По този начин гарантирате в Outlook, че нищо важно не минава през пръстите ви
Дори и с водонепропусклива система за планиране, винаги можете да пренебрегнете нещо: срещи, срокове или изпълнение на задача. Outlook предлага цял набор от функции, които ви помагат да не изпускате от поглед важни неща и да обмисляте своевременно срещи или подготовка за тях.
Възползвайте се от спомени
Така че наистина да мислите за среща или изпълнение на задача и да не го забравяте в ежедневната суматоха, можете да накарате Outlook да ви напомня. Outlook показва прозорец с информация за срещата/задачата и също така издава звуков сигнал.
За да направите това, изберете в полето за срещи памет желания аванс А.. В примера известие се появява три дни преди срещата. За задачи и последващи действия (вижте следващия раздел), поставете отметка в квадратчето памет и изберете датата и часа, в които трябва да се появи известието.
Outlook предлага и възможност за автоматично включване на напомняне за всяка среща или задача. За да направите това, използвайте командата Файл - Опции - Календар или. задачи. Тогава напомнянето за задачи на датата на падежа се появява в определен час. Лично аз обаче не мисля, че това има смисъл, защото е предварително зададено фиксирано напомняне за срещи, което в повечето случаи не ме устройва.
Използвайте последващата функция за повторно изпращане
Ако искате да помислите за телефонно обаждане или отговор на имейл, можете да създадете задача за него (със или без напомняне). Или можете да използвате практическата последваща функция: Тук въвеждате задача в инструмента за планиране на задачи и я свързвате с данните за контакт или имейла, на който искате да отговорите. Най-бързият начин да направите това е да изберете контакта или имейла, командата Старт - За проследяване обадете се, Персонализиран изберете, въведете дата на падежа и, ако желаете, задайте напомняне Б.. в менюто За проследяване има и предварително определени срокове, като например Тази сутрин и т.н., за да избирате. Не се показва обаче напомняне. Ще трябва да направите това след избора Старт - Последващи действия - Напомняне отидете да добавите.
Използвайте папки или папки за търсене
Папките са друг елемент на Outlook, който е чудесен начин да се избегне загуба на поглед от важни задачи, като например: Б. папка „Задачи“, в която премествате всички имейли, които все още изискват действие. За разлика от проследяването, за тях не е определена крайна дата. Затова трябва да запомните да погледнете в папката и да отговорите на всички чакащи имейли. Това е полезно, ако вече сте запазили фиксирано време за отговаряне на имейли. След като отговорите на имейла, преместете го в папката, където искате да го архивирате.
Предварително дефинираната в Outlook папка за търсене също е много практична За проследяване, които ще намерите в края на списъка с папки. Когато отворите тази папка, Outlook бързо ще намери и покаже всички имейли, които сте маркирали за последващи действия. Това ви дава незабавен преглед, подобно на току-що описаната папка със задачи. Една разлика е, че папката за търсене търси имейлите, маркирани за последващи действия, от цялата пощенска кутия и папките, които тя съдържа, тоест показва също имейли, които вече сте съхранили в съответната папка на клиента.