Концепция и изисквания за документооборота
Документопоток - движението на документи от момента на тяхното получаване или създаване до завършване на изпълнението или изпращането.
Потокът от документи се формира от потоци от входящи (идващи от други организации), изходящи (изпратени до други организации) и вътрешни (създадени и работещи в рамките на организацията) документи. Обемът на работния процес се изчислява по формулата:
2. Понятието за документооборот.
Нека първо решим какво е документ - това е определена изолирана информация, представена на определен носител. Обикновено документите се различават по видове носители (Фигура 1). А основните резерви за повишаване на ефективността при работа с документи се крият именно във видовете носители. Ако не говорим за клинопис върху камък, надписи върху огради и други подобни, тогава има три основни типа носители на информация.
- Микрофишът (практически същият като хартията по отношение на намирането на необходимия документ, но заема по-малко място (съответно до 72 страници на един микрофиш), по-малко разходите за копиране на информация) може да бъде по-тясно интегриран с електронни средства и е достъпен компютърна мрежа.
- Електронни носители за съхранение, които също могат да бъдат вътрешно подразделени на редица подтипове (твърди дискове, оптични дискове, магнитооптични дискове и др.). Освен това форматът, в който се съхраняват на електронен носител, е важен за електронните документи.
Очевидно е, че един и същ документ може да съществува в различни облици на различни носители и да се премества от един носител на друг. Използването на един или друг носител на информация се определя от следните фактори.
Разходи за съхранение на информация
-е пряко пропорционален на броя на документите и разходите за съхраняване на един документ. Много често се дава не за една страница на документа, което би било очевидно за хартиените документи, а за един мегабайт съхранявана информация.
Разходи (време) за намиране на необходимата информация
се определя от системата за индексиране на документи. Ако няма система за индексиране, тогава скоростта на търсене също е право пропорционална на броя на съхранените документи.
Използването на проста система за индексиране (шкафове, папки и т.н.) може да увеличи скоростта на търсене. Използване на система за пълнотекстово търсене, когато документ може да бъде намерен от всеки
думата, съдържаща се в този документ, може драстично да увеличи скоростта на търсене, но не забравяйте, че търсенето в пълен текст е достъпно само за електронни документи.