Варианти на формиране на план за обществени поръчки съгласно 223-FZ # бизнес решения # EDMS #ECMJ
Или „План за поръчки за 223-FZ: как да се подготвим лесно и лесно“
Формирането на план за обществени поръчки е доста трудоемък процес, тъй като е необходимо да се определи възможно най-точно необходимостта цялото предприятие да закупи стоки, работи, услуги поне за следващата финансова година, да се направи оценка и да се постигне съгласие относно необходимостта от всяко придобиване, като се вземат предвид бюджетните ограничения и складовите наличности, ако е необходимо, групирайте подобни нужди, оформете, съгласувайте, одобрете и поставете план за обществени поръчки в EIS.
Ако целта на автоматизирането на отделите и службите, които извършват обществени поръчки, е за вашата компания не само изпълнението на процедурите, регламентирани от закона, но и изграждането на ефективна система за планиране на обществени поръчки, в този случай трябва да обърнете внимание на разработване на методологията за планиране, избор на оптималния вариант и нейната автоматизация.
В тази статия ще анализираме няколко варианта за формиране на план за обществени поръчки, но първо ще дефинираме терминологията.
Трябва Е заявление за закупуване на стоки, работи, услуги. Инициаторът на необходимостта може да бъде както обикновен служител (например заявление за закупуване на оборудване за извършване на работата му), така и мениджър, негов заместник или специално посветен служител в отдел (например формуляр нужди за неговия отдел).
Елемент от плана за покупка Е отделен компонент на плана за обществени поръчки (отделен ред). Казано по-просто, една позиция е една партида за покупка (вижте фигурата по-долу).
Няколко изисквания могат да бъдат комбинирани в един елемент. Например, изискванията за закупуване на компютри от различни инициатори могат да бъдат включени в един елемент. В този случай извършваме една покупка, вместо няколко, намалявайки натовареността на отдела за организиране и провеждане на покупката.
Позициите на плана за обществени поръчки се формират от служители на организацията, участващи в предоставянето на предприятието с материални ресурси или услуги отговаря за елементите от плана за възлагане на обществени поръчки.
Използването на специализирана система за формиране на план за обществени поръчки опростява работата на лицето, отговорно за плана за обществени поръчки, тъй като тя е адаптирана към тази задача, няма ненужна информация и позволява изготвянето и одобряването на плана толкова ефективно, колкото възможен.
Събиране на информация за нуждите
Автоматизацията на процеса за събиране на нужди и влизане в системата може да бъде организирана по един от следните начини:
1. Директно в съответния справочник;
2. Въз основа на данни от счетоводни системи;
3. Въз основа на служебни бележки;
4. Въз основа на плановете за обществени поръчки на отдели (в таблици в Excel).
Разгледайте вариантите за изграждане на процес на планиране на примера за използване на техническото решение „Управление на поръчките“ на системата DIRECTUM.