5 неуспешни списъка със задачи, които ще убият вашата производителност
от Тим Райхел
Старият добър Списък със задачи.
Всеки има такъв и почти всеки ден драска в него. Благодарение на нея ние следим стресиращото ежедневие. Важните задачи се превръщат в "задачи", разбира се, получават тире и се щастливо маркират, след като ги изпълним.
Единственият проблем е: списъците със задачи не са само списъци със задачи.
По пътя към продуктивната самоорганизация можете да направите много малки грешки, които ненужно затрудняват живота ви. Създаването на списък със задачи не е ракетна наука, но познавам много ученици, които подхождат напълно неправилно към планирането на своите задачи и по този начин се забавят.
За да не ви се случи това, ще ви покажа за какво да внимавате.
Прочетете книгата за ритане на задника grati s!
Няма повече мотивационни проблеми по време на обучението си: ритай се в задника и стани щастлив! Вземете книгата за дупето: Първите 37 страници получавате безплатно. Просто се добавете към имейл списъка:
Гарантирано липса на спам. Вие ще станете част от моя бюлетин и ще получите проба за четене, полезни съвети за вашето обучение и подходящи препоръки за книги. Анулиране възможно по всяко време.
Ето как да сводите своя списък със задачи
Списък със задачи е нещо повече от обикновен списък с неща, които си мислите. Списък със задачи е организационен инструмент, който трябва да улесни работата ви и да ви води през деня.
За да работи това, трябва да се придържате към няколко правила на играта. В противен случай няма да създадете яснота и ред, а объркване и допълнителен стрес.
На този 5 Списъкът със задачи е неуспешен трябва да погледнете отсега нататък:
Неуспех # 1: Твърде много шансове и краища
Не използвайте списъка си със задачи като резервоар за всички шансове и краища.
Целта на вашия списък е да запишете и организирате най-важните си задачи, така че да можете да ги обработите бързо и ефективно.
Срещи, данни за контакт, неща за седмичното пазаруване или информация за любимия ви сериал не са част от него и нямат място във вашия списък! В списъка ви могат да се въвеждат само задачи - неща, които трябва да се свършат; тогава нищо.
Също така трябва да правите разлика между важни и маловажни неща и за всяка точка да прецените дали наистина е необходимо да добавите към вашия списък. В противен случай списъкът ви със задачи ще бъде твърде пълен и ще загубите следа.
Решение: В допълнение към списък със задачи, можете да създадете и други списъци за покупки, срещи и други категории! Ограничете се до наистина важните задачи във вашия списък със задачи и оставете парчетата!
Неуспех # 2: Неточни задачи
Уверете се, че задачите ви са формулирани ясно и точно.
Няма нищо по-лошо от това да прочетете задача от списък със задачи и след това да се запитате: "Какво означава това?"
Да предположим, че погледнете списъка си и прочетете елемента „книга“. Какво искате да направите с него Коя книга имаш предвид? Трябва ли да прочетете книгата Ако да, кои страници? Трябва ли да се връща към лигавника? Ако да, кога? Днес? Или сте го взели назаем от състудент? Искахте ли да сканирате предварително в няколко глави? Не знаете - жалко е.
Нещо подобно би било по-добре: „Прочетете книга„ xxx “(страници 34-58), докато xx.xx.xxxx“. Или: „Резервирайте„ xxx “обратно към лигавника, докато xx.xx.xxxx.
Списъците със задачи са популярни, защото не е нужно да запомняме задачите, които сме записали. Списъкът ни напомня. Просто е глупаво, ако бележките ни са твърде неточни и по този начин стават безполезни.
Решение: Формулирайте своите задачи възможно най-точно! Трябва да включите всякаква подходяща информация, за да не губите мисловния си капацитет за запомнянето на каквито и да е подробности.
Неуспех # 3: Целите са твърде големи
Вашите задачи и цели не трябва да са толкова големи, че да ви възпират и блокират .
Вашият списък със задачи не е всеобхватен стратегически документ с вашите цели за следващите 5 години. Това е компилацията на текущите ви задачи. И затова точки като „работа през стари изпити“, „писане на бакалавърска работа“ или „бягане на маратон“ не са сред задачите, които трябва да бъдат в списъка ви.
Не го разбирайте погрешно: Големите цели на по-високо ниво са страхотни и трябва да ги запишете (можете да научите повече тук) - но те не попадат в списъка ви със задачи.
Ако изберете задачите си твърде големи, вие само създавате допълнителен натиск и се блокирате. Вашите задачи и следователно трябва да бъдат постижими и осъществими. Защото това е единственият начин стъпка по стъпка да се доближите до големите си цели.
Решение: Разделете големите задачи на малки, управляеми единици и работете чрез тях една след друга! Направете свой собствен списък за вашите дългосрочни цели!
Неуспех # 4: Няма приоритети
Разграничавайте важни и маловажни задачи и структурирайте списъка си със задачи.
Не всички задачи от вашия списък са важни или спешни. Има някои неща, които просто трябва да имате предвид, но може да са склонни да изчакат това да бъде направено .
Домакинската работа с крайния срок в края на седмицата например е по-важна от подготовката за изпита след 3 седмици. Назначаването на лекар заради болката в гърдите е по-спешно от назначаването на фризьора, а срещата с професора е по-важна от бирата след работа със състуденти (понякога поне).
Без приоритети се затъвате и вземате грешни решения. Следователно трябва да вземете превантивни мерки във вашия списък със задачи и да оцените задачите си според тяхната важност и спешност.
Задайте приоритети на задачите си! Разделете списъка си със задачи в две колони: първата е важните и неотложни задачи; останалото се въвежда в другата колона!
Неуспех # 5: Без краен срок
Ако подхождате към задачите си без фиксиран срок, губите време и работите непродуктивно.
Когато работим, следваме това, което е известно като закона на Паркинсон: „Задачата се разширява до степен, в която има време да бъде изпълнена.“ Това означава: колкото повече време имаме на разположение за дадена задача, толкова по-дълго ни трябва също за това.
Пример: Ако имате месец за подготовка за изпит, ще загубите първите три седмици и половина за непродуктивни резюмета и перфекционистична детайлна работа. В крайна сметка, когато срокът се приближава, вие наистина давате всичко отново и правите най-много. Защо? Защото крайният срок ви принуждава.
Затова определете краен срок за всяка задача от вашия списък със задачи и предоставете обвързваща информация.
Решение: Решение: Дайте на всяка задача от списъка със задачи фиксиран срок и се придържайте към нея!