Бек офис - Икономика

Мястото на бек офиса във фирмата се определя от основното му функционално предназначение, което включва:

изпълнение на договори и изпълнение на задължения по сделката,

вътрешно отчитане на операции с ценни книжа, ценни книжа и парични средства (собствени и на клиенти),

формиране на надеждни отчети за състоянието на собствения портфейл на компанията и средствата, отпуснати за формирането му, както и отчитане на състоянието на фондовете и клиентските портфейли, т.е. формиране на отчетност, необходима за вземане на правилното управленско решение,

предоставяне на периодични отчети на клиентите на компанията за транзакции, извършени за негова сметка и за салдата на средствата и ценните книжа на клиента.

Както можете да видите от изброените по-горе функции, бек офисът принадлежи на основната, а не на спомагателната „продукция“, т.е. това не е отдел за услуги, а отдел, който осъществява основните дейности на компанията.

Следователно изглежда противоречива разпоредбата, че бек офисът не генерира печалба, тъй като размерът на печалбата зависи не само от стойността на продадения продукт, но и от скоростта на неговото разпространение, която се осигурява от бек офиса. Ако делото се предоставя компетентно и ясно, тогава винаги има навременна и точна информация за дълговете на компанията към клиенти и други компании и обратно, техните задължения към компанията. Това помага да се стабилизира финансовото състояние на фирмата и нейните взаимоотношения с клиенти и професионални участници на фондовия пазар. Методологически трудността се крие в необходимостта да се вземат предвид три потока - пари, брой ценни книжа и техните сертификати. Тези потоци трябва да са във взаимно счетоводно равновесие. От организационна гледна точка трудността се крие в необходимостта от разпределяне на функциите между служителите и отделите на оперативната част, така че високата скорост на обработка да се комбинира с минимум грешки и злоупотреби.

Бек офисът помага да се запази това, което брокери, търговци и други хора печелят за компанията - печалба и добра репутация. Но има и мощна обратна връзка: информацията, генерирана от бек офиса, помага на брокерите и търговците да вземат правилните решения. Освен това бек офисът е пряко ангажиран с подготовката на заповеди за изпълнение.

В голяма инвестиционна фирма бек офисът се състои от няколко звена със специфични функции. В малка компания може да няма подразделения и едно лице може да извършва счетоводната работа. Обхватът на изпълняваните функции не се променя от това. Помислете за работата на бек офис звената на голяма инвестиционна фирма за по-добро разбиране на технологията на нейната работа.

3.1.2 Отдел за поръчки

Поръчките идват от клиенти чрез брокери.

• проверява коректността на попълване на формуляра за поръчка - „билет“ - като се отчита видът на поръчката („пазарна“ или „лимитирана поръчка“, дневна или отворена дата, клиент или професионалист и др.);
• въвежда поръчка в опашката за изпълнение, като се ръководи от ценовия приоритет и вторичния времеви приоритет (например, поръчката с най-ниска цена трябва да бъде първата в опашката за продажби и ако цените са равни, тази, която е пристигнала по-рано);
• изпраща поръчката на желания пазар за изпълнение;
• проверява доклада за изпълнение с „билет“, за да гарантира, че се спазват „спецификациите“ на клиента;
• ако всичко е наред, информира клиента за сделката;
• Вписва сделка в книгата на сделките (предварително "попиване").

Отделът за поръчки трябва да разработи:

• книга с поръчки (може да бъде просто папка, сортирана по емисии ценни книжа, или няколко папки - всяка за една емисия);
• пазарна база данни (какво, къде се търгува, как се въвеждат поръчки и т.н.);
• начини за комуникация с клиенти и представители на компанията на пазарите;

3.1.3 Отдел за покупки и продажби

Този отдел не купува и не продава нищо, а обработва покупки и продажби. Тук идва предварително "попиване" от отдела за поръчки, тук се подготвя сделката за сетълмент, т.е. за плащане и доставка на ценни книжа.

В блотера, емисиите на ценни книжа и транзакции трябва да се показват под техните уникални кодове. Кодирането е важна част от работата на отдела. Можете да използвате кодовете за държавна регистрация, разработени от Банката на Русия за емисии на ценни книжа на търговските банки и Министерството на финансите за небанкови емисии. Но това не е много далновидно, тъй като фирмата може да вложи в кода различно значение от регистриращия орган. Транзакциите могат да се обработват под серийните номера на „билети“ и хронологичните кодове (дата плюс час на изпълнение или дата плюс сериен номер на транзакцията). От гледна точка на автоматизацията е по-добре да се кодира всичко, което се поддава на кодиране, но кодовете трябва да носят полезно семантично натоварване.

"Blotter" се използва, първо, за съгласуване на клиента и "уличните" (професионални) страни по сделката.

Не трябва да има несъответствия между страните по сделката. Помирението се извършва най-често от клирингови центрове. Следователно по отношение на помирението отделът за покупки и продажби трябва да взаимодейства с такива центрове.

Стандартите на NAUFOR предвиждат помирение между посредници чрез изпращане на "потвърждение на транзакцията" на контра-брокера. Ако това потвърждение не бъде върнато до сутринта на деня, следващ деня на транзакцията, ще се счита, че контраброкерът се съгласява да уреди транзакцията.

След примиряването "блотерът" приема окончателната си форма и служи като основа за плащане или доставка на ценни книжа.

"Blotter" се използва, второ, за изчисляване на различни парични стойности ("първи" и нетни суми, такси за обмен и регистрация, комисионни, начислени лихви) и изготвяне на уведомления за транзакции за клиенти.

В Русия практиката на уведомяване на клиента за изпълнението на поръчката му за покупка или продажба на ценни книжа все още не се е развила. Изключение правят транзакциите с GKO, за които дилърът докладва писмено на инвеститора. Този отчет съдържа не само подробности за сделката, но и информация за стойността и състава на портфейла на GKO и салдото по сметката на инвеститора. Това е сериозен документ, но не е фактура, издадена от дилъра на клиента, тъй като парите се изпращат "на борсата" преди транзакцията.

---