Интеграция на библиотеки с документи на Office и SharePoint - Office 2007, SharePoint - Софтуерни продукти

Библиотеките на документи предоставят възможности за съвместна работа в уеб интерфейса на SharePoint, докато съвместими с SharePoint приложения като Microsoft Office 2007 и Office 2003, интегрират се с библиотеки с документи и предоставят функционалност на SharePoint точно в интерфейса Офис. Но докато интеграцията на клиентските функции на Office и SharePoint е бърза, администраторът трябва да е готов да обучи потребителите в някои трикове, за да могат да извлекат максимума от своите библиотеки на документи на SharePoint.

Важно е да се отбележи, че описаните от мен функции се отнасят за Windows SharePoint Services (WSS) 3.0 и не е задължително да имате нужда от Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007, за да получите ефективно решение, както е показано по-долу. На първо място ще говорим за интеграцията на Office 2007 и SharePoint, но по-голямата част от функционалността е налична в приложенията на Office 2003.

Запазване на документи в библиотеки за документи

Повечето приложения на Office поддържат директна интеграция с библиотеки с документи, така че можете да отворите документ, да го запазите и да създадете нови документи директно в библиотеката с документи. Можете да използвате командата Save в Office 2007 и Office 2003, за да запазите документ в библиотека. В Office 2007 можете също да използвате командата Document Management Server от елемента на главното меню Публикуване. Тази команда е почти същата като командата Save, но с една важна разлика: диалоговият прозорец Save As показва папката Network Shortcuts в Windows Vista или папката My Network Places в Windows XP. В диалоговия прозорец Запазване като можете да въведете URL адреса на библиотеката с документи, където искате да го запазите (например: http://sharepoint.contoso.com/sites/marketing/shared%20documents). Натиснете Enter, за да влезете в библиотеката, след това въведете името на документа и натиснете Save.

Отваряне на документи от библиотеката

office
В Office Word, PowerPoint и Excel можете да използвате командата Open за отваряне на документи от библиотека с документи. След това въведете URL адреса, за да влезете в библиотеката, или използвайте Network Location или Network Place за това. За да отворите документи директно от уеб интерфейса на библиотеката на документи, щракнете върху връзката на документа или Редактиране в командата на приложението в менюто за редактиране на документи, както е показано на Фигура 1. Съвет за потребителите: Не е нужно да щраквате върху малката стрелка, за да отворите менюто за редактиране; можете да щракнете навсякъде в празното пространство между заглавието на документа и стрелката. Можете да обясните на потребителите си, че когато щракнат върху връзка към документ, те я отварят в режим само за четене и че трябва да използват командата Редактиране в приложението, за да направят промени в документа. Когато обаче щракнете върху връзка към документ, Office 2007 ви подканва да отворите документа за четене или редактиране, както е показано на Фигура 2.