Анализ на организацията на контрола за изпълнение на документи 2
Всички документи на организацията представляват единен документооборот, който „се ражда, живее и умира“ според собствените си закони. Всичко
групи документи в него се подчиняват на определени правила, които са залегнали в инструкции за работа в офиса, и традиции, които са се развили в организацията. Спазването им гарантира безпроблемната работа на предприятието.
Организацията на работа с документи е създаването на оптимални условия за всички видове работа с документи, от създаването или получаването на документ и завършва с унищожаването или прехвърлянето му в архивно хранилище.
В общия набор от документи на организацията се проследяват поотделно три групи: вътрешни, предназначени за решаване на вътрешни проблеми и задачи на предприятието, изходящи, създадени за прехвърляне на информация и входящи, получени от организации и лица от трети страни. Всяка група документи се характеризира с определени видове работа (операции), чието изпълнение е задължително. Последователността на операциите осигурява цялостен преглед, споразумение, одобрение, подписване на документа. Нарушаването на този процес може не само да обезсили документа, но и да доведе до производствен провал, да причини икономически щети и т.н.
Ефективността на работата зависи от ясната организация на процеса на документиране. Забавянето при изпълнението на документи може да направи информацията без значение и следователно безполезна.
Темата на работата, която избрах за разглеждане, е от значение, тъй като добрата организация на работния процес дисциплинира не само служителя, но и мениджърите, тъй като изпълнението на документа е пряко свързано с дисциплината на изпълнението както на прекия изпълнител - конкретен служител - и мениджъра. Неразумно забавяне на документа от ръководителя поставя изпълнителя в затруднено зависимо положение и забавя завършването на работата.
Целта на тази курсова работа е да изучи основните понятия за работния процес, времето и контрола върху изпълнението на документите, анализ на организацията на контрола върху изпълнението на документите на примера на Витебския регионален онкологичен диспансер, както и проучването на начини за подобряване на документооборота.
За да се решат поставените цели, бяха проучени нормативните документи на Република Беларус, учебната литература, периодичните издания, местните нормативни документи на предприятието и използвани интернет ресурси.
1.1. Основни понятия за работния процес
Организацията на работа с документи или управление на документи е преди всичко създаването на условия, които осигуряват запазването на необходимата информация, навременното предоставяне на нея на потребителите с най-малко време и материални разходи.
В общия набор от документи на организацията могат да се проследят поотделно три групи: вътрешни, предназначени за решаване на вътрешни проблеми и задачи на предприятието, изходящи, създадени за трансфер на информация, и входящи, получени от организации и лица от трети страни.
Основните видове работа могат да бъдат представени под формата на таблица (таблица № 1.1.1) (1, стр. 50):
Основните видове работа с документи
Според мащаба на движението на документите може да се обособи работният процес на определено длъжностно лице, структурно звено, организация, индустрия и дори на цялата държава. Нормативни актове и методически ръководства, Държавната система за управленска документация (GSDOU) се разглеждат като обект на работния процес на организацията като цяло.