Как да комуникираме ясно и точно по имейл, за да увеличим ефективността
за автора
Хей! Управление и управление на проекти, което ви включва ?
Аз също ! Така че ще се разбираме добре!:)
Изпращането на имейли е добро. Изпращането им на точния човек, в точното време, по правилната причина и избягване на получателя да интерпретира съобщението е по-добре.
Имейли, всички получаваме твърде много! Има и интересни алтернативи, като Microsoft Teams или Slack. Именно това кара някои експерти да казват, че имейлът е обречен да умре.
Те го казват от 20 години и от 20 години имейлът продължава.
Тъй като е лесно да изпратите имейл, ние щракваме върху New, ние въвеждаме нашия текст, ние кликваме върху Send и чукаме! той пристига в пощенската кутия на получателя.
Предполагам, че имейлите все още ще имат ярки дни напред.
Да, но ето ви. Ние не изпращаме имейл така или иначе и по всяко време.
Ето 8 съвета, които бих могъл да събера, за да управлявате по-добре имейлите си и да знаете кога да изпратите имейл.
Как да общувате ефективно чрез имейли в 8 съвета ?
1) За прост отговор общуването на живо е по-лесно
Имате въпрос и очаквате прост отговор? Да/Не, съгласен/несъгласен и т.н.
Избягвайте имейла, той ще се загуби сред десетки други във входящата поща на вашия получател и в най-добрия случай ще получите отговор след 48 часа.
Не е голям срок за няколко думи.
В тези случаи предпочитайте да използвате телефона или да отидете директно при колегата си. Ще спечелите време за отговор.
2) Използвайте и злоупотребявайте с общите съобщения
Вие сте част от работна група и прекарвате времето си в изпращане на имейли, обсъждащи как да продължите напред по проекта си, или дори по-добре (по-лошо?) Изпращайте си различни версии на един и същ прикачен файл ?
Нека направим бързо малко изчисление: 5 души в работната група, така че систематично 5 получатели на имейли.
Ако всеки човек напише 4 отговора на първоначалния имейл, това ни дава 20 имейла за обработка на пощенска кутия. Добавете към това прикачените файлове с различни версии на всеки имейл и започва да се управлява много.
Докато използвате съвместни съобщения като Microsoft Teams (включени в пакета на Office365) или Slack ви позволява:
- За да създадете дискусионна група, която да ви освободи от пощенската ви кутия
- За споделяне на файл между всички членове на групата, без това да замърсява пощенската кутия и пощенските сървъри
- Да работите с няколко души едновременно по един и същ файл
Спестете време, не можете да намерите ?
3) Имате право да изключите кабела
Наистина ли добра идея е изпращането на този имейл в 19:00 до вашия екип? Ако използват служебната си гласова поща на телефона си и има голяма вероятност да са, ще се почувстват притиснати да отговорят на нея. И ако не, това ще ги стресира до следващата сутрин.
Виждам, че много мениджъри правят това, защото през деня нямат време да обработват имейлите си.
Ако случаят е такъв за вас, позволете ми да ви задам въпрос: как изпращането на имейл вечер в 19 ч. До вашия екип за задача, която трябва да бъде изпълнена на следващия ден, е различно от изпращането на следващата сутрин ?
Задачата няма да се реши по чудо за една нощ.
Ако се справяте с имейлите си вечер, напишете отговорите си, но ги поставете в чернова. Изпратете ги на следващата сутрин и зачитайте правото на вашите служители и колеги да прекъснат връзката.