7 начина да станете наистина продуктивни, като приоритизирате задачите - Avocatoo

Всеки от нас има моменти, когато се включва в много други проекти, въпреки че все още не сме завършили останалите и това е така, защото не приоритизираме правилно задачите си. Бизнесмените, директорите или служителите също се сблъскват с този проблем, или по-скоро с това предизвикателство, съответно с приоритизирането на задачите. Въпреки това, с толкова много задачи в личния ви списък със задачи, всичко, което трябва да направите, е да изпробвате няколко техники, за да станете по-продуктивни.

След като зададете приоритетите си, премахнете стреса, съсредоточете се върху това, което трябва да направите, и станете по-продуктивни в ежедневието си.

Не е като да започнете нов списък със задачи почти всеки понеделник, само за да бъдете напълно разочаровани, когато го погледнете в сряда и осъзнаете, че дори не сте направили половината от него.?

Въпреки че може да изглежда лесно да разберете кои задачи изискват цялото ви внимание, приоритизирането на задачите е много повече от упражнение. Ако задачите ви се обединят и смятате, че не можете да се справите, тези 7 метода могат да ви помогнат да направите класиране за тях.

Публикация, споделена от Ana-Maria Udriște (@anaudr) на 18 февруари 2020 г. в 22:28 ч. PST

1. Направете списък със задачите си.

Не можете да бъдете ефективни при определяне на приоритетите на задачите, ако имате предвид само тях. Най-добрият начин да започнете е да запишете списък със задачи. Можете да направите това в документ на Word или просто в бележник или дневник, така че лесно да добавяте или изрязвате задачи.

Този списък ви помага да разберете каква задача трябва да изпълните за ден, седмица или месец. Също така ви помага да планирате задачите си, които са част от същата цел, към която се стремите в дългосрочен план.

Едно предимство на тази техника за приоритизиране е, че се фокусирате върху изпълнението на по-големи и по-трудни задачи вместо на по-малки и това ви създава усещането, че се фокусирате върху нещо важно, а не само върху нещо спешно.

Нашият съвет: започвате да поставяте в този списък всичко, което винаги трябва да правите, и стигате до списък със задачи със 100 точки, защото в противен случай ще полудеете и напълно ще намалите производителността.

По-долу имате 4 готови списъка, които само чакат да бъдат завършени, по степени на изпълнение.

2. Използвайте матрицата за решения на Айзенхауер, за да правите разлика между спешни и важни задачи.

Ако Списък със задачи Тя ви позволява да разберете как да планирате всяка задача, все още може да се объркате какво да правите сега и какво да оставите за по-късно. В това отношение има полезни техники, които можете да опитате.

Една от тези техники е Правило 80/20, също известен като Принципът на Парето или Законът на малцината, но критичен. Той беше предложен от Джоузеф М. Журан, консултант по управление, но го кръсти на италианския икономист Вилфредо Парето.

Принципът на Паредо изразява правилото, че за много събития около 80% от ефектите се произвеждат от 20% от причините, тъй като Вилфредо Парето отбелязва, че около 80% от повърхността на Италия е собственост на 20% от населението.

За да бъде приложим при приоритизиране на задачите, трябва да идентифицирате задачите, които генерират най-добри резултати, но с малко усилия. Принципът обаче е ограничен и се основава на опит.

Матрицата на Айзенхауер има по-висока точност и дори ефективност. Матрицата за вземане на решения е създадена от Стивън Коли, за да помогне на хората и да им помогне да разграничат кое е спешно и важно и кое не.

Матрицата се състои от 4 циферблата, маркирани с: Спешно, Важно, Не е спешно и Не е важно.

Спешните дейности са тези, които изискват незабавно внимание, като: телефонни обаждания, имейли или завършване на проект, докато важни задачи са дейности, които оказват влияние върху дългосрочните цели.

Как да разберете кои задачи са спешни и кои важни?

изпълнява задачи, които са спешни и важни незабавно;
открийте крайния срок, до който трябва да решите важни, но не спешни задачи и (пре) ги планирайте;
делегира спешна, но маловажна задача на друго компетентно лице и
премахва дейности от списъка, които не са нито спешни, нито важни.

Най-предизвикателният аспект е да осъзнаете коя задача е спешна, но не важна и кой е човекът, на когото ще я поверите да я изпълни. Делегирането включва и намиране на компетентно лице за задачата, обяснение какво трябва да направи и даване на достатъчно време, за да го направи правилно.

3. Приложете метода на Айви Лий, за да класифицирате ежедневните задачи според истинското им значение

Били ли сте някога в ситуация, в която имате безкраен списък със задачи, които трябва да изпълните, но не знаете коя да изпълните първо? Коя задача е по-спешна, по-важна? И за тази дилема, с която всички сме се сблъсквали поне веднъж в живота си, има решение. Трябва да намерите начин да разберете истинската важност на задачите си.

Айви Лий той беше експерт по връзки с обществеността и можеше да рационализира всяка дейност, а преди повече от 100 години той разработи един от най-ефективните методи за постигане на максимална производителност. В 15-те минути, прекарани с всеки директор на компанията на Швам, тя изложи следните правила:

подчертава шестте най-важни задачи, които трябва да изпълните на следващия ден, в края на всеки работен ден;
приоритизира шестте задачи, по важност;
на следващия ден, фокусирайте се само върху първата дейност. Ще преминете към следващата дейност само след като сте завършили първата;
използвайте същите правила за изпълнение на задачите по установения ред. В края на работния ден прехвърлете незавършените задачи в нов списък за следващия ден и
повтаряйте тази процедура всеки ден.

Тази работна стратегия - за изпълнение на една задача - ви позволява да останете фокусирани и да приоритизирате правилно дейностите си.

