Подготовка и документиране на бизнес срещи и преговори (Топчиева I
Бизнес срещите и преговорите играят важна роля в съвременните търговски, индустриални, социални и културни сфери на дейност. При тяхното организиране и провеждане се отдава голямо значение на етиката и психологията на преговорните процеси, методологията на водене на самите преговори. Не бива обаче да се пренебрегва такъв важен етап като подготовката на подобни събития.
--------------------------------
Лебедева М.М. Умейте да преговаряте: практически препоръки за преговори. М., 1991.
Бизнес разговор - обмен на мнения и информация на представители на две или повече страни. Целта му не е сключване на договор или разработване на обвързващи решения. Той може да има следните задачи:
- да бъде независимо събитие;
- предшестват преговорите;
- бъдете част от тях.
--------------------------------
Емишева Е.М., Мосягина О.В. Характеристики на водене на бизнес разговори // Секретарски бизнес. 2005. N 1.
Предварително се планира бизнес разговор, мениджърът с помощта на секретар определя следните въпроси:
- тема на разговор;
- проблеми за обсъждане;
- основните точки, които могат да бъдат приложени въз основа на резултатите от разговора.
При подготовката за интервюто секретарят трябва да представи:
- основни документи, като експертни становища по обсъжданите въпроси;
- допълнителни материали (приложения, схеми, графики).
Секретарят може да осигури и представяне на удостоверения, други вътрешни документи, въз основа на които са направени заключения за изготвяне на заключение, което трябва да бъде представено като документиран аргумент по време на предстоящото събитие.
Според експерти бизнес разговорът се състои от пет фази:
- началото;
- прехвърляне на необходимата информация;
- аргументация;
- опровержение на аргументите на събеседника;
- вземане на решение .
--------------------------------
Петрова Ю.А. Настолен справочник на секретар и помощник мениджър. М., 2012. с. 185.
Задълженията на секретаря на мениджъра включват документиране на всички видове бизнес комуникация, т.е. записване на официална информация съгласно установените правила .