Изграждане на модел на бизнес процес
Първата стъпка към подобряване на ефективността на процеса: определете къде се намирате в момента.
Кратко описание на процеса на изграждане на модел на бизнес процес
Подготвителна фаза.
- Определете границите на процеса
- Определете крайния потребител на процеса
- Съставете списъка на участниците
Фаза на разработване на модела на процеса.
- Дефинирайте задействащо събитие
- Определете резултата от процеса
- Създайте диаграма на процеса
- Определете изключения
Етап на проверка (валидиране).
- Проверете дали схемата на процеса е валидна
- Определете изключения
Тази статия обсъжда изграждането на модел с помощта на нотация BusinessProcessModelingNotation (BPMN). Стандартът BPMN е типичен набор от символи и правила за описание на бизнес процесите. Стандартът се поддържа от консорциума Object Model Group (OMG), а спецификацията за стандарта може да бъде намерена на уебсайта на OMG. BPMN е добър случай за използване, тъй като много разработчици на софтуер в индустрията вече поддържат този стандарт. В допълнение, BPMN позволява трансформация в допълнителен набор от стандарти, наречен Business Process Language (BPEL). Този команден език позволява на процесорния сървър да изпълнява код, генериран директно от BPMN. За организация, която инвестира сериозно в BPM, използването на отворени стандарти за развитие има дългосрочно стратегическо предимство. С течение на времето този подход ще ви позволи да създадете модел на процес с един инструмент и да изпълнявате с друг, въз основа на факта, че всички те поддържат посочените стандарти.
Освен това в тази статия е описана конструкцията на модел на бизнес процес от гледна точка на анализатор, планиращ да изгради модел на съществуващ процес. След като бъде завършена, диаграма на бизнес процес (BPD) може да се използва за анализ на процеса, оптимизиране и впоследствие създаване на оптимизиран модел на процеса, който вече включва елементи на автоматизация. Спецификите на разработването на необходимото приложение не са разгледани в тази статия; вместо това за по-голяма яснота ще бъде обърнато специално внимание на моделирането на съществуващия процес. И като пример ще разгледаме изграждането на модел за записване в колеж, ще дадем опростено представяне на този процес и ще опишем какви стъпки трябва да бъдат предприети.
Моделирането на процеса е разделено на три основни етапа. Първият етап се нарича етап на подготовка, тук се определят границите на моделирания процес и се събират всички основни данни за него. Вторият етап е етап на директно създаване на модела, тук е работа в група от основните участници в проекта, работа по потвърждаване на информацията, събрана на първия етап, и след това се изготвя самата подробна схема на процеса. Третият етап е етапът на проверка (или валидиране), на който се наблюдава реалният процес, провеждат се различни интервюта, за да се установи дали конструираният модел съответства на реалността и се обработват всички изключения, идентифицирани на втория етап.
Обучение
Първата стъпка във фазата на подготовка е да се опише процесът от началото до края от гледна точка на бизнеса. На този етап е важно границите на процеса да се очертаят възможно най-широко. Впоследствие е много по-лесно да се детайлизират границите на процеса, ако те са зададени твърде широко за процеса, отколкото да се разшири описанието, когато границите първоначално са тесни.
И това е важно поради няколко причини. Първо, ако описанието на процеса е непълно, тогава лесно можете да пренебрегнете всяко важно взаимодействие между отделите на организацията. Поради това решенията често са неефективни. Най-сигурният начин да се уверите, че визията на процеса е правилна, е да идентифицирате крайния потребител. Например университетската приемна служба се нуждае от помощ за подобряване на ефективността на процеса на прием. В този случай е важно да запомните, че крайният потребител на този процес е кандидатът, а не комисията за подбор. Правилният въпрос, на който трябва да се отговори, е: "За кого всичко това се прави директно?".
След правилно описание на бизнес процеса е необходимо да се определят всички страни, участващи в него. BPMN ги нарича "участници". Запознатите с UML могат да ги разглеждат като „актьори“ (изпълнители, актьори). Терминът "участник", когато описва процес, се отнася до човек или система, а терминът "пул" се отнася до съществуваща диаграма. Участниците са хора или неща, които участват в процеса, който се моделира. По-добре е да идентифицирате хората не по имената им, а по ролите, които играят. Например, ако Дийн Робърт Смит, който отговаря за набирането на студенти, иска да приеме всички кандидати в списъка на чакащите, съответният плаващ филм в диаграмата ще бъде наречен „Дийн, отговарящ за набирането на студенти“, а не „Робърт Смит“. Кандидатите за BPD са представени като зони и зоните могат да бъдат достъпни по същия начин като лентите.