5 идеи за това как да направите правилен доклад за състоянието на проекта
Това ръководство ще обхване 5 съвета за писане на качествен доклад за състоянието на проекта. Той може да бъде под формата на имейл с бюлетин или официален доклад - и указанията по-долу се прилагат за всеки възможен формуляр.
Съветите ви показват какво да направите, за да организирате ключовите си идеи и да ги съобщите ясно и да избегнете големи грешки.
1. Задавайте въпроси
Този съвет може да изглежда странен, защото в крайна сметка задачата на доклада е да предоставя информация, а не да я изисква. Но в действителност задаването на въпроси е от съществено значение.
Защо тази функция е важна? Какви са очакваните резултати? Колко подробна струва информацията? Какво е критично и какво може да се пренебрегне?
Най-вероятно мениджърът е по-заинтересован да знае как това ще се отрази на продажбите и колко струва, но технологичната част трябва да бъде оставена на специалистите. Това ли ще бъде началото на по-голям проект за подобряване на уебсайта и онлайн ангажиране на клиенти, или просто еднократна инициатива? Важно е да разберете очакванията и предисторията.
Може би изискванията и очакванията вече са ви известни. Или изглежда, че те са известни. Ако се съмнявате, попитайте директно. Колкото повече яснота има в началото на писането на доклада, толкова по-лесен ще бъде процесът.
Също така си струва да разберете коя форма предпочита потенциалният получател на доклада. Повечето компании имат свои собствени стандарти за отчитане, което опростява задачата. Някой използва специализиран софтуер като StatusPath или Reportify. Но ако въпреки това няма такива стандарти, по-добре е да разберете поне приблизителната форма и размер на този доклад.
2. Фокусирайте се върху резултатите, а не върху действията
Когато пишете отчет за състоянието, има естествено желание в него да се опише всичко, което е направено по обекта на отчета. Това обаче не си струва да се прави. Този подход води до прост списък на предприетите действия. Това може да ви се струва важно, но не и за вашето ръководство.
3. Ключови елементи
Въпреки че всяка компания има свои собствени стандарти за отчитане, има ключови елементи, които трябва да бъдат включени във всеки от тях.
Напредък на контролния пункт. Ако проектът е внимателно планиран, тогава най-вероятно планът посочва началните и крайните дати за конкретни дейности по проекта. Те трябва да бъдат включени в доклада, както и да посочат как проектът се вписва в тези срокове. Ако някои задачи все още са в процес на изпълнение, можете да посочите тяхната готовност като процент.
Ключови въпроси. Дори при добро планиране, повечето проекти срещат проблеми по пътя си. Изкушаващо е да се омаловажи техният брой или значение, особено ако докладът е предназначен за някой, който има сериозен залог в успеха на проекта. Но е необходимо ясно да се идентифицират тези проблеми поради следните причини: