Самоуправление - Как правилно да планирате Onpulson

Целта на планирането е да създаде яснота, тоест да знае какво да прави ежедневно и дългосрочно. Твърде много хора планират много малко, особено що се отнася до собствената им работа

Личният дневник, организатор или организатор се появи на пазара, когато беше пуснат през 80-те години, наред с други неща, защото хората го видяха като инструмент и накрая шансът да се организират, планират нещата предварително и да разберат за да следите свършената работа.

Някои хора погрешно мислят, че техните умствени дейности в пътуването до работа или душ са "планиране" за работа. Може да мислите за работата си, но едва ли можете да я наречете планиране. Вместо това това е неефективна форма на мислене, която изяснява малко или нищо.

Някои хора също вярват, че самото планиране е загуба на време и не носи голяма полза. Ако планирате неефективно и не правите това, което сте планирали, планирането е даденост. Изготвеният план е добър само ако бъде приложен на практика - и само тогава планирането има смисъл.

Когато усетите, че сте под натиск по време на работа, че имате прекалено много работа, че имате твърде малко време да го направите, че сте извън контрол или че просто не можете да постигнете най-важните неща правилно, това често се дължи на лошо или липса на планиране. В този случай ще откриете, че каквото и да излезе от вашата работа, прилича на стикера „Самолет напред“, като думата „напред“ е изцедена чак вдясно.

Основи на планирането

Има три стъпки за ефективно планиране: определяне на приоритети, управление на времето и реално изпълнение на целите. По-долу бихме искали да ви покажем как правилно да задавате приоритети и как да управлявате ефективно времето си.

задайте приоритети

Планирането без определяне на приоритети няма абсолютно никакъв смисъл. Не е необичайно хаосът да заплашва, защото не е ясно дали на важни и/или неотложни задачи се дава по-голям приоритет. Независимо от това, като се има предвид натоварването, което често ни се налага да извършваме под огромен натиск във времето, няма как да избегнем определянето на приоритети. Веднъж холандски колега каза: планирането не означава нищо повече от определяне на приоритети и отделяне на време за последователна работа с задачите.

Преди да можете да приоритизирате, трябва да имате ясна представа за целите си и пътя, който ще ви отведе там. Уверете се, че работата, която се очаква да свършите, е в съответствие със стъпките, необходими, за да стигнете до там. Решете дали определени задачи трябва да се изпълняват сами или не би било по-добре да ги делегирате. Ако делегирате задачи обаче, трябва да се уверите, че те действително са изпълнени.

Управлението на задачите, известно още като управление на задачи, е особено важно за тези от нас, които не могат свободно да планират работното си време. Помислете само за всички служители в кол центрове, банки или информационни щандове: Те трудно могат да планират задачите си по отношение на времето, защото винаги трябва да реагират незабавно на запитвания на клиенти. Колкото по-малко сте свободни да разполагате с времето си, толкова по-ясно трябва да бъдете, за да правите разлика между неотложни и по-малко спешни задачи.

Управление на времето

Управлението на времето може да се определи като изкуството да управляваш себе си. След като знаете какво да правите и как най-добре да го постигнете (управление на задачи), трябва да се възползвате максимално от времето, което имате. Независимо дали сте заети с ежедневно, седмично или годишно планиране: Определете кои задачи трябва да бъдат изпълнени и кога. Моля, обърнете внимание на следните съвети:

Ежедневно планиране

Има общо оплакване, че твърде често дневният график се изпълнява само частично поради неочаквани събития и след това се превръща в голямо разочарование. За някои хора ежедневните графици изглеждат просто нещо, което подигравателно ви напомня за това, което не е направено.

Трябва обаче да разберете, че е изключително важно да отделяте известно време всеки ден за планиране на вашите дейности. Някои предпочитат да правят това в края на работния си ден, други сутрин преди всичко друго. Винаги - можете да използвате дневника си, за да записвате ежедневните си задачи.

За да извършите ежедневното планиране ефективно и бързо, трябва да създадете дневния си план според седмичния план. С този по-голям план разбийте работата от седмицата на управляеми парчета управляеми ежедневно и всеки ден ще знаете, че работите за по-голяма цел.

Седмично планиране

Веднъж седмично трябва да проверявате източниците си на работа: вашите работни файлове, включително вашите проекти, вашия график, планирани дейности и напомняния, вашата система за проследяване на нещата, които се появяват през следващата седмица, вашите текущи дела (кошница и файлове за текущи дела - включително вашия E - Папка за поща, в която събирате всички имейли, на които все още не можете да отговорите, и книгата със задачи, която може да запазите, за да запишете нещата, които трябва да направите.

Например, да предположим, че в момента работите по осем проекта, два от които може да отнемат много време, а останалите шест от които може да не изискват толкова внимание. В ежедневния ви график има други въпроси, включително планове за командировка, а вие имате шест срещи с различни ръководители на отдели и клиенти във вашия календар тази седмица.

