11.5 съвета за това как ще правите повече работа всеки ден; Марк Клин
Днешната статия за гости идва от писалката на Бенджамин Флоър от http://www.christliches-zeitmanagement.com. Бенджамин се представя в края на статията.
Всеки ден има тонове големи и малки неща, които трябва да направим. Например днес: изготвяне на дневен ред, работа по имейли, измиване и обличане на децата ми, приготвяне на закуска, прахосмукачка, поливане на цветя, обаждане на двама колеги, четене на минути, планиране на събитие и т.н.
Отново и отново има дни, в които не получавам всичко, което съм си поставил за деня. Тогава вечерта съм в лошо настроение и стресиран, защото знам какво още трябва да направя на следващия ден.
Знаете ли усещането да стоите пред планина от задачи и да не знаете кога да направите всичко? Ето защо съставих списък с най-важните техники за производителност за вас и мен. С този списък ще ви покажа как можете да свършите повече работа всеки ден и как можете да потънете във възглавницата си вечер, уморени, но доволни от себе си.
1. Най-важната дума за вашето управление на времето
Когато искам нещо от дъщеря си, често чувам „Не, не искам това.“ Понякога с добавката „Толкова ми е скучно.“ Децата могат ясно да кажат какво искат и какво не.
За съжаление, ние възрастните често сме забравяли това. Не е редно да отказвате желание или да отказвате да подкрепите някого.
Разбира се, трябва да продължите да помагате на другите или да ги подкрепяте в работата им, в крайна сметка бихте искали другите да ви помагат, когато имате нужда от помощ.
Но помислете добре кога можете да помогнете на другите и дали наистина е необходима вашата незабавна помощ. Можете също така да обещаете на някого своята подкрепа, но да си уговорите среща.
Също така помислете дали това, което искате, или това, което някой иска от вас, има смисъл. Ако не, също кажете ясно „Не“ или, ако е необходимо, дори „Не, защото ми е скучно“ 😉
Вие сте господар на своето време, така че когато е възможно не позволявайте на другите да управляват вашето време.
2. Седмичното планиране
В началото на всяка нова седмица (или в края на предходната седмица) отделете време, за да планирате седмицата си. За да направите това, първо въведете фиксираните си срещи и след това драпирайте задачите си около тях. Когато разпределяте задачите си, обърнете внимание на срещите, които вече имате за този ден.
Да кажем, че имате осем часа работа. През това време имате шест часа срещи и един час шофиране. Колко време имате в този ден за изпълнение на задачите?
Неправилно! Абсолютно никой. Защото вие също трябва да планирате буфери всеки ден. Защото кога иначе отговаряте на телефона или редактирате пощата и имейлите си?
3. Кошчето
Изхвърлете всичко, от което вече не се нуждаете. И ако мислите „бих могъл да го използвам отново в даден момент“ - изхвърлете го така или иначе или го дигитализирайте.
Подредената обстановка значително увеличава вашата производителност, защото безпрепятственият изглед създава свобода на мисълта. Наблюдаването на недовършения бизнес ще ви разсейва.
Между другото: Използвайте цифровото си кошче възможно най-често. Например незабавно изтрийте ненужните имейли. Отговорете незабавно на останалите имейли или ги насрочете с Google Inbox.
Входящата ви поща и бюрото ви трябва да са празни всяка вечер.
4. Оазисът на спокойствието
Непрекъснато ни се обаждат, пишат, разпитват или говорят от хората в свободното ни време.
Поглезете се с лукса да не сте на разположение редовно.
IPhone има "Не безпокойте режим" за това. Можете дори да го стартирате автоматично според зададен времеви модел.
Препоръчвам приложението Offtime за потребители на Android.
5. Списък със задачи
Всеки недовършен бизнес блокира паметта в главата ви и несъзнателно ви разсейва за постоянно. Вашият мозък не може да забрави недовършения бизнес и така се занимава с него през цялото време.
Решението за това е, разбира се, да не се прави всичко веднага. Само опитването ще ви унищожи след няколко часа. Вместо това запишете всичко, което трябва да направите, и дайте на задачата фиксирана дата.
Очарователното е, че само записването на задача сигнализира на мозъка ви, че вече не трябва да се справя с нея.
Това означава, че само чрез писмено прекратяване ресурсите в главата ви ще бъдат безплатни. Въпреки че все още не сте направили нищо от това.
Разбира се, дългосрочната цел трябва да бъде изпълнението на планираните задачи на определената дата.
Писалката и хартията са достатъчни за такъв списък със задачи. Но разбира се можете да използвате и приложение. Препоръчвам ви да разгледате Todoist.
6. Ежедневното планиране
В допълнение към планирането на седмицата, трябва да отделяте десет минути всеки ден, за да се подготвите за следващия ден. Разгледайте предстоящите срещи и намерете всички документи и материали, които ще ви трябват за следващия ден. Опаковайте всички неща в подходящите чанти.
След това разгледайте планираните си задачи и ги сортирайте по важност и къде можете да ги свършите. Защото дори да се наложи да купите нещо, което е много важно и такова, което не е толкова важно, няма смисъл да ходите два пъти до магазина, само защото по-малко важната задача не беше ваш ред за първи път.
Свържете ежедневното си планиране с фиксиран спусък, за да не можете да го забравите. Например, това винаги може да бъде преди да излезете от офиса, да седнете на дивана или веднага след вечерята.
7. Отлагането
Отлагането е едно от най-големите неприятности за един ефективен ден. Продължавате ли също да натискате важни, големи и напрегнати задачи пред вас?
