Инструкции за записване на използването на работното време
ОДОБРЕНО
Генералният директор
АД "Фирма"
____________ П.П. Петров
Инструкции за записване на използването на работното време
1. Общи разпоредби
1. За да се отчете използването на работното време, се използва унифицираната форма на табела за работно време T-13.
2. Таблицата за отчитане на използването на работното време се използва за получаване на данни за отработените часове, изчисляване на заплатите, съставяне на статистически отчети, за наблюдение на спазването от страна на служителите на установеното работно време.
3. Отговаря за поддържането на графика за работа (по-нататък наричан график за работа) е HR инспекторът на отдела по персонала (за звената, където има инспектор на пълен работен ден). В звена, които нямат щатен инспектор по човешките ресурси, лицето, отговорно за поддържането на табела за работно време, е служителят на звеното, на когото е възложено определеното задължение със заповед на предприятието.
4. В случай на временно отсъствие на лицето, отговорно за воденето на табела за работно време, ръководителят на структурното звено определя служителя, временно отговорен за поддържането на табела за работно време, в подходящия ред за звеното. Копие от заповедта трябва да бъде предадено от ръководителя на структурното звено до кадровия отдел в рамките на 2 дни. При липса на тази заповед в кадровия отдел отговорността за отчитане на работното време и водене на график се възлага на ръководителя на структурното звено.
5. Отговаря за коректността и достоверността на информацията, въведена в табела за работно време за продължителността на работата на персонала през работния ден (според работното време на съответния отдел: от 7-30 до 16-00, от 8 -00 до 17-00 и др.) Са отговорни за поддържането на работен лист в отдела. За коректността и точността на отчитането на работното време, надвишаващо обичайната продължителност на работата (извънреден труд, в почивни дни, празници), отговарят ръководителите на съответните отдели.
6. Таблицата за времето се попълва в един екземпляр и е основният документ, въз основа на който се извършва изчисляването на заплатите и изплащането на студентски стипендии. Изцяло попълнен и подписан работен лист, заедно с подкрепящи документи (служебни бележки, товарителници и др.) Се съхранява от HR инспектора или от лицето, отговорно за поддържането на работния лист в звеното за 1 година (за звената за управление на централата - в счетоводството на персонала офис на отдела за човешки ресурси).
2 Правила за попълване на работния лист
1. Счетоводното отчитане на използването на работното време се води в отчетната карта чрез непрекъсната ежедневна регистрация на присъствие и отсъствия и реално отработени часове.
2. За да се отрази използването на работното време за всеки ден във ведомостта за времето (под формата на Т-13 колона 3), са разпределени два реда - единият за маркиране на символите на видове разходи за работно време, а другият за записване на броя часове за тях. Цялата необходима информация се въвежда четливо и само в съответните колони на отчетната карта.
3. В реда на символи за разходите за работно време символите трябва да бъдат изписани в съответствие с приложението.
4. Забележки в отчетната карта за причините за отсъствие от работното място, за реално отработеното работно време, за извънреден труд или всякакви други отклонения от нормалните условия на труд трябва да се правят само въз основа на документи, съставени съответно (свидетелство за неработоспособност за работа, бележка от бригадира, ръководител на отдела за ходене на работа през почивните дни, извънреден труд, кандидатстване и др.).
5. Отсъствие на служител по неизвестни причини. Ако служителят не се появи и е невъзможно точно да се установи причината за неявяването (не се представя болничен лист и т.н.), е разрешено да се въведе знакът „·“ в табелата в реда на легендата в молив, докато се изяснят причините за отсъствието, и тире в реда на записите за броя на отработените часове. Преди предаването на табела за работа (в края на месеца), всички знаци „·“ трябва да бъдат заменени с код на причината за отсъствието или код на NN (неизвестни причини за отсъствие).
6. Време за почивка. Ако служителят не се появи поради осигуряването на почивка (цял ден) за по-рано отработеното време, в деня на отсъствие в отчетната карта, кодът "HB" (допълнителен неплатен почивен ден) трябва да бъде в реда на символи, тире в реда на отработените часове.
В случай на отпуск, който не е за целия работен ден (за част от деня, часове), кодът „I“ трябва да бъде в таблицата в реда на легендата, трябва да се посочат действително отработените часове в дадения ден в реда на отработените часове. Основата за предоставяне на отпуск и съответните записи в отчетната карта е изявление от служителя, посочващо кога (номер) е предоставено отпуска и за това, което преди това е работило, заявлението трябва да бъде одобрено от ръководителя на звеното и се прехвърля на инспектора по човешки ресурси или на лицето, отговорно за воденето на графика.
7. В други случаи, когато ръководителят на звеното реши да предостави допълнително време за почивка на служителя с последваща работа в друго време, отчетната карта съдържа „I“ (ако служителят е работил поне 1 час) и броя на часовете работил, или кодът "DD" (в случай на отсъствие на служител на пълно работно време). Основата е бележка от ръководителя на структурното звено, посочваща списъка на служителите, продължителността на допълнителната почивка (цял ден, часове).
8. Отчитане на извънреден труд.
В случай на извънреден труд, първият ред от обозначенията на буквите на табелата се отбелязва с „I + SV“. Часовете, отработени извънредно, се нанасят в допълнение към основното време със знак "+", например 8 + 1, 8 + 2.
Основата за включване на информация в табела за работно време е сервизна от началника на магазина (бригадир, ръководител на секция) със списък и указание колко точно часа е продължила извънредната работа.
Данните за извънреден труд трябва да бъдат предоставени от ръководителя на отдела на лицето, отговорно за поддържането на табела за работно време, не по-късно от следващия ден. Лицето, отговорно за воденето на работния лист, е длъжно да въведе информация в работния лист за извънреден труд не по-късно от следващия ден след отчетния ден.