
- Изследване, изготвяне на презентации и стенограми
- Резервации за пътуване, хотелски резервации и координация на срещи
- Добавяне на публикации в блога към уебсайта
- Отговаряне на повтарящи се запитвания на клиенти
Все още нямате представа коя задача бихте могли да предадете? Няма проблем. Не бързайте и направете следното.
През цялата работна седмица записвайте какви задачи вършите. В края на седмицата разделяте този списък със задачи на:
- Задачи, които с удоволствие правите и които се справяте добре
- Задачи, които не обичате да изпълнявате
- Задачи, които не се справяте добре
- Задачи, които смятате, че не трябва да изпълнявате
След това от последните три категории избирате задачи, които лесно могат да бъдат изпълнени онлайн и от някой друг.
Документацията идва преди възлагането на външни изпълнители
Намерили ли сте една или повече задачи, които искате да възложите на външни изпълнители? Отлично! Направена е първата стъпка към работа с виртуален асистент. Но внимавайте! Не бягайте и наемете асистент веднага. Чудите се защо Съвсем просто: качеството на услугата, която получавате, зависи много от качеството на вашата информация.
Документирайте задачата възможно най-добре. Използвайте текстови документи, инструменти за управление на проекти като Trello или направете видео за по-сложни задачи, в които обяснявате процесите.
Уверете се, че асистентът разполага с цялата необходима информация и, ако е необходимо, достъп (уебсайт, документи), преди да започнете задачата. За уебсайтове и документи можете също да зададете ограничен достъп в началото и да ги блокирате отново, ако е необходимо.
Разбира се, първо трябва да се изгради доверието в асистента и в подаването на задачи. Но трябва да сте готови да направите известен „скок на вярата“, тъй като вашият асистент не може да ви подкрепи без вникване във вашия бизнес. Но с течение на времето, както и при другите служители, доверието расте. Можете също така да подпишете споразумение за поверителност.
Къде мога да намеря виртуални асистенти
В англоговорящата зона в момента е много по-лесно да се намерят добри виртуални асистенти, отколкото в немскоговорящата зона. По-специално във Филипините има много добри работници, които се справят чудесно с изключително ниски почасови заплати. В зависимост от разглежданата задача това може да бъде опция.
Ако обаче търсите немскоговорящ асистент, който да се съсредоточи върху вашите проекти, да формулира добри имейли и текстове и да расте заедно с вас, тогава трябва да търсите другаде. Имате следните опции:
1. Публикувайте проекта си на сайт на свободна практика като Upwork, machdudas.de и др.
Тук има и няколко виртуални асистенти. Можете да прочетете техните отзиви и да използвате сигурността на платежната система. Определено се препоръчва за индивидуални проекти - ако търсите някого, с когото да работите дългосрочно, може да е по-трудно. Често фрийлансърите вече не докладват на порталите след няколко задания. Освен това винаги има такса за портала.
2. Виртуални асистентски агенции
Принципът е подобен за всички тях: Резервирате пакет от уроци, описвате задачата си и сте назначен асистент. Голямото предимство е, че задачата обикновено се възлага много бързо и следователно вашият проект се изпълнява бързо.
Недостатъците: Не можете наистина да изберете кой асистент да получите, поне първоначално, така че има малко късмет. Освен това асистенти работят предимно за агенцията. Ако спрат там, бързо ще се отървете от трудолюбивия си асистент и ще трябва да започнете отначало.
3. Директен контакт с виртуални асистенти
Особено ако търсите дългосрочно сътрудничество, има смисъл да изберете лично асистента и да ги оставите да работят директно за вас. По този начин имате по-голямо влияние върху мотивацията и лоялността. Попитайте приятели за препоръки или да ви изпращат приложения от виртуални асистенти. Можете да публикувате заявлението си на борси за работа като Fernarbeit.net и след това ще получавате приложения от виртуални асистенти.
Проверете входящите заявления и отделете време за лично интервю. Когато химията е правилна, съвместната работа е много по-забавна. Всички виртуални асистенти във Fernarbeit.net са носители на немски език и могат да имат много добра квалификация. Резюмето на асистенти може да се види на сайта.
Цената зависи от това кой път сте избрали и кои задачи трябва да предадете. Можете също така да се ориентирате към агенциите, където почасовите ставки обикновено започват от около 20 евро/час. В зависимост от задачата месечните фиксирани ставки също могат да имат смисъл за вас.
Няма да намерите добре квалифициран немскоезичен виртуален асистент на цените във Филипините. Не забравяйте, че виртуалният асистент също е специалист в своята област и в най-добрия случай, вашият гръб е постоянно свободен.
Асистентът, който например се грижи за вашата кореспонденция и организация на клиентите за няколко часа на ден и поддържа каналите ви в социалните мрежи, трябва да си струва инвестицията.
Съвети за започване
Отделете време, за да се запознаете със ситуацията и да бъдете на разположение, за да отговорите на всякакви въпроси. Дори виртуалният асистент е само човек - отделете време да говорите през Skype и да опознаете малко човека. Дайте обратна връзка за задачите и сами да получите обратна връзка - по този начин можете да оптимизирате вашето сътрудничество заедно и да се надяваме да го оформите в дългосрочен план.
Виртуалните асистенти често са висококвалифицирани и имат голям опит в различни области. Една от причините тази работа също да е толкова забавна. Дори ако вашият асистент не е свършил задача, струва си да инвестирате в обучението им. Повечето асистенти бързо намират път към нови начини на работа и програми и се забавляват да учат нови неща. За мен работата като виртуален асистент е една от най-разнообразните работни места, които съществуват - и с предимството, че мога да я правя навсякъде.
За автора:
Вера Рутковски работи като виртуален асистент от 2014 г. Преди да започне собствен бизнес като VA, тя е работила в маркетингови и PR агенции. За да позволи на другите да работят като VA, независимо от местоположението им и да направи VA по-известни в Германия, тя управлява портала Fernarbeit.net и споделя знанията си в своя онлайн курс за виртуални асистенти.
Желайте да живеете според вашите правила?
Редовно изпращам събуждания и импулси за любителите на свободата. Ако искате повече от живота, въведете имейл адреса си и опитайте.