3.3. блок-схема
Диаграмата на процеса е представена за първи път през 1921 г. в САЩ от Франк Гилбърт (1868 - 1924), представител на научния мениджмънт. Методът бързо намери своя път в инженерството за представяне и анализ на работните процеси.
Днес блок-схемите се използват за анализ, документиране и проектиране в голямо разнообразие от приложения, особено за софтуер за програмиране.
Диаграмата е идеално подходяща за представяне, анализ и оптимизиране на работата и бизнес процесите. Отделните работни стъпки се разглеждат като част от процес, който често обхваща няколко организационни единици.
Обикновено се използват следните символи
Обикновено правим телефонно обаждане, без да мислим за отделните стъпки. Всъщност тази задача се състои от цяла поредица от дейности и решения. За да сте наясно с това, трябва да се опитате да създадете блок-схема за осъществяване на телефонно обаждане. Има следните дейности и заявки:
1. Започнете
2. Вземете приемника
3. Изберете
4. Участникът отговаря?
- Ако отговорът е да, продължете с (5) „проведете разговор“
- Ако не, продължете с (6) "затворете приемника"
9. Проверете дали разговорът може да бъде отложен
- Ако да, прекратете работния процес (7)
- Ако не, върнете се за начало (1)
5. Водете разговор
6. Затворете слушалката
7-ми край
Инженерната фирма Construx GmbH получава запитване. Нов клиент пита в писмо дали компанията има необходимата специализация за разработване и инсталиране на система за контрол на достъпа, базирана на четец на карти. Тази заявка задейства поредица от дейности.
Така нареченият дисплей за плаваща лента се използва в междуведомствени процеси за отделяне на подпроцесите и тяхното организационно разпределение. В "диаграмата на плаващата лента" процесите са групирани в ленти. Лентите представляват отделните организационни единици, в които се извършват съответните подпроцеси на цялостния процес. Лентите са обозначени с имената на организационните единици. Няколко железници в една компания се обединяват в „басейн“. „Плувни платна“ могат да се показват хоризонтално или вертикално.
По-долу е даден пример за вертикално показване на басейни и платна за случай на прост процес на поръчка и доставка, в който участват клиентът, продажбите и производството. За по-голяма простота заявките не са включени.
В работните процеси, в които са включени няколко организационни единици или отдели, показването на „ленти“ има предимството, че отделните стъпки и съответните им отговорности могат да бъдат ясно определени. По този начин могат да се избегнат недоразумения и възможни грешки.
Наскоро BPMN (Модел на бизнес процес и нотация) се утвърди като нов стандарт за представяне на бизнес процеси.За повече информация вижте, например: www.bpmn.org/
По-нататъшно развитие и систематизиране на представянето на блок-схемата е картографирането на процесите според веригата на процесите, контролирана от събития (EPK), разработена преди няколко години в Института за информационни системи към Университета на Саар в сътрудничество със SAP AG. Използва се за моделиране на междуорганизационни процеси. По същество това е разширено представителство на модела, при което се взема решение в рамките на процеса в съответствие с условия и правила, като за целта в операторите на EPC връзка („и“, „или“, „изключителен или“) се използват. В допълнение към тези оператори, EPC моделът има и събития и функции.
Zell, Helmut: Основите на организацията - обучение и преподаване, Norderstedt 2019