Факс означава копиране
Случаите, когато счетоводителят няма документи с оригинален подпис, не са толкова редки. Например вашият партньор може да използва факсимилета. Или, за да ускори работния процес, той може да ви изпраща документи по факс. Дали обаче тези документи ще имат законна сила и дали данъчните инспектори ще ги приемат? Или е по-добре да настоявате документите да имат жив подпис?
Изпълнителните директори на големи фирми много добре знаят колко досадно е да подписвате купчина документи. Въпросът приема още по-малко приятен обрат, ако подписът е „президентски“: дълъг и с много къдрици. Изглежда, че най-добрият изход от тази ситуация е да се направи факсимиле. Слагам печат вместо подпис и той е в джоба ми. Нека да разберем дали това е така.
Освен това имайте предвид, че дори в рамките на един и същ район съдилищата могат да променят гледната си точка в едната или другата посока. Същият FAS на област Поволжски взе решение да начисли фирмата с ДДС върху фактури, съставени с факсимилен подпис (Резолюция № A72-13055/05-6/738 от 2 май 2006 г.).
Експерт винаги ще различи фалшификат
И така, установихме, че използването на факсимиле при изготвянето на фактури, първични документи и данъчни декларации е изпълнено с неприятни последици. Вярно е, че понякога е доста трудно да се различи факсимиле от оригинален подпис с просто око. Фирмите за производство на пломби дори съветват да направят няколко различни клишета, за да имитират по-добре личен подпис: в края на краищата е известно, че човек не подписва абсолютно еднакво всеки път. Имайте предвид обаче, че за експерт (или просто човек с тренирано око) няма да е трудно да различи оригинала от клишето.
На какви документи можете да поставяте клишета с чиста съвест? Първо, това са граждански договори. В споразумението с партньора можете да предпишете възможността за използване на факсимиле. Вярно е, че много юристи смятат, че такова споразумение трябва да бъде подписано със собствена ръка.
На второ място, според нас можете да използвате клишета при съставяне на фактури за плащане. В крайна сметка фактурата не е първичен документ. Също така не е забранено поставянето на клишета в деловата кореспонденция, както и върху други документи, които не са първични и не предполагат финансова отговорност.
Факсимиле - правила за кандидатстване
Ако решите да използвате факсимиле във вашите дейности, трябва да изготвите инструкции за неговото използване. В него трябва да се посочат лицата, отговорни за съхраняването на факсимилето и имат право да го поставят на документи, както и списък на документите, на които е допустимо поставянето на факсимиле. Такива инструкции са необходими за ограничаване на злоупотребите при използване на клишета. В крайна сметка, както бе споменато по-горе, не всеки ще може да го различи от оригиналния подпис на пръв поглед.