Папката ви за повторно изпращане съдържа неща, които трябва да проверите на определени дати, така че да са гарантирани, че са готови навреме. Около вас също има множество листчета хартия, които ви напомнят за различни неща, които трябва да направите. (Може да имате и компютърна програма или книга със задачи, която служи като компресирана помощна памет, така че да не се налага да работите с всички малки парчета хартия.

И така, накратко, трябва да се консултирате с половин дузина източници, за да сте в крак с всичко, което трябва да направите. Има смисъл да се разглеждат всички тези източници веднъж седмично. Докато правите това, приоритизирайте работата си и планирайте седмицата си.

Проверете календара си, за да видите колко време в миналото е било изразходвано от неочаквана, непланирана работа. Някои от тях ще бъдат задачи, които вашият шеф или някой друг от висшето е поставил върху окото ви в най-неподходящото време (ден, седмица, месец), други просто ще бъдат непредсказуеми задачи, които изискват вашето внимание и ви изяждат времето. че всъщност сте искали да посветите на друга работа.

Каквато и да е причината, няма да можете да избегнете да прекарате част от работния си ден или седмица в такива неща - може би двадесет и пет процента, може би повече от петдесет процента.

Било то много или малко, трябва да планирате работната си седмица въз основа на средното време, с което разполагате. Ако имате нужда от половината от нея за неочаквани въпроси, можете да посветите останалите петдесет процента на собствената си наистина продуктивна работа.

Поддържате своята гъвкавост, като отделяте време за тези неочаквани, но със сигурност внезапни неща (дори ако предварително не знаете какво ще бъде) и не се натоварвате с невъзможни графици. Планирали сте предварително за непланираното и можете ясно и разумно да определите работата през останалата част от седмицата.

Вие опростявате ежедневното планиране, като определяте задачите, които трябва да се изпълнят през следващата седмица, и определяте приоритети. Освен това улеснява определянето на приоритети. Ако нещо е важно, то ще бъде във вашия седмичен график; в противен случай няма. Трябва да решите само веднъж, по време на седмичното си планиране, какво да направите първо.

Месечно планиране

Британски треньор, който от години работи успешно за топ мениджъри в много големи английски компании, разработи много ефективен метод за месечно планиране, който той описва като „коригиране на календара“. Като част от цялостното планиране той иска от своите бизнес клиенти да коригират дневниците си веднъж месечно, приблизително в средата на месеца, за следващия месец. Месечното планиране има много по-голям смисъл за мениджърите, тъй като те обикновено планират своите срещи много предварително и имат по-малко общо с ежедневния бизнес и неочаквани събития. И това е неговата инструкция:

1. Вземете празен лист хартия и създайте таблица.

2. Сега въведете максимум осем относително неспецифични дейности, които покриват 100 процента от вашето работно време. Например таблицата ви може да изглежда така:

Среща с мениджърския екип
Изготвяне на доклади
Въпросите на персонала
Бюджети
Фирмени обиколки, посещения на клонове, посещения на клиенти
Преглед на в кошницата
Работа по проект
Други

Сега помислете колко време отделяте в момента за дейностите, които сте въвели. Въведете времето като процент от общото ви работно време в колоната „Сега“ на таблицата. Няма значение дали не получавате точно 100 процента при първото бягане, просто преценете времето, като усетите. Когато въведете емоционалния процент от работното време за всяка дейност, коригирайте информацията след това, докато не получите общия брой от 100 процента.

4. Запитайте се дали има определена област на дейност, която смятате, че пренебрегвате, която не е във вашата електронна таблица (например: време за обмисляне, преразглеждане или планиране). Добавете тези точки към вашата маса.

5. Помислете кои дейности бихте искали да прекарате работното си време в бъдеще. Следният пример може да ви помогне:

Имаше ли нещо, което добавихте в стъпка 4? Какъв процент от работното си време бихте искали да отделите за него? Въведете тази стойност в колоната „По-късно“ в таблицата.
Продължете по същия начин с другите области на дейност и проценти.
Останете на земята с фактите! Например, ако в момента прекарвате 25% от работното си време в срещи, би било напълно нереалистично да въведете нула процента като цел в графата „По-късно“. Срещите с мениджърския екип са част от вашата работа и в бъдеще нищо няма да се промени.

6. Резервирайте специални времеви интервали за следващия месец (или този след него, ако вече сте напълно планирани), за да можете да се посветите изключително на дейности, за които в колоната „По-късно“ се въвежда по-голям процент, отколкото в колоната "Сега".

Това увеличава вероятността всъщност да имате време да правите тези дейности, което може да направи реална разлика. Не запазвайте обаче определени часове за всички дейности. Трябва да сте достатъчно гъвкави, за да можете да реагирате на непредвидени събития.

Източник: Институт за консултации и обучение - Работете с PEP, ISBN: 3593370948