ALPS метод С този метод вие структурирате работния си ден по-добре - и можете да направите повече

Още една сутрин, още една купчина задачи на бюрото. Просто започнете с И как всичко работи ефективно? Методът ALPEN помага за структуриране на работния ден. Ето как става това.

определение: Какво представлява методът ALPEN?

Звучи като планина, но няма нищо общо: Методът ALPEN е техника за управление на времето, която можете да използвате, за да планирате работния си ден и да оптимизирате начина си на работа. Буквите A-L-P-E-N означават отделните стъпки, с които съставяте дневен план:

А.записвайте задачи
L.приблизителна дължина
Планирайте в буферно време
Д.вземайте решения
нокончателна проверка

Как предприемачите могат да използват метода ALPEN?

Lothar Seiwert, експерт по управление на времето и изобретател на метода, препоръчва да изготвите план за следващия работен ден преди деня малко преди края на деня. „Отнема толкова време, колкото миенето на зъбите, може би пет минути“, казва Сейверт. Самият той използва метода ALPEN ежедневно.

Seiwert съветва да не се изготвя дневен график в началото на работата, защото първите обаждания, имейли или служители сутрин могат да попречат - и планирането се обърква.

Къде и как ще запишете дневния си график зависи от вас - било то свободна колекция от бележки, аналогов или цифров календар. Основното нещо е да си отбележите кога искате да се справите със задачите и колко време отпускате за тях.

Ето как работят отделните стъпки на метода ALPEN:

A - Запишете задачи, дейности и срещи

Запишете всичко, което трябва да направите на следващия ден: провеждане на срещи, подготовка на презентации, провеждане на важни телефонни разговори или излизане на вечеря с бизнес партньори. Задачите, които не сте могли да изпълните предишния ден, също влизат в списъка със задачи.

L - преценете продължителността на задачите

След всяка задача напишете колко време планирате да я направите. „Това не би трябвало да е малко планиране“, казва Сейверт. "Но често значително подценяваме колко време отнема нещо и това ни поставя под стрес."

Собственият ви график гарантира, че работите по-концентрирано и няма да се разсейвате лесно - в края на краищата искате да спазите личните си срокове.

P - буферно време

Понякога в крайна сметка се занимавате със задача, по-дълга от първоначално планираната. Разговаряте със служител на кафе или спешно телефонно обаждане ви отблъсква. Когато създавате ежедневния си график, трябва да позволите щедро отпускане. Seiwert препоръчва да планирате само около 50 до 60 процента от работния си ден със задачи и срещи. Останалото време е запазено за непредвидени събития и задачи, върху които работите по-дълго от планираното.

Трябва отново да разделите дневното време на буфера от 40 до 50 процента, съветва Сейверт: половината от времето за строго професионални неща като разговори и непланирани срещи, другата половина за социални дейности като кафе паузи, разговори със служители или няколко минути само за себе си.

E - вземайте решения

„Склонни сме да опаковаме твърде много задачи в един ден“, казва експертът по управление на времето. Затова трябва да си поставите приоритети и да помислите: Кои задачи са особено важни? Какво мога да направя вдругиден или следващата седмица? Кои задачи мога да делегирам на служителите? Това, което не можете да направите днес, отложете го за друг ден.

Ако ви е трудно да зададете приоритети, други техники за управление на времето могат да ви помогнат: анализът ABC например или принципът на Айзенхауер, с който сортирате задачите според важността и спешността. Или принципът на Парето, който ви помага да работите по-ефективно.

N - последваща проверка

Отлагането на задачите не трябва да ги оставя на масата непреработени седмици по-късно. Сейверт: "Ако продължавам да натискам нещо, нещо не е наред с приоритетите."

Затова проверявайте всеки ден дали задачите, прехвърлени от предишния ден, са все още актуални - или можете ли да изтриете задачата.

Предимства и недостатъци на метода ALPEN

Ежедневният план предоставя преглед на всичко, което се случва в момента - и в края на деня ще разберете какво сте постигнали. Тези, които редовно използват метода, разбират по-добре колко дълго работят по различни задачи и какво им пречи да работят.

Критиците се оплакват, че методът ALPEN отнема твърде много време. Те могат да се използват по-ефективно чрез директна обработка на задачи. Сейверт, от друга страна, казва: „За това са ви необходими пет минути, с упражнение три“.

Според Сейверт единственият недостатък на метода е човешкият фактор: „Трябва да преодолея по-слабото си аз. Някои хора не искат да се ангажират, да останат спонтанни и гъвкави. Но трябва да планираме работното си време точно както планираме пътувания с кола, например: Ние не просто потегляме и осъзнаваме по средата: глупости, грешна посока. Предварително планираме маршрут. "

Граници на метода ALPEN

С метода ALPEN можете да планирате работен ден, но не и цялата си седмица или месец. „Един ден все още е управляем“, казва Сейверт. "По-трудно е да планирате месеца, защото нещата продължават да се появяват."

За да мога да погледна малко по-напред в бъдещето по структуриран начин, експертът по управление на времето препоръчва да се създаде списък с приоритети за седмично или месечно планиране и мислене всеки ден: С каква задача трябва да се справя днес?