Анализ на заинтересованите страни - идентифицирайте важните хора
Анализът на заинтересованите страни е един от най-важните методи в управлението на проекти. Въпреки че считаме анализа на заинтересованите страни за еднократно приложение, в момента това, което е известно като управление на заинтересовани страни, е това, което правим постоянно, за да се справим със заинтересованите страни. Но за да разберем значението на анализа на заинтересованите страни, първо трябва да се справим с това, което всъщност е заинтересованата страна.
Какво представлява заинтересованата страна?
Ние наричаме така наречените групи заинтересовани страни като заинтересовани страни. Това са хора, които имат право по някакъв начин на проект и това може да се дължи на различни неща. Например, защото са част от екипа на проекта или защото се интересуват особено от проекта и упражняват определена власт над проекта или защото те са особено засегнати от проекта.
След това тези заинтересовани страни се обобщават в групи или клъстери, но те могат да бъдат записани и поотделно. Това означава, че е възможно да има човек Заинтересовани страни като например г-н Мюлер в Анализ на заинтересованите страни Също така е възможно да се запише организация като здравния отдел или група като счетоводния отдел. Всичко е възможно и винаги трябва да е ясно, че анализът на заинтересованите страни сам по себе си е субективно начинание. Това означава, че усещането за това колко голяма власт има някой над даден проект и колко е засегнат от проекта винаги е субективно. Много е трудно това да се достигне до обективно ниво. Според мен и това не е необходимо, тъй като е напълно наред, ако анализът на заинтересованите страни е проектиран от гледна точка на екипа на проекта и следователно е субективен в същото време.
Какво представлява анализът на заинтересованите страни?
Като анализ на заинтересованите страни, ние описваме метод в рамките на управлението на проекти, който има за цел да идентифицира тези заинтересовани страни и да разработи контрамерки. Винаги трябва да е напълно ясно, че никога не се занимаваме със самия чист анализ, а по-скоро с мерките, които излизат от него в крайна сметка. И така, какво ще направим с тези заинтересовани страни, за да ги привлечем положително към страната на нашия проект.
И това винаги е целта: Искаме всички заинтересовани страни да бъдат убедени положително в нашия проект, ако е възможно.
Като правило няма да можем да спечелим всички заинтересовани страни. Но ако свършим добре Анализ на заинтересованите страни или от добро Управление на заинтересованите страни може да увеличи квотата на положителните заинтересовани страни, тогава се печели много.
И тук е доста често да се извършва анализ на заинтересованите страни няколко пъти. Разбира се, предишните данни винаги могат да бъдат достъпни. Твърди се, че тя ще бъде преработена и разширена, но не напълно преработена.
Защо се нуждая от анализ на заинтересованите страни?
Този въпрос е напълно оправдан. Тъй като ръководството на проекти не трябва да се примирява с обвинението в бюрократизация за нищо. Това означава, че се създават много планове, създават се много таблици, прегледи и презентации и в крайна сметка остава въпросът: Имахме ли нужда от всичко това?
Как работи анализът на заинтересованите страни?
Има много различни форми на анализ на заинтересованите страни, един от вариантите на който описвам в книгата си: Наръчник за управление на проекти - Основи с методи и техники за начинаещи.
Накратко можем да кажем, че улавяме три важни точки:
Поведение:
Искаме да знаем кои поведение има заинтересована страна в проекта. Положителни, неутрални или отрицателни.
Мощност:
Понякога споменаваме и тази точка влияние. Става въпрос за това колко голяма сила има този човек или колко голямо влияние има върху нашия проект. Тук са възможни различни мащаби. Обикновено работя по скала от един до четири. И така, да кажем, че човек има толкова много сила, че може да спре нашия проект, тогава му даваме сила от четири. Ако относително не ни интересува какво казва този човек, ние му даваме сила от един.
Както бе споменато по-горе, това разбира се е субективна оценка. Силата винаги е нещо, което ние субективно възприемаме. Един човек може да има сила на четири върху нас, но този човек има сила на една върху друг. Това винаги се дължи на вашата собствена оценка, а също и на собственото ви влияние.
Загриженост:
В това второ измерение, Ужас записва доколко заинтересованата страна е засегната от проекта. Понякога обаче се отразява и влиянието, т.е. колко силно може да се повлияе на заинтересованата страна. Според мен и двете имат смисъл, но тук разглеждаме само нивото на загриженост.
След това обикновено се получава матрица с четири квадранта, в която сме позиционирали определени заинтересовани страни, например. Тук виждаме такава графика.
В този пример има няколко заинтересовани страни, които се отнасят негативно към проекта. Разбира се, не всеки участник е важен. За нас на първо място, заинтересованите страни, които имат особено високо ниво на власт (т.е. мощност три или степен четири) са важни и трябва да се съсредоточим върху тях. Все пак целта е всички заинтересовани страни да имат положително отношение към нас и нашия проект. С други думи, сега трябва да определим конкретни мерки за това как можем да привлечем заинтересованите страни на наша страна. Разбира се, това винаги е индивидуално решение, което зависи от проекта.
Трябва ли да игнорираме заинтересованите страни с малко власт?
Не, абсолютно не. Властта сред заинтересованите страни може да се промени. По правило това няма нищо общо с нас, а се случва по външни обстоятелства. Но има вероятност те да се променят и ние винаги трябва да имаме общ преглед на всички заинтересовани страни. И ако можем да предприемем мерки, които ни струват малко и отрицателни заинтересовани страни, дори ако те имат малко право да гласуват положително, тогава определено трябва да го направим. Защото в крайна сметка има и мнозинството от заинтересованите страни, дори ако те нямат особено голяма власт. И колкото по-широко е позитивното настроение за нашия проект, толкова по-добре.
От анализ на заинтересованите страни до управлението на заинтересованите страни
Логично е, че следващият въпрос е как да се процедира с тези резултати. Както казах, първата стъпка е да се определят мерките за това колко бързо ще бъдат разгледани тези заинтересовани страни, ако те бъдат поканени на срещи за планиране, те са включени в проекта, те са игнорирани, те са ухажвани. Разбира се, всичко това зависи от проекта и това, което екипът на проекта е готов да даде. Така или иначе, има смисъл тази работа със заинтересованите страни да се превърне в непрекъсната работа, т.е. вече не само еднократният импулс под формата на анализ на заинтересованите страни, но под формата на редовна работа чрез така нареченото управление на заинтересованите страни.
Искате ли да знаете как можете да направите проектите си по-успешни, като конкретно идентифицирате и включите заинтересованите страни? След това резервирайте безплатна консултация при мен и аз ще ви дам трите най-важни съвета как можете да започнете оптимално в управлението на заинтересованите страни или да подобрите съществуващото си управление на заинтересованите страни: