2 Управление на системата за подкрепа на организацията
Първото предизвикателство е да спестите пари по време на експлоатацията на сградата. Постига се по два начина: чрез намаляване на разходите за консумирани от сградата ресурси, предимно енергия, и чрез оптимално разполагане на оборудване и персонал.
Втората задача е да се осигури комфортно изпълнение на бизнес процесите, протичащи в сградата, на първо място, за да се поддържат оптимални параметри на околната среда в помещенията. Ако английският термин "околна среда" се тълкува в широк смисъл, това, освен контрол на климата, ще означава, например, организация на работните места по оптимален начин за взаимодействие със служителите, добре обмислена схема за експлоатация на комуникации, асансьори и др.
Третата, но далеч не най-малко важна задача, е способността на услугите за поддръжка на сгради да предотвратяват възникването на екстремни ситуации, а когато възникнат, да предотвратяват или намаляват до минимум материални и човешки загуби.
Наборът от дейности на Facility Manager, произтичащи от задачите, определени за него, е доста разнообразен. Графично е показано на фиг. 2.
Фигура 2. Функции на управителя на недвижим комплекс
Понастоящем в развитите страни пазарът за управление на недвижими имоти е изключително специализиран и е разделен на няколко вида: Facility Management (FM), управление на сгради (Building Management или BM), управление на собственост (Property Management или PM), управление на есе (Asset Management) или AM). Всеки от тях съответно обозначава следното: управление на инфраструктурата, управление на сгради, управление на собственост и управление на активи. Работата предоставя подробно описание на целите и спецификата на дейността на специалистите от всеки от тези видове. Това се прави с оглед на настоящото объркване по отношение на видовете управление на пазара сред потребителите и производителите. По този начин собственикът наема компания от ниво RM само за изпълнение на някои специфични FM функции. И обратно, компаниите, които се позиционират като PM компании, всъщност са FM или BM компании. Авторът обосновава позицията, според която фасилитационният мениджмънт е основният вид дейност, без която успешното изпълнение на всички останали е невъзможно в каквато и да е предвидима времева рамка за управление на конкретен обект.
Говорим за неща, които са от основно значение за съществуването на който и да е обект на недвижимо имущество: експлоатация на помещения, осигуряване на комунални услуги, сигурност, организация на хранене и отдих на служителите на организацията и т.н. Други видове управленски дейности са насочени към експлоатацията на имотния комплекс като обект на правото (управление на собствеността) или център за функциониране на паричните потоци (управление на активи). Работата опровергава наскоро разпространяващата се теза за развитието на сферата на управлението на недвижими имоти прогресивно от FM през PM до AM. Авторът поддържа гледната точка, че подобно развитие трябва да върви в няколко посоки и, разбира се, е невъзможно без формирането и ясното позициониране на основите - Facility Management.
Фигура 3. Съотношението между управлението и развитието на съоръженията в различните етапи от жизнения цикъл на даден имот
Почти всеки обект на търговски недвижими имоти разполага със солиден набор от различни услуги. По същество нищо не променя факта, че редица области на спомагателни дейности са възложени на външни изпълнители, тъй като управлението на целия набор от услуги (вътрешни и външни) трябва да бъде сведено до координиране на техните усилия. Всички тези услуги, които се различават значително помежду си, трябва да действат като един комплекс. Анализ на съществуващата управленска практика показа, че в по-голямата част от руските организации наличните услуги за поддръжка функционират практически автономно, без никаква координация помежду си. Вътрешните организации нямат заместник главен изпълнителен директор в своята структура, който да отговаря за целия пакет от услуги, които изпълняват цялата работа, за да гарантира, че организацията изпълнява производствените си функции. Подчиняването на едно административно лице (заместник-директор по общи въпроси, заместник-ректор по икономическите въпроси или бизнес мениджър и др.) Може обаче да не елиминира факта на силна автономия, при която всяка служба ревниво охранява собствената си „територия“. Не е препоръчително да се практикува, при която обслужващата част на организацията е доста механичен набор от услуги, изпълняващи своите тясно професионални задължения. Това е една от причините днес много области и области от дейността на организацията да се изплъзват от полезрението на услугите. Само в случай на добре координирано функциониране е възможно те да постигнат своята задача, която представлява периодично намаляване на вътрешните разходи на организацията. Това трябва да е ключовият момент в работата на мениджъра на поддръжката. Информираността за икономическите услуги като единен комплекс за осигуряване на жизнената дейност на организацията е важна идеологическа промяна, която трябва да се осъществи във вътрешното управление.