Ранно идентифициране на потенциалните клопки
За да избегнете неуспех на проекта, избягвайте следните ситуации.
^ Не участват всички основни лица, участващи в проекта (аудитория на проекта).
Целите на проекта не са ясни. Задачите, които трябва да бъдат изпълнени, за да постигнете целите на вашия проект, са неясно формулирани.
^ Неясно разпределение на ролите и отговорностите на участниците в проекта. Не е ясно установено кой какво трябва да прави, когато изпълнява възложените задачи заедно.
^ Непълен и неточен работен график и необходимите ресурси. Някои работни места са пропуснати; тяхната продължителност е неправилно определена; не се взема предвид взаимозависимостта на отделните произведения; не са определени квалификациите, изисквани за конкретна работа; системата за отчитане на отработените часове не е изработена.
^ Не всички са запознати с предположенията и предположенията, залегнали в основата на проекта. Не предадохте своите предположения на изпълнителите, надявайки се, че те вече знаят всичко.
^ Ключовата информация за проекта не е в писмена форма. Важна информация, като постигнатите споразумения, се разпространява устно и не е достъпна в писмена форма.
У Неточен и ненавременен контрол върху хода на извършената работа. Отработеното време и консумацията на ресурси не се запазват, началните и крайните дати на работа не се записват, екипът на проекта не се информира редовно за напредъка на работата.
^ Хората не се чувстват отговорни за изпълнението на работата.
Изпълнителите не се насърчават за свършената работа и не носят отговорност за неизпълнени задължения.
^ Очакваните рискове и непредвидени ситуации не се вземат предвид. Няма анализ на непредвидено развитие на събитията, не е разработен план за решаване на възможни проблеми, изпълнителите нямат информация за възможни непредвидени ситуации.
^ Връзките между членовете на екипа са лоши. Умишлено или не, важна информация не се разпространява сред членовете на екипа или достига до тях твърде късно.
^ Няма силен лидер. Няма кой да даде на екипа ясна визия за проекта и да насърчи другите да бъдат всеотдайни в постигането на целите си. Резултатът е намаляване на мотивацията.
U Непоследователен висш мениджмънт в подкрепа на проекта. Определените ръководители на проекти не получават помощ при разрешаване на проблеми или спорове, свързани с трудови и материални ресурси. Системата и методите на планиране и управление са неефективни.
Загуба на колективна отговорност за резултатите от проекта. Участниците не се чувстват лично отговорни за изпълнението на колективните ангажименти в плана.
От всичко казано по-горе следва, че за да изпълнявате успешно проектни задачи, трябва да работите ефективно с:
По процеси - планиране, организиране и управление на работа, вземане на решения и разрешаване на конфликти;
системи - източници и процедури за обработка на информация, засягащи хода на работата, разпределението и контрола върху използваните ресурси.
За това е необходимо да се осигури:
^ наличие на точна, навременна и изчерпателна информация - за планиране, наблюдение на изпълнението на работата и оценка на техните резултати;
^ ясна и единна система за трудова комуникация - открит и редовен обмен на информация с всички участващи хора;
^ отговорност за резултата - изпълнението на всички поети задължения в срок и в рамките на установения бюджет.
Принципи на управление на проекти
Управлението на проекти е трудна задача. Необходимо е да се координира работата на много специалисти, често без опит в съвместната работа, за да им се помогне да постигнат обща цел. Обикновено хората с техническа подготовка стават мениджъри на проекти, но успешното лидерство изисква остро усещане за организационни и междуличностни проблеми. Това увеличава шансовете за успех.
За раждането на ръководителя на проекта
Традиционните принципи на работа във всяка организация бяха прости: шефът даде задачата, ти я изпълни. Разпитите са възприемани като нарушение на командването или признак на некомпетентност.
Правилата обаче се променят с течение на времето. Днес може да изглежда така.
Главният готвач генерира идеи и вие трябва да помислите как да ги реализирате.
U Chef ви обяснява целите на своя план и определя граници. Вашата задача е да се уверите, че такъв проект е наистина необходим, и да помислите как да превърнете общите желания в конкретни резултати.