Продължавате ли да се хващате внезапно с прахосмукачка или сърфирате безцелно в интернет с часове?
И така, какво можете да направите по въпроса?
Това отлагане е закрепено в нашата биология. Така че не можем да направим нищо по въпроса, а просто живеем с него.
Затова планирайте подобни дейности съзнателно.
Работете върху голяма задача в продължение на 25 минути съсредоточено и разсеяно и след това си позволете пет минути да направите нещо съвсем различно (почистване, игра, Facebook).
След това се концентрирайте отново върху вашата задача. За да помогнете малко на самодисциплината си, можете да настроите будилник или да използвате приложение. Просто потърсете приложения със заглавие "Pomodoro".
8. "Работното време"
Въпреки цялото планиране, методи и програми, винаги ще има задръстване във вашите задачи, които трябва да направите.
Това се случва просто защото винаги има фази, в които трябва да се направи повече.
Затова планирам „работно време“ в календара си на всеки две седмици. Блокирам сутрин или следобед, когато имам време да изпълня тези натрупани задачи.
9. Удължете деня си
Загубете един час сутрин и цял ден ще го ловите - Richard Whately color>
Накратко: станете по-рано! Със сигурност ще ви е трудно в началото. Не се опитвайте да настроите будилника си два часа по-рано, а по-скоро го настройвайте за 15 минути седмично.
Денят ми започна в 5:00 сутринта в продължение на девет месеца. Оттогава имам време за работата си, за блога си, за децата си и за редовен туризъм. За всичко това с удоволствие се въздържам да се обърна отново.
10. Започнете
Най-големият проблем при изпълнението на дадена задача често е изобщо да започнете. Твърде често ми е по-удобно просто да стоя в леглото или на дивана. Но с този прост трик мога много бързо да вляза в работен режим.
Поемам ангажимент да работя над задача поне 15 минути. Ако все още не чувствам никаква мотивация след тези 15 минути, мога да спра и да правя каквото искам.
През повечето време обаче след това време съм толкова погълнат от задачата, че просто продължавам.
Очарователното е, че този трик дори работи, въпреки че знаете, че манипулирате себе си.
Ако сте започнали веднъж и все още не можете да влезете в задачата, по-добре е да го направите друг път. Защото, ако подхождате към задача безразборно, можете да я видите в резултата.
Също така понякога използвам този метод, за да пиша статии в блога, между другото. Ангажирам се да пиша по 500 думи на всеки три дни. След като започнах да пиша текст, той бързо нарасна до 1500 (както при тази статия).
11. Мини списък със задачи
Има много задачи в рамките на една седмица. Много от тях са много малки, но се нуждаят от много време за подготовка.
Да приемем например, че трябва да смените електрическа крушка, да завиете крана и да фиксирате една от детските играчки. За всяка от тези задачи ще ви трябва нещо от мазето. Ако бягате незабавно всеки път, когато откриете такава задача, трябва да бягате в мазето три пъти.
Вместо това запишете тези мини-задачи и ги изпълнете една след друга, така че трябва да слезете в мазето само веднъж.
Принципът може, разбира се, да се използва не само за ремонт, но и за много различни сфери от живота.
Поддържам списък с тези мини-задачи в Todoist и ги правя една след друга през уикенда.
12. Подобрявайте редовно управлението на времето
Просто четете редовно в моя блог или слушайте моя подкаст. Най-доброто нещо, което трябва да направите, е да поръчате бюлетина. След това ще ви напомням ежеседмично във входящата ви поща да правите нещо, за да свършите повече работа и да имате повече време да го правите. Разбира се, трябва да прочетете и този блог от Марк.
Какви съвети, трикове и инструменти ще ви помогнат да правите повече ежедневно?
За Бенджамин:
Ако искате да научите повече за управлението на времето, производителността и ефективността, посетете моя блог или слушайте моя подкаст.
Аз съм Бенджамин Флоер. Аз съм пастор, треньор по производителност и баща на две деца.
Моят блог ви помага да имате повече време за нещата, които са наистина важни за вас.
Вярвам в свят, в който професионалистите имат време за своите хобита, намират време за себе си, а бащите прекарват време с децата си.
Всичко това е възможно, без това да повлияе на качеството на вашата работа.
На тази страница ще получите ценни съвети, методи и трикове за управление на времето, което ви подхожда. Също така ще ви помогна да направите ежедневната си работа успешна, да бъдете спокойни и да се наслаждавате повече на работата си.
Регистрирайте се за бюлетина сега!
2 коментара до момента. Какво казваш?
Наистина хубава статия! Преди всичко казаното „не“ е вярно. Понякога е по-лесно да си дете:-). Всички те са добри съвети, а също така, че с 500-те думи е абсолютно същото за мен. Или изобщо не работи и спирам, или изобщо не мога да спра и съм над 1500 думи. Тъй като споменавате и приложения, бих добавил Google Calendar, тъй като той също изпраща известия и наскоро можете също да създадете списък със задачи там. Иначе, тъй като съм самонает, система за проследяване на времето като primaERP също ми помага - така че виждам как прекарвам времето си и най-вече за какво го губя. Познавайте отлагането и „хвърлете бърз поглед във Facebook“ твърде добре. Again Още веднъж благодаря за страхотната статия. LG, Sonja 🙂
Благодаря ви за похвалата. Радвам се, ако съветите са ви полезни. Да, устата на детето разкрива истината
Също така обичам да работя с Google и да споделя календара със съпругата си.