Абонирайте се за бюлетина и бъдете информирани

4. Използвайте техниката ABCDE, за да разделите задачи с подобни приоритети

Ако методът на Айви Лий ви помага да планирате ежедневните си дейности, остава въпросът: Как да определите истинската важност на задачите? Във вашия списък можете да имате дейности, на които давате същата степен на важност.

Ако се изправяте пред трудни и сложни задачи, принципът Paredo или Матрицата за решения на Айзенхауер може да не ви помогнат напълно.

В тази връзка се препоръчва задачите да се приоритизират Техника ABCDE, също известен като Метод на Елис. Концепцията е създадена от психолога д-р Алберт Елис и адаптирана от д-р Мартин Селигман, който я представя на обществеността в книгата си „Научен оптимизъм“ от 1990 г. Този метод поставя два или повече прага за една и съща задача вместо поддържа ги на същото ниво на важност

Как работи методът ABCDE?

направете списък на това, което трябва да направите на следващия ден, като зададете числа от 1 до 5;
добавя A, B, C, D или E преди всяка задача от списъка („A“ определя най-неотложната задача, като например важна среща, „B“ изразява задача, която трябва да бъде изпълнена, „C ”Предлага дейността, която не би навредила за изпълнение,„ D ”е задача, която можете да делегирате на някой компетентен, а„ E ”определя задачата, която можете да премахнете напълно) и
повтаряйте процеса, докато не зададете всички задачи от списъка на съответните цифри и букви

Тайната на този метод е, че той изисква незабавно да започнете задачата, която сте маркирали с „А“, следователно ще бъдете по-организирани и ще завършите наистина важни неща по-бързо.

5. "Яжте жаба", за да зададете продуктивно темпо

Въпреки че звучи странно, тази техника е много ефективна и проста. Той изразява идеята, че трябва да изпълнявате задачата, която не харесвате, сутрин и след това да продължите с останалите. В тази връзка Марк Твен каза: „Ако имате жива жаба да ядете, няма смисъл да я гледате много дълго!“ (н.н. Ако трябва да ядете жива жаба, няма смисъл да я гледате дълго време! “)

Често сме склонни да улесняваме дейностите в началото и да оставяме сложните към края на деня, така че „Ние никога няма да имаме време да правим това, което искаме, но ще имаме време да правим това, което е важно“. Но ако използваме обратната стратегия - препоръчана от специалисти - като започнете деня си да работите по най-трудната задача, която трябва да изпълните, удовлетворението ще бъде по-голямо, когато я завършите, а през деня ще имате повече енергия и ще бъдете мотивирани да направите всичко, което сте си поставили за цел.

Внимателен но че трябва да вземете предвид и циркадния ритъм на всеки човек. Ако сте човек, който се фокусира по-добре през нощта, напразно искате да започнете с усилена дейност през първата част на деня. Тогава се препоръчва да започнете деня с по-лесни, административни дейности и да оставите „тежките“ си дейности, когато сте наистина продуктивни и креативни.

И тогава трябва да прочетете тази книга, за да разберете къде живеете.

6. Използвайте метода от 2 списъка, за да извлечете най-важните цели

Няма да бъдете ефективни и продуктивни, ако преследвате грешни цели. Приоритизирането на задачите означава и добро определяне на целите. Затова трябва да прецените дали вашите дейности, както и задачите водят до успех, за да постигнете предложената цел.

Уорън Бъфет разработи 3-стъпков метод за производителност, който използва за подобряване на представянето на своите служители и се нарича Метод с 2 списъка. Работи по следния начин:

подчертайте топ 25 цели, които искате да постигнете в списък (кариера, живот и т.н. цели);
закръглете 5-те най-важни цели и ги запишете в списък Списък А и
добавете към друг списък, Списък Б (наречен и Избягвайте на всяка цена) останалите 20 цели, .

В този момент ще получите 2 списъка. Ще се съсредоточите върху Списък А, върху важни дългосрочни цели и когато го завършите, ще насочите вниманието си върху Списък Б.

7. Увеличете максимално 24-те часа

Приоритизирането на задачите означава и време. Когато изпълнявате задачите правилно, ще получите допълнително време за себе си и вашите нужди. Най-добрият начин да осъзнаете как вашите избори влияят на бъдещите задължения е да използвате мултипликатори за време, за да увеличите времето.

Рори Ваден препоръчва да откриете неща, които можете да правите днес и да окажете положително въздействие върху утрешния ден. С други думи, помислете за най-добрия начин да увеличите максимално днес, за да освободите няколко часа утре, или, както се казва, „Не се отказвайте от това, което можете да направите днес“ и ще спечелите това изключително време. за теб.

Бонус: Изпълнявайте най-важните задачи по време на максималния си период на производителност

Не винаги трябва да правите списък, за да бъдете продуктивни. Ще можете да подобрите нивото си на изпълнение, ако изпълните задачите в определеното време.

Възможно е да има или по-скоро колебания в параметрите на енергия и концентрация и по този начин да се създаде крива на производителността. С други думи, това означава, че в определен час от деня достигате най-високия праг на вашата производителност. Трябва да разберете колко е часът за изпълнение на трудни и спешни задачи през това време.

Най-добрият подход да бъдете продуктивни през целия ден е да определите периода от време, в който сте най-ефективни.

Заключение:

Отнема време, за да станете по-добри в приоритизирането на задачите и дейностите. Трябва да разберете коя техника е подходяща за вас, за да постигнете най-добри резултати и когато разберете коя е подходяща за вас, ще разберете върху какви задачи трябва да се съсредоточите, ако те са наистина важни и спешни и ще станете по-продуктивни.

Снимка на Полина Цимерман На Пексели