Ефективна организация за обществени поръчки
Обществените поръчки често се разглеждат като предизвикателство, което трябва да бъде решено, а не като мощен начин за подобряване на ефективността на компанията.
За повечето компании в ОНД разходите за закупуване на материално-технически ресурси съставляват значителен дял от общите им разходи: до 50% или повече, в зависимост от индустрията. Опитът на BCG доказва, че успешното внедряване на глобална система за най-добри практики за обществени поръчки може да помогне на компаниите да намалят разходите за обществени поръчки средно с 5-10%, със значителни икономии през първата година. В допълнение, ефективните обществени поръчки могат да спестят на компанията допълнителни нетни приходи, еквивалентни на около 3% от общия бюджет за обществени поръчки. Независимо от това, често сме наблюдавали колко компании в ОНД са се сблъсквали с проблеми при прехода от „бизнес както обикновено“ към активно, „стратегическо“ управление на своите разходи и логистични системи. С други думи, доставките често се възприемат като задача, която трябва да бъде решена, а не като мощен начин за подобряване на ефективността на компанията.
Ако обаче направим крачка напред, тогава с помощта на разработена кръстосана функционална стратегия, компанията може да постигне по-значителни икономии на разходи, по-навременна доставка и други подобрения за следващата година, следващите три години и за по-дълъг период .
Основните характеристики на ефективната стратегия са:
• Прозрачност на разходите. Компаниите трябва ясно да разберат какво купуват, колко и от кого. Въпреки очевидната простота, много компании трудно могат да структурират своите разходи, тъй като информацията е фрагментирана и разпределена между различни отдели. Ясното разбиране на обема на покупките е първата стъпка към създаването на добавена стойност (например чрез комбиниране на поръчки и укрепване на собствената ви позиция на преговори при взаимодействие с доставчици).
• Възможност да се внимава за „бързи печалби“.
Наред с работата по прилагането на средносрочни и дългосрочни стратегии, мениджърите по закупуване трябва активно да търсят възможности за „бързи печалби“, като правило, използвайки практически инструменти (например възможността да получат по-големи отстъпки чрез разширяване на обхвата на покупки от даден доставчик, комбиниране на необходимите доставки в една поръчка и т.н.). Като част от „стратегически“ подход, такива преговори и искания за предложения помагат да се мобилизира екипът по възлагане на обществени поръчки, сигнализират пазарните намерения и се демонстрира стойността на новия подход.
• Модернизация и стандартизация. Компаниите „Бизнес както обикновено“ често имат малко влияние върху покупките: те просто попълват формуляри за поръчки, разработени от производствени инженери. Това често води до завишени разходи за оборудване с уникални технически стандарти. Отделът за покупки обаче, в сътрудничество с инженери, може да намери начини да замени по-рядко срещаните и скъпи части със стандартни части и активно да търси нови доставчици, постигайки икономии, без да жертва ефективността.
Спестявания извън „бизнес както обикновено“
Това позволява на доставчика да прави предложения за икономия на разходи при производството на компоненти и двете страни се възползват от спестяванията. Производство или закупуване. Често компаниите (обикновено с широка гама от продукти) могат да спестят пари, като променят баланса на стоките, произведени във и извън компанията. Например, трябва ли компанията да закупи суровини или части? Резервни части или готов продукт? Трябва ли да купи компания за части или да продаде собствени производствени единици?
Тези „технически“ спестявания на разходи могат да осигурят конкурентно предимство, въпреки че им е необходимо много време за изпълнение и също така имат много координация между различните отдели. Независимо от това, тези методи осигуряват най-значителните икономии в дългосрочен план - от 5 до 15%.